HRIS Cloud vs On-Premise: Mana yang Tepat untuk Perusahaan?

Dalam era digital saat ini, peran Human Resource Information System (HRIS) semakin penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan sumber daya manusia. Hampir seluruh aspek operasional perusahaan mulai berpindah menggunakan HRIS untuk mempermudah proses administrasi dari manual. 

Namun, sebelum mengimplementasikan HRIS, perusahaan dihadapkan dengan dua pilihan antara HRIS berbasis Cloud atau On-premise. Keduanya memiliki kelebihan tersendiri tergantung dari kebutuhan perusahaan, skala bisnis, kontrol data, keamanan, fleksibilitas data perusahaan.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai kedua software HRIS dengan cloud-base dan on-premise, definisi lebih jelas mengenai keduanya, sampai fungsi utama dan perbedaan kedua sistem cloud dan on-premise. 

Definisi HRIS Cloud dan On-Premise

HRIS Cloud adalah HRIS berbasis SaaS (Software as a Service) yang dihosting oleh server vendor atau cloud provider dan dapat diakses menggunakan internet. Vendor HRIS bertanggung jawab atas pemeliharaan, update, dan keamanan. Pengguna hanya perlu membayar lisensi sesuai modul yang dibutuhkan, HRIS berbasis Cloud memungkinkan akses remote, update otomatis, skalabilitas yang lebih mudah dan vendor managed security. 

Sedangkan, HRIS On-Premise merupakan sistem yang terinstal dan dijalankan oleh tim IT server internal perusahaan, seperti server lokal dan fasilitas data center milik perusahaan itu sendiri. Seluruh komponen seperti hardware dan software, penyimpanan data, konfigurasi, pemeliharaan, backup sampai dengan keamanan data dikelola oleh tim IT internal tanpa campur tangan pihak lain.

Fitur utama Cloud dan On-Premise pada software HRIS

Setelah mengetahui definisi dari HRIS Cloud dan On-Premise, berikut merupakan fitur utama Cloud dan On-Premise yang wajib diketahui:

1. Employee data management

HRIS berbasis Cloud dan On-Premise keduanya menyediakan modul untuk menyimpan seluruh data karyawan seperti data pribadi, kontak, jabatan, pengalaman kerja, cuti, absensi, data benefit dan administrasi lainnya. Namun, untuk HRIS berbasis Cloud, data diakses melalui internet dari berbagai lokasi. Sedangkan On-premise harus melalui jaringan internal perusahaan. 

2. Payroll management

HRIS mengelola sistem penggajian, potongan pajak, tunjangan, lembur, sampai dengan integrasi dengan sistem lainnya seperti absensi. HRIS Cloud biasanya akan secara otomatis update regulasi pajak atau aturan pemerintah karena diberikan oleh vendor, sementara HRIS berbasis On-Premise umumnya membutuhkan tim IT perusahaan melakukan update software dan regulasi sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan.

3. Time & Attendance tracking

Fitur ini memungkinkan perusahaan memantau kehadiran, lembur, cuti dan jadwal kerja secara akurat. HRIS Cloud menawarkan akses real time dan terintegrasi dengan perangkat mobile. Sedangkan On-Premise, perangkat absensi diinstal secara internal dan dilakukan sinkronisasi ke server dalam perusahaan. 

4. Recruitment & onboarding

Kedua HRIS mendukung proses rekrutmen mulai dari memposting lowongan kerja, seleksi karyawan, interview sampai dengan proses onboarding. Sistem HRIS Cloud memberikan pengalaman baik yang sudah terintegrasi secara mobile dan web. Sedangkan On-Premise memberikan fleksibilitas lebih tinggi untuk menyesuaikan alur rekrutmen dengan kebijakan internal perusahaan. 

