Fitur HRIS yang Wajib Dimiliki untuk Memudahkan Kerja HR

Semakin bertambahnya kebutuhan perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia (SDM) secara digital membuat kebutuhan dan tuntutan kerja semakin tinggi. Proses HR yang sebelumnya dilakukan secara manual kini beralih menuju sistem yang lebih cepat, modern dan terintegrasi yaitu menggunakan HRIS (Human Resource Information System).

HRIS tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan data karyawan. Namun, sistem ini harus mampu menjadi solusi yang mendukung HR dalam menjalankan berbagai fungsi penting mulai dari rekrutmen karyawan baru, manajemen administrasi, payroll, hingga menjaga keamanan data. Dengan fitur yang tepat, perusahaan bisa menghemat waktu, menekan biaya operasional, sekaligus meningkatkan pengalaman kerja karyawan.

Untuk memastikan pengelolaan SDM berjalan lebih efisien, aman, dan relevan dengan perkembangan bisnis, HR perlu memahami fitur-fitur HRIS yang berguna bagi perusahaan. Simak penjelasan berikut untuk mengetahui fitur HRIS yang tidak boleh dilewatkan oleh HR dan perusahaan

Fitur HRIS yang tidak boleh dilewatkan oleh HR dan perusahaan

Memilih HRIS tidak hanya soal tampilan dan harga, tetapi fungsi yang mendukung operasional HR. Agar sistem dapat berjalan efektif, HR tidak boleh melewatkan fitur penting HRIS. Berikut merupakan fitur HRIS yang ada:

1. Database Karyawan

Fitur database karyawan pada sistem HRIS mencangkup seluruh data penting karyawan, mulai dari data pribadi riwayat pekerjaan, pendidikan, kontrak kerja, jabatan hingga dokumen lainnya. Semua data tersimpan secara digital dan terorganisir, sehingga HR tidak perlu mencari dokumen fisik atau file secara terpisah di berbagai folder. Dengan bantuan HRIS, seluruh data dapat diakses secara cepat dan aman oleh pihak HR. Lalu HR dapat melakukan pembaruan data karyawan secara real time tanpa takut kehilangan data lama.

Selain itu, terdapat fitur Employee Self-Service (ESS), di mana karyawan dapat mengakses informasi serta memperbarui data secara mandiri, mendownload slip gaji kapan saja dan melihat sisa cuti yang mereka miliki tanpa harus selalu bergantung pada tim HR. Sistem ini membantu meringankan beban administratif, meningkatkan efisiensi operasional, dan menciptakan pengalaman kerja yang lebih nyaman bagi karyawan.

2. Manajemen Absensi dan Cuti

Manajemen absensi dan cuti telah bertransformasi total di era digital. HRIS memungkinkan perusahaan mengelola berbagai skema absensi dan cuti mulai dari di kantor, remote, hingga di lapangan secara fleksibel dan akurat. Fitur ini menghilangkan kerumitan sistem manual. 

Absensi dapat dicatat melalui aplikasi mobile (dilengkapi verifikasi lokasi dan wajah) atau mesin fingerprint. Lalu terdapat Geo-tagging location di mana fitur yang dapat membantu titik lokasi absensi menjadi akurat. Sehingga tidak ada karyawan yang melakukan absensi dengan fake gps. Selanjutnya ada fitur tambahan seperti Bluetooth Low Energy (BLE) di mana memungkinkan membantu mesin absensi membaca keberadaan device karyawan di area tertentu tanpa sinyal GPS yang cocok untuk area indoor seperti gedung perkantoran. Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan izin secara mandiri (self-service) melalui ponsel, dan persetujuan dari atasan (workflow approval) berjalan otomatis sesuai struktur organisasi. 

Bagi tim HR, fitur ini sangat menyederhanakan pelacakan dan meminimalkan kesalahan perhitungan cuti atau lembur. Sehingga absensi data yang tercatat secara otomatis akan mempermudah sistem payroll dan data menjadi transparansi dan karyawan akan merasa nyaman dan pekerjaan HR menjadi lebih mudah dilakukan.

