Apa Itu Cloud based HR Software?

Apa Itu Cloud based HR Software?

Human resource (HR) adalah bagian penting dari setiap perusahaan. Secara teori, jika HR berfungsi dengan baik, maka produktivitas perusahaan akan ikut meningkat.

Secara praktis, fungsi HR dapat ditingkatkan dengan penggunaan teknologi yang menjanjikan efisiensi, akurasi, dan transparansi.

Ada banyak pilihan softwarewebsite, dan produk berbasis teknologi lainnya yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Artikel ini membahas sekilas tentang HRM, cloud-based HR software, dan fitur penting yang dapat dijadikan pertimbangan dalam memilih produk yang sesuai.

Human Resource Management

Human resource management adalah penerapan dari kebijakan dan praktik yang berhubungan dengan orang-orang yang ada dalam organisasi (perusahaan).

Kebijakan dan praktik ini dijalankan oleh suatu divisi (department) khusus dan menjadi bagian dari struktur perusahaan.

Fungsi dalam HRM

Dalam manajemen HR, ada berbagai fungsi dan aktivitas yang dilaksanakan sehari-hari. Fungsi-fungsi tersebut adalah:

  1. Pengadaan, seperti rekrutmen dan seleksi
  2. Monitoring dan evaluasi, seperti absensi, penilaian kinerja, dan disiplin
  3. Pengembangan, seperti pendidikan, pelatihan, dan promosi
  4. Kesejahteraan karyawan, seperti penggajian, tunjangan, bonus, asuransi, dan pensiun

Setiap Fungsi HRM Saling Berkaitan

Setiap fungsi dalam HR saling berkaitan dan berkesinambungan satu sama lainnya. Untuk mendapatkan promosi, misalnya, seorang karyawan harus memiliki sejarah penilaian kinerja yang baik.

Selain itu, dalam jangka pendek penilaian kinerja yang baik tersebut biasanya dihargai dengan pemberian bonus. Ini adalah bagian dari fungsi kesejahteraan karyawan.

Pengelolaan Data Karyawan

Mengingat fungsi HR dimulai sejak seseorang menjadi karyawan hingga mengakhiri masa kerjanya di perusahaan, ada berbagai macam data yang harus dikelola oleh bagian SDM.

Oleh karena itu, HR bertanggung jawab atas keamanan, akurasi, dan keterbaruan data setiap karyawan.

Cloud Computing

Definisi Cloud Computing

Cloud computing adalah pemberian layanan komputer berbasis internet untuk meningkatkan inovasi, sumber daya, dan mengurangi biaya operasional.

Layanan ini berupa server, penyimpanan, databasenetworkingsoftware, analisis, dan intelligence. Kata cloud (awan) itu sendiri merujuk pada internet.

Tipe Cloud Computing

Berdasarkan kepemilikan dan pengelolaannya, maka ada 3 tipe cloud computing. Tiga tipe ini adalah:

  1. public cloud: dimiliki dan dikelola oleh organisasi penyedia infrastruktur dan sistem cloud computing, untuk kemudian disewakan kepada organisasi lainnya.
  2. private cloud: dikelola dan digunakan langsung oleh suatu organisasi tertentu. Terkadang organisasi ini juga merupakan pemilik hardware fisik yang menjadi infrastruktur cloud computing.
  3. hybrid cloud: gabungan antara private dan public cloud dengan teknologi yang memungkinkan aplikasi atau data yang tersimpan di dua tempat bisa digunakan bersamaan.

Layanan Cloud Computing

Ada berbagai perusahaan besar yang menjadi provider atau penyedia layanan cloud computing. Tipe layanan yang mereka tawarkan adalah:

  1. Infrastructure as a Service (IaaS), yaitu layanan penyewaan infrastruktur IT (seperti server, penyimpanan data, network, dan sistem).
  2. Platform as a Service (PaaS), yaitu layanan penyewaan fasilitas untuk membangun aplikasi.
  3. Software as a Service (SaaS), yaitu layanan yang memungkinan pengguna menggunakan aplikasi berbasis internet sementara pengelolaan dan berbagai maintenance lainnya dilakukan oleh provider.

Cloud Computing dan HRM

Salah satu fungsi yang kemudian juga mendapatkan manfaat dari teknologi cloud computing adalah HRM.

Berbagai fungsi dan aktivitas yang ada dalam manajemen HR bisa dilaksanakan secara otomatis dengan implementasi cloud-based HR system.

Cloud HR Software

Aplikasi HR berbasis cloud adalah aplikasi yang memanfaatkan teknologi berbasis internet untuk pelaksanaan fungsi-fungsi HR.

