Perubahan cara kerja sejak pandemi menjadi Hybrid dan Work From Home (WFH) membuat banyak perusahaan perlu menyesuaikan kembali berbagai kebijakan internal, termasuk pengelolaan jam kerja dan lembur. Jika sebelumnya seluruh aktivitas terekam jelas melalui mesin absensi fisik di kantor, kini proses tersebut menjadi jauh lebih kompleks. Karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda, jam kerja menjadi lebih fleksibel, dan pengawasan atasan tidak lagi terjadi secara langsung.
Di tengah dinamika tersebut, sistem lembur menjadi salah satu aspek yang paling terdampak. Banyak perusahaan mulai menghadapi pertanyaan yang sama:
Bagaimana memastikan lembur tetap sesuai aturan? Bagaimana cara memvalidasi jam lembur ketika karyawan tidak berada di kantor? Dan apa saja bukti lembur yang dianggap sah menurut regulasi?
Tanpa sistem yang jelas, lembur di era hybrid dan WFH berpotensi menimbulkan berbagai masalah seperti salah hitung gaji, beban kerja tidak terkontrol, hingga permasalahan antara HR, perusahaan dan karyawan. Karena itu, perusahaan membutuhkan mekanisme baru yang lebih akurat, transparan, dan mudah diverifikasi bukan hanya untuk memastikan kepatuhan pada aturan, tetapi juga untuk menjaga produktivitas dan keadilan bagi semua pihak.
Artikel ini akan membahas bagaimana sistem lembur seharusnya diterapkan di era kerja modern, tantangan yang muncul, bukti lembur yang dianggap valid, hingga solusi paling efektif seperti menggunakan HRIS (Human Resource Information System).
Aturan dan Syarat Lembur
Meskipun pola kerja perusahaan sudah berubah menjadi hybrid atau WFH, aturan lembur di Indonesia tetap mengacu pada regulasi yang sama. Artinya, lokasi kerja tidak mempengaruhi hak dan kewajiban lembur selama karyawan bekerja melebihi jam kerja normal, perusahaan tetap berkewajiban memberikan kompensasi atau upah lembur.
Aturan Lembur di Indonesia
Berdasarkan UU No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan khususnya Pasal 78 dan Pasal 85.
- Pasal 78 UU No.13 Tahun 2003 menjelaskan bahwa lembur hanya dapat dilakukan atas persetujuan karyawan dan maksimal 3 jam per hari.
- Pasal 85 menjelaskan pekerja tidak wajib bekerja pada hari libur. Jika tetap dipekerjakan, harus ada persetujuan dari pekerja dan pembayaran upah lembur khusus hari libur.
Sedangkan menurut PP No.35 Tahun 2021 (turunan UU Cipta Kerja) mengatur bahwa:
- Lembur maksimal 4 jam per hari
- 18 jam per minggu.
Karyawan hybrid maupun WFH tetap terikat dengan batas ini, sehingga perusahaan tetap harus mengontrol jam lembur agar tidak berlebihan. Di sinilah tantangan terjadi karena bukti lembur offline tidak bisa lagi digunakan.
Syarat dan Ketentuan Lembur
Agar pelaksanaan lembur bagi karyawan Hybrid dan WFH berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia, maka ada beberapa syarat dan ketentuan lembur yang wajib dipenuhi
- Harus ada Perintah Atasan
Lembur harus dimulai dari perintah atau instruksi kerja dari atasan.
Tanpa perintah ini, aktivitas di luar jam kerja misalnya mengecek email malam hari tidak otomatis dianggap lembur.
- Mendapatkan Persetujuan Karyawan
Sebelum lembur dilakukan, karyawan juga harus memberikan persetujuan, baik secara tertulis maupun melalui sistem digital. Ketentuan ini dibuat untuk memastikan bahwa lembur dilakukan atas keinginan dan kesediaan karyawan, bukan paksaan.
- Wajib Ada Bukti Kerja
Ini menjadi poin paling kritis di era hybrid dan WFH. Perusahaan harus memiliki data jam kerja yang akurat, yang menunjukkan:
- Waktu mulai kerja,
- Waktu selesai kerja,
- Durasi lembur sebenarnya.
Tanpa bukti yang jelas, lembur tidak dapat diproses secara legal maupun administratif.
- Menghitung Upah Lembur Sesuai Jam Kerja
Setelah proses perhitungan lembur diselesaikan, perusahaan berkewajiban memberikan kompensasi lembur sesuai ketentuan yang berlaku. Pembayarannya dapat digabung dengan gaji bulanan melalui transfer bank, atau diberikan secara terpisah dalam bentuk tunai menyesuaikan aturan internal masing-masing perusahaan.