5. Performance management & development

Pada fitur ini, HR dapat memantau pencapaian karyawan, melakukan evaluasi kinerja dan menyusun rencana pengembangan karir. HRIS Cloud biasanya menyediakan fitur dan modul baru secara berkala dan memudahkan proses evaluasi jangka panjang secara otomatis. Sedangkan On-Premise dapat diatur lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta memberikan kontrol lebih detail terhadap data dan metode penilaian yang digunakan.

6. Reporting & analytic

Baik Cloud dan On-Premise memiliki kemampuan menghasilkan laporan HR secara otomatis. HRIS Cloud umumnya menawarkan dashboard interaktif, visualisasi dan pembaruan data secara real-time. Sedangkan On-Premise memiliki kontrol lebih besar atas data dan memerlukan usaha lebih untuk mempersiapkan template laporan. 

7. Security & compliance

HRIS wajib memenuhi regulasi seperti pajak, privasi data, dan perlindungan data. Pada HRIS Cloud dilengkapi enkripsi dan standar keamanan tinggi (misalnya ISO atau GDPR), dikelola langsung oleh vendor. Sedangkan HRIS On-Premise memberikan perusahaan kontrol penuh terhadap server dan akses data, namun membutuhkan tim IT internal yang kompeten untuk memastikan perlindungan data tetap optimal.

8. Scalability & updates

Cloud HRIS unggul dalam skalabilitas, mudah diperluas seiring pertumbuhan bisnis dan pembaruan dilakukan otomatis oleh vendor. Sebaliknya, On-Premise HRIS lebih cocok bagi perusahaan besar yang membutuhkan sistem kustom dan memiliki infrastruktur kuat untuk melakukan pembaruan secara mandiri.

Perbedaan HRIS Cloud dan On-Premise

Sebelum memutuskan memilih HRIS yang sesuai dengan perusahaan, ada baiknya mengetahui perbedaan dari masing-masing HRIS. Berikut merupakan perbedaan antara HRIS Cloud dan On-Premise:

1. Biaya yang dibutuhkan dan dikeluarkan

Untuk Cloud membutuhkan biaya awal yang rendah, hal ini karena cloud tidak perlu membeli hardware dan lisensi yang mahal dan hanya perlu membayar biaya langganan setiap bulan atau tahun. 

Sedangkan On-Premise membutuhkan investasi besar di awal untuk membeli hardware, lisensi, instalasi, biaya pemeliharaan, dan upgrade berkelanjutan. 

2. Keamanan dan privasi data

Untuk Cloud, vendor bertanggung jawab pada keamanan, enkripsi, backup, dan kepatuhan seperti regulasi sedangkan On-Premise perusahaan memegang tanggung jawab penuh atas keamanan data. On-Premise cocok untuk perusahaan yang menangani data sensitif atau memiliki regulasi internal yang ketat.

3. Kontrol dan kustomisasi

HRIS cloud biasanya memiliki kontrol dan kustomisasi yang terbatas pada fitur yang disediakan oleh vendor. Namun, sistem ini mudah diintegrasikan dengan aplikasi lain. Sedangkan On-Premise, memberikan fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan fitur, tampilan, dan alur kerja sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Pemeliharaan dan update sistem

Untuk Cloud, seluruh pembaruan dan pemeliharaan sistem dilakukan otomatis oleh vendor tanpa mengganggu operasional perusahaan. Sedangkan On-Premise tim IT perusahaan perlu melakukan update dan perawatan secara manual yang memberikan kontrol lebih besar namun memerlukan waktu dan sumber daya tambahan. 

5. Skalabilitas

HRIS Cloud sangat fleksibel dan mudah disesuaikan dengan perusahaan seperti penambahan modul, pengguna, atau fitur lain. Sedangkan On-Premise tergantung pada kapasitas infrastruktur yang dimiliki perusahaan. Jika perlu ekspansi, biasanya memerlukan upgrade server atau lisensi tambahan.

6. Implementasi

HRIS Cloud, implementasi lebih cepat, vendor sudah mempersiapkan infrastruktur dan template sehingga konfigurasi bisa selesai dalam waktu singkat. Sedangkan On-Premise dalam proses setup, instalasi, konfigurasi serta uji coba memakan waktu lebih lama. 