3. Sistem Penggajian (Payroll)

Mengelola sistem penggajian secara manual adalah pekerjaan HR yang sangat memakan waktu dan penuh tekanan. Setiap akhir bulan harus memastikan bahwa absensi dan cuti sudah sesuai dari berbagai tim, menghitung lembur, memotong pajak lalu memastikan semua tepat sebelum tanggal gajian datang. Jika terjadi kesalahan, maka banyak dampak yang dapat terjadi seperti kerugian finansial dan menurunnya kepuasan karyawan.

HRIS yang baik harus memiliki kemampuan untuk menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, serta potongan wajib seperti PPh-21, PPh-23, PPh-26 dan BPJS secara otomatis dan akurat. Selain itu, sistem harus mampu mengelola komponen gaji yang fleksibel melalui fitur Salary Base Schedule dan kemampuan cicilan pengganti kerusakan fasilitas melalui payroll. Tidak lupa menyediakan layanan E-Slip Gaji digital yang aman serta laporan pajak yang siap digunakan. Hal ini mengurangi risiko human error dan menjamin transparansi data terhadap karyawan. 

4. Rekrutmen & Onboarding

Proses rekrutmen yang memakan waktu lama dari sorting CV, menghubungi kandidat dan melakukan wawancara membuat pekerjaan HR menjadi tertunda. Dengan adanya Fitur ini, mengelola karyawan mulai dari kandidat hingga menjadi bagian dari perusahaan menjadi lebih efisien dan hemat waktu. Lalu terdapat pula sistem e-recruitment yang mempercepat komunikasi dengan kandidat, mulai dari undangan wawancara, pemberitahuan hasil seleksi, hingga pengelolaan dokumen perekrutan. Semua data tersimpan rapi dan bisa diakses kapan saja, sehingga risiko kehilangan informasi penting dapat diminimalkan. Selain itu, terdapat Candidate data center memastikan semua data pribadi, riwayat pekerjaan, dan update status karyawan tersimpan di satu cloud yang aman, mempermudah akses dan pengelolaan data.

Penyimpanan data juga jadi mudah dengan HRIS. HR memiliki database lengkap terkait seluruh data karyawan mulai dari kontrak kerja, promosi, jabatan, hingga evaluasi masing-masing individu. Semua tersimpan dan mudah diakses saat dibutuhkan oleh perusahaan. 

5. Training & Development

Pelatihan dan pengembangan karyawan merupakan aspek penting dalam meningkatkan dan mempertahankan kualitas SDM perusahaan. Namun, proses tersebut memakan waktu karena harus mengatur jadwal dan memantau hasil pelatihan secara manual.

Melalui HRIS, proses pelatihan dapat dilakukan dengan terstruktur dan terukur. HR dapat mengatur jadwal training hingga mencatat hasil evaluasi dalam satu sistem terintegrasi. HRIS modern juga menyediakan fitur seperti training management lengkap dengan fitur Training record dan training analysis design, sehingga perusahaan bisa merancang program pelatihan sesuai kebutuhan perusahaan. 

Fitur ini membantu HR memantau perkembangan kompetensi setiap karyawan melalui laporan otomatis, sehingga keputusan untuk promosi, rotasi, atau pengembangan karier dapat didasarkan pada data yang akurat. Dengan sistem pelatihan berbasis HRIS, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mendorong budaya belajar berkelanjutan di lingkungan kerja.

6. HR Analytic dan Smart reporting

Dalam dunia HR modern, pengambilan keputusan tidak lagi bisa hanya mengandalkan intuisi. Diperlukan data yang akurat dan mudah diinterpretasikan. Di sinilah fitur HR Analytics dan Smart Reporting dalam HRIS berperan penting. HRIS yang baik akan dilengkapi smart report dan dashboard yang menampilkan data operasional dan strategis sehingga membantu perusahaan membuat keputusan berbasis data. Dengan insight berbasis data ini, manajemen dapat merencanakan strategi SDM secara lebih tepat, mengidentifikasi masalah lebih cepat, dan meningkatkan efisiensi operasional HR secara keseluruhan.

7. Compensation and Benefit

Fitur Compensation and Benefit membantu HR mengelola seluruh bentuk benefit karyawan secara terstruktur dan transparan. Tidak hanya gaji pokok, tetapi juga tunjangan kesehatan, transportasi, makan, insentif, bonus, hingga program penghargaan kinerja (reward).

