Di banyak perusahaan, istilah procurement dan purchasing sering digunakan secara bergantian. Padahal, keduanya memiliki ruang lingkup dan tujuan yang berbeda. Kesalahan memahami dua fungsi ini dapat menyebabkan pemborosan biaya, proses pengadaan yang lambat, serta kurangnya kontrol terhadap vendor.
Melalui artikel ini, Anda akan memahami perbedaan procurement dan purchasing secara menyeluruh, mulai dari definisi, aspek penting, alur proses, hingga bagaimana sistem ERP, khususnya BEST ERP yang mengintegrasikan keduanya dalam satu platform. Baca sampai tuntas untuk mengetahui bagaimana pengelolaan pengadaan yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan daya saing bisnis Anda.
Apa itu Procurement?
Dalam praktik bisnis, pengadaan sering dipahami hanya sebagai aktivitas membeli barang. Padahal, di balik proses tersebut ada peran yang jauh lebih strategis untuk memastikan perusahaan mendapatkan sumber daya yang tepat demi mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. Di sinilah konsep procurement berperan penting dalam menjaga efisiensi dan kesinambungan operasional.
Procurement adalah proses strategis untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dengan mempertimbangkan harga, kualitas, risiko, dan keberlanjutan hubungan dengan vendor. Proses ini mencakup perencanaan, sourcing, negosiasi, hingga evaluasi vendor, sehingga tidak hanya berfokus pada transaksi, tetapi juga pada nilai jangka panjang bagi bisnis.
Aspek Penting dalam Procurement
Agar proses procurement benar benar memberikan nilai bagi bisnis, ada beberapa elemen utama yang perlu diperhatikan dan dijalankan secara konsisten, yaitu
1. Strategic Sourcing
Menentukan vendor berdasarkan kualitas, kapasitas, stabilitas, dan risiko, bukan hanya harga.
2. Vendor Relationship Management
Membangun kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan.
3. Contract Management
Mengelola perjanjian kerja sama agar sesuai SLA, harga, dan waktu.
4. Risk & Cost Control
Mengantisipasi keterlambatan, fluktuasi harga, atau ketergantungan pada satu vendor.
5. Compliance & Governance
Memastikan seluruh proses sesuai kebijakan internal dan regulasi.
Tahapan-tahapan Procurement
Agar proses procurement benar benar memberikan nilai bagi bisnis, ada beberapa elemen utama yang perlu diperhatikan dan dijalankan secara konsisten, yaitu
1. Analisis Kebutuhan Bisnis
Proses dimulai dengan memahami apa yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan: jenis barang/jasa, jumlah, spesifikasi, dan waktu pengadaan. Di tahap ini, procurement harus memastikan kebutuhan tersebut selaras dengan anggaran dan tujuan bisnis.
2. Identifikasi & Seleksi Vendor
Tim melakukan riset pasar untuk menemukan vendor yang potensial. Vendor kemudian dievaluasi berdasarkan harga, kualitas, reputasi, kapasitas, stabilitas, dan risiko.
3. Request for Quotation (RFQ)
Perusahaan mengirimkan permintaan penawaran kepada beberapa vendor terpilih. Dari sini, tim bisa membandingkan harga, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan layanan tambahan.
4. Negosiasi & Kontrak
Setelah vendor terbaik dipilih, dilakukan negosiasi terkait harga, SLA, garansi, dan ketentuan lainnya. Semua kesepakatan kemudian dituangkan dalam kontrak resmi.
5. Monitoring & Evaluasi Vendor
Setelah kerja sama berjalan, procurement memantau performa vendor secara berkala seperti apakah pengiriman tepat waktu, kualitas sesuai, dan layanan memuaskan. Evaluasi ini penting untuk kerja sama jangka panjang.
Apa itu Purchasing?
Agar strategi pengadaan benar benar berjalan, perusahaan membutuhkan fungsi yang mengeksekusinya secara langsung di lapangan. Purchasing hadir untuk menerjemahkan rencana dan kebijakan procurement ke dalam proses pembelian yang nyata, terstruktur, dan dapat dikontrol secara menyeluruh.
Purchasing adalah fungsi operasional yang mengeksekusi pembelian berdasarkan strategi procurement. Fokusnya adalah memastikan barang atau jasa benar-benar dibeli, diterima, dan dibayar tepat waktu sesuai kesepakatan.
Aspek Penting dalam Purchasing
Purchasing yang berjalan baik tidak hanya bergantung pada kecepatan transaksi, tetapi juga pada bagaimana setiap proses dikendalikan dengan rapi. Untuk itu, terdapat beberapa aspek penting yang memastikan aktivitas purchasing tetap akurat, transparan, dan mudah dipantau.
1. Purchase Order Management
Pengelolaan purchase order memastikan setiap pembelian tercatat secara resmi dan dapat dilacak. PO menjadi acuan utama antara perusahaan dan vendor terkait spesifikasi barang, harga, jumlah, dan waktu pengiriman.
2. Approval Workflow
Setiap permintaan pembelian harus melalui alur persetujuan yang jelas. Dengan sistem approval yang terstruktur, perusahaan dapat mengontrol anggaran, mencegah pembelian tidak sah, dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
3. Goods Receipt
Penerimaan barang memastikan bahwa produk yang datang sesuai dengan PO, baik dari sisi jumlah maupun kualitas. Data penerimaan ini penting sebagai dasar pencocokan invoice dan stok.
4. Invoice Matching
Invoice dari vendor dicocokkan dengan PO dan data penerimaan barang. Proses ini membantu mencegah kesalahan pembayaran dan memastikan hanya transaksi yang valid yang diproses.