Berikut merupakan tabel rincian dari perbedaan HRIS Cloud dan On-Premise

Faktor pertimbangan sebelum memilih HRIS Cloud dan On-Premise

Untuk memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, ada beberapa faktor yang perlu menjadi pertimbangan yaitu: 

1. Kebutuhan dan skala perusahaan

Perusahaan lebih kecil hingga menengah lebih cocok memakai HRIS Cloud untuk kemudahan dan efisiensi biaya.

2. Kapasitas tim IT

Jika perusahaan memiliki tim IT internal yang berpengalaman, sistem On-Premise bisa dioptimalkan dengan baik. Sebaliknya, jika tidak ada tim teknis yang kuat, HRIS Cloud lebih disarankan karena pemeliharaan dilakukan oleh vendor sehingga lebih mempermudah dalam pemeliharaan. 

3. Kebijakkan keamanan data

Industri dengan regulasi ketat seperti keuangan, pemerintahan, atau kesehatan sering memilih On-Premise agar data sensitif tetap berada di lingkungan internal perusahaan dan data jadi lebih aman.

4. Anggaran jangka panjang

On-Premise memerlukan investasi besar di awal (server, lisensi, maintenance), sedangkan Cloud memiliki biaya awal lebih ringan dengan sistem langganan (subscription).

Sesuaikan kebutuhan HRIS Perusahaan Anda dengan BEST HR Cloud

Jika perusahaan Anda mencari sistem HRIS yang praktis, efisien, dan mudah diakses kapan pun, maka BEST HR Cloud hadir sebagai solusi dari platform HRIS komprehensif yang membantu perusahaan Anda mengelola seluruh siklus SDM. Mulai dari administrasi, kehadiran, penggajian, hingga pengambilan keputusan berbasis data, secara cepat, akurat dan terintegrasi. 

Keunggulan BEST HR Cloud:

• Mudah digunakan oleh tim HR maupun karyawan, kapan saja dan di mana saja – melalui desktop maupun aplikasi mobile. 
• Mengintegrasikan seluruh proses SDM dalam satu sistem – dari rekrutmen, absensi, payroll, penilaian kinerja, hingga termination. 
• Pembaruan dan pemeliharaan otomatis tanpa gangguan operasional.
• Skalabilitas tinggi sesuai pertumbuhan bisnis Anda.

Dengan BEST HR Cloud, perusahaan Anda dapat berfokus pada pengembangan sumber daya manusia tanpa terbebani proses administratif yang rumit. Saatnya beralih ke sistem HRIS yang modern, efisien, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis Anda.

Kesimpulan

Baik HRIS Cloud ataupun On-Premise memiliki keunggulannya masing-masing. HRIS Cloud menawarkan memudahkan akses dalam pembaruan otomatis, serta efisiensi biaya bagi perusahaan yang ingin maju dengan cepat dan fleksibel. Sementara HRIS On-Premise memberikan kontrol penuh terhadap perusahaan untuk data dan sistem, cocok bagi perusahaan besar yang memiliki infrastruktur IT kuat dan kebijakkan keamanan yang ketat. 

Keputusan dalam memilih HRIS yang sesuai untuk perusahaan bergantung pada kebutuhan dan prioritas perusahaan, apakah lebih memilih menggunakan HRIS Cloud karena lebih fleksibel dan efisien atau memilih On-Premise karena memiliki kendali penuh terhadap sistem HR dan keamanan data yang tinggi. 

BEST HR Cloud menjadi solusi HRIS Cloud modern untuk mendukung efisiensi dan transformasi digital perusahaan Anda. Dengan BEST HR Cloud, Anda dapat berfokus pada pengembangan karyawan dan strategi bisnis, tanpa repot mengelola sistem HR secara manual. Hubungi kami sekarang juga dan rasakan kemudahan dalam proses sistem HR #BESTHRinAction #BESTwaytoGROW