Melalui HRIS, seluruh komponen kompensasi dapat diatur secara otomatis berdasarkan jabatan, masa kerja, dan performa. HR juga dapat memastikan perhitungan dilakukan dengan benar dan sesuai kebijakan perusahaan tanpa perlu pengolahan manual yang berisiko terjadinya kesalahan perhitungan.

Selain itu, karyawan bisa melihat rincian tunjangan yang mereka terima melalui portal atau aplikasi HRIS, sehingga tercipta transparansi dan rasa kepercayaan terhadap perusahaan. Dengan sistem kompensasi yang jelas dan adil, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan serta retensi karyawan dalam jangka panjang.

8. Termination & Retire

Proses terminasi dan pensiun seringkali sensitif dan membutuhkan ketelitian administrasi yang tinggi. HRIS membantu HR mengelola seluruh proses ini secara tertib, mulai dari pemberitahuan pengakhiran kerja, penghitungan hak dan kewajiban karyawan, hingga dokumentasi akhir masa kerja.

Sistem HRIS dapat secara otomatis menghitung pesangon, sisa cuti, tunjangan pensiun, serta potongan lain yang relevan sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah. Semua data terekam dengan jelas, sehingga meminimalkan risiko kesalahan maupun masalah di kemudian hari.

Selain itu, HR dapat mengarsipkan seluruh dokumen terminasi atau pensiun di satu sistem terpusat, lengkap dengan riwayat pekerjaan dan catatan kinerja karyawan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga profesionalisme sekaligus memastikan proses offboarding berjalan lancar dan sesuai prosedur

Memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan

Dalam memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, HR atau perusahaan wajib melihat beberapa faktor penting yang perlu mereka pertimbangkan. Berikut merupakan faktor yang dapat digunakan untuk memilih HRIS terbaik:

1. Menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Langka pertama adalah menentukan dan melakukan analisis kebutuhan perusahaan secara internal. Jangan tergiur dengan banyak fitur HRIS yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan, fokus pada solusi yang menjawab permasalahan yang terjadi. Identifikasi skala bisnis (UMKM, menengah, atau besar) dan pastikan HRIS yang dipilih memiliki kapasitas dan harga paket yang sesuai dengan ukuran dan kebutuhan perusahaan.

2. Identifikasi fungsionalitas dan fitur yang dimiliki

Setelah mengetahui kebutuhan perusahaan, lakukan pemeriksaan mendalam terhadap fungsionalitas utama yang ditawarkan. Minta demo langsung kepada penyedia layanan HRIS dan uji coba fitur-fitur yang dibutuhkan (seperti Geo-tagging di absensi, atau perhitungan PPh-21, PPh-23, PPh-26 otomatis di payroll). Pastikan fitur yang dijanjikan benar-benar bekerja secara akurat dan sesuai dengan alur kerja HR.

3. Periksa Keamanan data

Karena HRIS menyimpan seluruh data karyawan, aspek keamanan adalah hal yang penting. Pastikan penyedia HRIS menggunakan infrastruktur cloud yang terpercaya dan memiliki standar keamanan berlapis. Periksa juga apakah sistem memiliki kontrol akses yang kuat dan jaminan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data yang berlaku di Indonesia.

4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi

HRIS yang baik harus fleksibel dan mampu beradaptasi dengan sistem lain yang sudah digunakan perusahaan (misalnya sistem ERP atau sistem akuntansi). Tanyakan tentang kemampuan kustomisasi (penyesuaian) kebijakan perusahaan dan integrasi API (Application Programming Interface).

5. Ketersedian dalam bantuan dukungan dan pelatihan

Pilih penyedia HRIS yang menyediakan tim dukungan (support) yang responsif, mudah dihubungi, dan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang HRIS. Pastikan juga ada pelatihan komprehensif (modul, video, atau sesi langsung) bagi tim HR dan seluruh karyawan agar proses penggunaan sistem berjalan dengan lancar.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, HR atau perusahaan dapat memilih HRIS terbaik yang tepat, sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan perkembangan perusahaan.