Contohnya adalah aplikasi absensi online, pengelolaan gaji, pengelolaan data karyawan, dan lain sebagainya

Aplikasi HR berbasis cloud adalah aplikasi yang memanfaatkan teknologi berbasis internet untuk pelaksanaan fungsi-fungsi HR

Traditional HR System vs Cloud-Based System

Sistem HRD tradisional pada perusahaan-perusahaan biasanya memerlukan infrastruktur dan instalasi perangkat lunak (software) khusus.

Untuk itu, perusahaan harus memiliki seperangkat komputer dengan kriteria tertentu, membeli dan menginstal software, lalu melakukan pengelolaan dan manajemen secara mandiri.

Dengan cloud-based system, perusahaan cukup melakukan pendaftaran (Sign up atau subscribed) pada aplikasi yang disediakan vendor secara online. Pengelolaan, pembaruan, dan manajemen aplikasi menjadi tanggung jawab vendor.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi HR Cloud

Implementasi HR software berbasis cloud bisa mendatangkan berbagai keuntungan dan kelebihan. Secara umum, ini dapat dirangkum menjadi peningkatan efisiensi, akurasi, dan transparansi.

Efisiensi yang dimaksud tidak hanya dalam biaya, namun juga waktu dan tenaga. Akurasi berarti menghindari human error.

Sedangkan transparansi dapat mencegah terjadinya bias atau manipulasi data berdasarkan kepentingan pihak-pihak tertentu.

Prinsip dalam Memilih Aplikasi HR on cloud

hrd online

Lantas, bagaimana cara memilih the best hr cloud software? Pada dasarnya, perusahaan bisa memilih fitur-fitur penting yang ada pada aplikasi sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis masing-masing.

Walau demikian, Anda dapat menyimak beberapa tips terkait cloud-based software sebelum menjatuhkan pilihan pada produk tertentu.

Pada dasarnya, perusahaan bisa memilih fitur-fitur penting yang ada pada aplikasi sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis masing-masing

Ada beberapa prinsip yang dapat dijadikan panduan dalam memilih software HR. Prinsip-prinsip ini dapat diaplikasikan saat memilih fitur yang ada pada aplikasi.

Walaupun teknologi yang digunakan cukup kompleks dan maju, bukan berarti tampilannya harus kompleks.

Sebaliknya, semakin maju teknologi yang digunakan, harus semakin mudah bagi pengguna untuk memahami dan menggunakannya.

Ekspansi

Sebaiknya memilih aplikasi yang bisa berintegrasi dengan sistem atau modul lainnya. Dengan begini, jika di kemudian hari dibutuhkan suatu perubahan atau ekspansi, tidak ada masalah berarti yang muncul.

Keamanan

Berbagai data terkait karyawan harus dijaga kerahasiaannya. Karena itu, perlindungan data harus menjadi perhatian penting saat memilih aplikasi yang akan digunakan.

Biaya dan Kebutuhan

Tergantung kepada jumlah karyawan dan sifat pekerjaan yang mereka lakukan, maka biaya dan kebutuhan bisa menjadi pertimbangan dalam memilih software & fitur yang ada. Walaupun terlihat menarik dan menggiurkan, beberapa fitur mungkin tidak Anda butuhkan.

Fitur Penting dalam Software HR

Setiap software memiliki detail dan fitur yang berbeda-beda. Beberapa fitur bersifat mendasar dan menjalankan fungsi operasional, seperti payroll dan absensi.

Sebagian lainnya bisa terkait erat dengan kebijakan dan nilai-nilai dalam perusahaan. Misalnya seperti pengembangan dan manajemen karier karyawan.

Pada berbagai software, fitur yang menjalankan prinsip yang sama mungkin diberi nama berbeda. Anda harus paham bagaimana fungsi dan cara kerja setiap fitur, bukan mengandalkan namanya.

Komunikasi

Notifikasi. Komunikasi internal terkait manajemen karyawan sangat penting. Fitur notifikasi dapat membantu mengingatkan berbagai kalender kegiatan. Notifikasi dapat berupa mobile push atau email.

Interaktif. Selain itu, salah satu fitur yang penting berhubungan dengan komunikasi interaktif 2 arah.

Ini berarti pesan tidak hanya datang dari atasan dalam bentuk instruksi namun juga dari bawahan ke atasan. Pesan dari bawahan bisa berupa laporan, penjelasan, atau bahkan penilaian terhadap atasan.

Rekrutmen dan Seleksi

hrsystem

Pendaftaran online. Fitur ini memungkinkan calon peserta seleksi untuk mendaftarkan diri dan mengunggah berbagai dokumen secara digital.

Tidak hanya itu, penting juga untuk diperhatikan bahwa data tetap dapat disimpan & diakses kapan saja.