5. Payment Tracking
Pelacakan pembayaran memastikan seluruh kewajiban kepada vendor dipenuhi tepat waktu. Selain menjaga hubungan baik dengan pemasok, hal ini juga membantu tim keuangan memantau arus kas perusahaan.
Tahapan-tahapan Purchasing
Agar proses pembelian dapat berjalan lebih rapi dan efisien, aktivitas purchasing biasanya mengikuti alur kerja yang sistematis, yaitu
1. Purchase Request (PR)
Permintaan pembelian dari unit kerja.
2. Approval Internal
Persetujuan sesuai kebijakan dan anggaran.
3. Pembuatan Purchase Order (PO)
Dokumen resmi pemesanan ke vendor.
4. Penerimaan Barang/Jasa
Pemeriksaan kesesuaian dengan PO.
5. Invoice & Payment
Pencocokan dokumen dan proses pembayaran.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
ERP sebagai Solusi Terintegrasi untuk Procurement dan Purchasing
Tanpa sistem yang terintegrasi apalagi jika masih dilakukan secara manual, data pengadaan sering tersebar dan sulit dipantau. Hal ini membuat perusahaan kesulitan mengontrol pembelian, anggaran, dan vendor secara menyeluruh.
ERP hadir untuk menyatukan seluruh proses procurement dan purchasing dalam satu sistem. Setiap transaksi tercatat secara real-time, mulai dari permintaan hingga pembayaran, sehingga proses menjadi lebih transparan, rapi, dan mudah dikendalikan. Manajemen pun dapat memantau seluruh aktivitas pengadaan melalui satu dashboard.
Modul Purchasing dalam ERP
Agar proses pembelian berjalan rapi dan terkontrol, modul purchasing dalam ERP biasanya mencakup:
1. PR & PO Management
Mengelola permintaan dan pesanan pembelian secara terstruktur. Setiap PR dan PO tercatat dalam sistem sehingga mudah ditelusuri dan dilaporkan.
2. Workflow Approval
Menyediakan alur persetujuan otomatis sesuai struktur organisasi, sehingga proses lebih cepat dan anggaran tetap terkendali.
3. Goods Receipt
Mencatat penerimaan barang atau jasa berdasarkan PO, memastikan kesesuaian jumlah dan kualitas sebelum masuk ke sistem.
4. Invoice Matching
Mencocokkan data PO, penerimaan barang, dan invoice vendor untuk mencegah kesalahan pembayaran.
5. Payment Tracking
Memantau status pembayaran ke vendor, membantu tim keuangan mengelola arus kas dengan lebih rapi.
Modul Procurement dalam ERP
Untuk mendukung strategi pengadaan jangka panjang, modul procurement dalam ERP biasanya meliputi:
1. Vendor Sourcing
Membantu perusahaan menemukan, membandingkan, dan memilih vendor terbaik berdasarkan data dan kriteria yang jelas.
2. Contract Management
Menyimpan dan mengelola kontrak vendor secara terpusat, termasuk masa berlaku, harga, dan SLA.
3. Spend Analysis
Menganalisis pola pengeluaran perusahaan agar manajemen dapat mengidentifikasi peluang efisiensi dan penghematan biaya.
4. Supplier Performance
Menilai kinerja vendor berdasarkan ketepatan waktu, kualitas, dan kepatuhan terhadap kontrak.
5. Compliance Monitoring
Memastikan seluruh proses pengadaan sesuai kebijakan internal dan regulasi yang berlaku.
BEST ERP: Rekomendasi Sistem ERP Terintegrasi di Indonesia
BEST ERP adalah sistem ERP berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses bisnis dalam satu platform terintegrasi. Mulai dari procurement, purchasing, keuangan, hingga inventory, semua data terhubung secara real-time sehingga lebih mudah dipantau dan dikendalikan.
Benefit Menggunakan BEST ERP
1. Lebih hemat biaya
Karena berbasis cloud, perusahaan tidak perlu investasi server dan infrastruktur mahal. Biaya implementasi dan perawatan juga lebih rendah dibanding sistem konvensional.
2. Akses dari mana saja
BEST ERP dapat diakses kapan saja selama terhubung ke internet, sehingga tim tetap produktif meski bekerja dari lokasi berbeda.
3. Keamanan data terjaga
Data tersimpan dengan sistem keamanan berlapis, termasuk enkripsi dan backup otomatis, sehingga risiko kehilangan data dapat diminimalkan.
4. Terintegrasi antar departemen
Semua modul saling terhubung, sehingga data tidak terpisah dan proses kerja menjadi lebih efisien.
5. Mudah dikembangkan
Sistem dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu perubahan besar pada infrastruktur.
KESIMPULAN
Procurement dan purchasing sering dianggap sama, padahal fungsinya berbeda dan saling melengkapi. Procurement berfokus pada perencanaan dan strategi, sedangkan purchasing menjalankan proses pembelian sehari hari.
Jika keduanya masih berjalan manual atau terpisah, perusahaan akan sulit mengontrol biaya, vendor, dan proses pengadaan. Dengan ERP terintegrasi, semua aktivitas dapat dikelola dalam satu sistem yang rapi dan real-time, sehingga kerja tim lebih cepat, lebih akurat, dan mudah dipantau.
Dengan sistem yang terintegrasi, BEST ERP dirancang untuk membantu perusahaan menyatukan seluruh proses pengadaan dalam satu sistem yang lebih efisien dan mudah dipantau. Saatnya upgrade sistem Anda ke ERP yang terintegrasi. Jadwalkan konsultasi kebutuhan perusahaan Anda bersama tim profesional BEST ERP, dan temukan solusi yang paling sesuai untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda. #SwitchtoBESTERP #BESTwaytoGrow