BEST HR Cloud, Solusi HRIS terbaik dan terpercaya

Setelah mengetahui fitur HRIS yang tidak boleh dilewatkan perusahaan dan bagaimana cara memilih yang terbaik. Salah satu solusi terbaik dan terpercaya untuk keseluruhan pekerjaan HR adalah BEST HR Cloud. 

BEST HR Cloud hadir sebagai sistem HRIS berbasis cloud yang tersedia di mobile maupun di laptop dan semuanya dapat diakses dalam satu dashboard yang user-friendly. Dengan skalabilitas yang fleksibel, BEST HR Cloud cocok untuk untuk bisnis yang ingin memulai digitalisasi HR tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar di awal. BEST HR Cloud mempunyai fitur lengkap yang menjadikan kenapa BEST HR Cloud lebih istimewa daripada HRIS lainnya.

Fitur-Fitur Lengkap BEST HR Cloud

1. Database Karyawan:
   • Employee self-services (ESS) menyediakan akses cepat dan mudah untuk memeriksa saldo cuti, mengunduh slip gaji otomatis, serta memperbarui data pribadi karyawan secara mandiri.
2. Manajemen Absensi & Cuti
   • GPS Geo-tagging Location Anti Fake Location: memastikan titik lokasi absensi sesuai koordinat yang disetujui perusahaan dan membaca sinyal GPS asli bukan dari aplikasi fake GPS.
   • Bluetooth Low Energy (BLE): membantu mesin absensi membaca keberadaan device karyawan di area tertentu tanpa sinyal GPS.
   • Face Recognition: verifikasi kehadiran melalui wajah untuk memastikan absensi tidak bisa diwakilkan.
   • Mapping IP Address & Device ID: absensi online dipetakan berdasarkan IP dan device yang digunakan
   • Multiple Location Validation: perusahaan bisa menetapkan lebih dari satu lokasi absensi resmi (kantor pusat, proyek)
   • Absensi mobile & mesin terintegrasi dan sinkron di dashboard HR.
   • Self-service absensi dan cuti melalui mobile app.
3. Manajemen Payroll: 
   • Perhitungan PPh-21, PPh-23, PPh-26 secara otomatis
   • BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan
   • Salary base schedule: untuk mengatur pemotongan gaji secara bertahap jika karyawan melakukan kesalahan berupa merusak fasilitas kantor
   • E-slip Gaji yang dapat diakses seluruh karyawan secara otomatis
4. Recruitment & Onboarding
   • E-recruitment: proses rekrutmen yang dilakukan secara cepat mulai dari komunikasi dengan kandidat, mulai dari undangan wawancara, pemberitahuan hasil seleksi, hingga pengelolaan dokumen perekrutan. 
   • Candidate data center: kumpulan data kandidat yang terdiri dari CV, riwayat pelamar, hasil test hingga hasil rekrutmen.
5. Training & Development
   • Training record: database yang mencatat semua riwayat pelatihan, seminar, workshop, atau kursus yang telah diikuti oleh karyawan.
   • Training analysis design: proses untuk mengidentifikasi keterampilan yang dimiliki karyawan agar dapat menyesuaikan pelatihan yang efektif. 
   • Performance record: database yang mencatat semua hasil performa dan feedback karyawan
6. HR Analytic & Smart Reporting yaitu smart reporting dan dashboard yang menampilkan data operasional dan strategis sehingga membantu perusahaan membuat keputusan berbasis data.
7. Compensation and Benefit
   • Medical claim benefit yaitu layanan yang diberikan kepada karyawan untuk menangani klaim dan penggantian biaya pengobatan
8. Termination & Retire
   • Proses Termination (terminasi) dan Retire (pensiun) dilakukan secara otomatis mulai dari data karyawan yang di terminasi atau pensiun serta menghitung seluruh hasil pesangon, sisa cuti dan potongan lainnya yang relevan.

Jangan biarkan proses manual menghambat potensi perusahaan dan pekerjaan HR. Tertarik melihat langsung bagaimana fitur-fitur BEST HR Cloud dapat bekerja secara real-time dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan? Konsultasikan kebutuhan HR perusahaan Anda dengan tim profesional BEST HR dan dapatkan demo GRATIS hari ini! #BESTHRinAction #BESTWaytoGrow