Mutasi data. Saat seseorang sudah diterima, fitur mutasi data memungkinkan data peserta seleksi yang sudah ada dimutasikan sebagai data karyawan.

Demikian juga, saat hubungan kerja berakhir, data dapat dialihkan menjadi data karyawan yang sudah tidak bergabung dalam perusahaan.

Pengelolaan Data Pegawai

Individual account. Data yang disimpan dalam cloud harus bisa diakses dengan mudah kapan saja dan di mana saja oleh masing-masing karyawan.

Sorting. Data yang ada juga harus dapat dikelompokkan, diurutkan, atau ditarik berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya jenis kelamin, usia, pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti, dan lain sebagainya.

Self-service. Karyawan bisa mengajukan berbagai perubahan data pribadi disertai dengan bukti pendukung. Misalnya, perubahan status pernikahan disertai dengan surat nikah.

Bagian HR hanya perlu memeriksa dan memvalidasi data. Ini memudahkan pekerjaan HR sekaligus menjaga data tetap up to date.

Absensi Online

Pengajuan mandiri izin atau cuti. Fitur yang perlu diperhatikan dalam aplikasi absensi biasanya berhubungan dengan sakit, izin, atau cuti.

Idealnya karyawan dapat mengajukan permohonan izin atau cuti secara mandiri melalui aplikasi untuk kemudian disetujui oleh atasan atau HR.

Geo-attendance. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan fitur geo-attendance. Fitur ini berkaitan dengan keberadaan karyawan secara real-time saat melakukan tugas luar atau lapangan.

Jika karyawan pada perusahaan Anda banyak melakukan perjalanan bisnis, fitur ini bisa membantu memonitor keberadaan dan kegiatan mereka.

Payroll

Penghitungan komponen sesuai peraturan. Ada banyak peraturan terkait penggajian yang harus ditaati perusahaan.

Seperti pajak, jaminan kesehatan, jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, dan lain sebagainya. Aplikasi payroll harus memiliki fitur yang menghitung berbagai komponen ini.

Virtual account. Integrasi dengan bank melalui virtual account juga sangat penting. Fitur ini membantu mendistribusikan gaji secara cepat dan serentak ke berbagai rekening bank berbeda yang dimiliki karyawan.

Penilaian Kinerja

Task management. Sebagian pekerjaan tidak dapat diselesaikan hanya dalam satu hari, satu minggu, atau bahkan satu bulan.

Fitur yang memungkinkan pelaporan aktivitas terkait pekerjaan bisa menjadi pertimbangan jika sifat pekerjaan tidak menghasilkan suatu materi atau dokumen tertentu.

Bukti laporan pekerjaan. Aplikasi sebaiknya memungkinkan untuk dilakukannya unggah data terkait pelaksanaan pekerjaan.

Misalnya dokumen yang dikerjakan pada hari tersebut, bukti penjualan yang berhasil dilakukan, dan lain sebagainya.

Pengembangan Karyawan

Career management. Fitur yang menghubungkan antara struktur atau pola karier dalam perusahaan besar dapat menjadi suatu kelebihan dan keunikan tertentu.

Fitur ini berisi struktur jabatan, berbagai profil jabatan, dan kriteria untuk menduduki jabatan tersebut.

Dengan fitur seperti ini, karyawan bisa memiliki gambaran akan karier mereka dan termotivasi untuk meningkatkan kinerja dan kompetensi pribadi.

Open announcement. Untuk perusahaan besar, transparansi dapat ditunjukkan dengan adanya pemberitahuan terbuka terkait lowongan posisi yang ada pada perusahaan dan kesempatan untuk mendapatkan pendidikan atau pelatihan.

Ini dapat menjadi bagian dari fitur komunikasi yang berhubungan dengan fungsi pengembangan karyawan.

Cloud-based HR Software

Teknologi cloud computing adalah teknologi berbasis internet yang dapat dimanfaatkan untuk membantu berbagai fungsi pekerjaan dalam perusahaan, termasuk fungsi SDM.

Dalam memilih software yang akan digunakan, perusahaan dapat memperhatikan unsur kemudahan, integrasi di masa depan, keamanan, dan biaya serta kebutuhan.

Ada berbagai fitur yang dapat dipilih dan disesuaikan dengan unsur-unsur tadi. Untuk dapat mengerti apa yang menjadi kebutuhannya, perusahan perlu memahami strategi bisnis masing-masing.

Best menyediakan aplikasi HRIS yang dapat membuat aktivitas HR di perusahaan Anda menjadi lebih mudah dan terintegrasi.

Ayo segera menggunakan sistem HRIS di perusahaan Anda mulai dari sekarang! Hubungi sales Best untuk informasi lebih lengkap

Related Posts