Tantangan Sistem Lembur di Era Hybrid dan WFH
Penerapan lembur dalam sistem kerja hybrid dan WFH menimbulkan tantangan tersendiri bagi perusahaan. Dibandingkan dengan sistem kerja di kantor, pengawasan dan pencatatan jam kerja menjadi lebih sulit dikontrol. Beberapa tantangan utama yang sering muncul antara lain:
- Sulitnya Memverifikasi Jam Kerja Nyata
Tanpa kehadiran karyawan di kantor, perusahaan tidak dapat memastikan secara langsung apakah karyawan benar-benar bekerja selama jam lembur yang mereka klaim. Hal ini membuat proses verifikasi menjadi lebih bergantung pada laporan individu yang sering kali rawan ketidaksesuaian.
- Risiko Klaim Lembur Berlebihan (Overclaim)
Karena tidak adanya pemantauan real-time, perusahaan sering menghadapi klaim lembur yang tidak sesuai aktivitas kerja sebenarnya. Hal ini berpotensi menimbulkan kerugian dan konflik antara HR, atasan, dan karyawan.
- Tidak Adanya Bukti Aktivitas yang Terotorisasi
Untuk lembur di kantor, perusahaan dapat membuat persetujuan langsung dan absen menggunakan mesin. Namun untuk WFH, validasi aktivitas butuh metode lain. Tanpa sistem yang jelas, perusahaan kesulitan mengidentifikasi bukti lembur yang sesuai regulasi.
- Kurangnya Teknologi HRIS
Bagi perusahaan yang belum menggunakan HRIS, pencatatan lembur, persetujuan, dan perhitungan upah dilakukan secara terpisah. Hal ini menyebabkan data tercecer, kesalahan perhitungan, serta sulitnya melakukan audit dan laporan real-time.
Solusi Modern: Menggunakan HRIS untuk Sistem Lembur Hybrid & WFH
Mengelola lembur di era hybrid dan WFH menjadi lebih sederhana dan terstruktur dengan dukungan HRIS. HRIS membantu perusahaan mengatasi tantangan yang muncul akibat pencatatan manual atau proses yang terpisah, mulai dari persetujuan lembur hingga perhitungan upah secara otomatis.
- Approval Lembur yang Terintegrasi
HRIS membantu pengajuan dan persetujuan lembur yang jelas dan terdokumentasi:
- Karyawan mengajukan lembur melalui sistem,
- Atasan menyetujui atau menolak secara real-time,
- HR dapat memantau seluruh proses secara transparan.
Dengan sistem ini, risiko persetujuan yang hilang atau terlambat bisa diminimalkan.
- Absensi Digital dan Bukti Akurat
HRIS memungkinkan pencatatan jam kerja dari mana saja melalui Check-in/out dapat menggunakan aplikasi mobile dan dapat divalidasi oleh Geo-Tagging, Face Recognition, dan Bluetooth Low Energy (BLE) untuk verifikasi kehadiran secara akurat dan real-time.
- Perhitungan Lembur Otomatis
Dengan HRIS, upah lembur dihitung otomatis sesuai ketentuan regulasi seperti Tarif lembur per jam, Hari kerja, akhir pekan, atau hari libur, Pembulatan sesuai peraturan yang berlaku.
- Laporan Real-time
HRIS menyediakan dashboard data lembur secara real-time untuk HR, perusahaan, dan karyawan agar dapat memantau durasi lembur per divisi, mendeteksi lembur berlebihan, dan menyimpan jejak audit yang lengkap untuk keperluan internal maupun legal. Dengan sistem ini, semua proses menjadi lebih transparan, aman, dan mudah diaudit.
- Integrasi Dengan Payroll
Setelah lembur diverifikasi, HRIS dapat langsung menambahkan jam lembur ke perhitungan gaji bulanan, sehingga pembayaran lembur menjadi cepat, akurat, dan sesuai ketentuan.
BEST HR: Solusi Sistem Lembur di Era Hybrid dan WFH
Mengelola lembur di era hybrid dan WFH bisa menjadi rumit tanpa sistem yang tepat, dan BEST HR hadir sebagai HRIS dengan solusi sistem lembur di era hybrid dan WFH. Sistem ini tidak hanya memudahkan pencatatan jam kerja dan lembur secara digital, tetapi juga menyediakan alur persetujuan yang terstruktur, perhitungan upah lembur otomatis sesuai regulasi, serta dokumentasi bukti lembur yang lengkap.
Dengan fitur dashboard real-time, HR dapat memantau durasi lembur per karyawan atau divisi, mendeteksi lembur berlebihan, dan menyusun laporan untuk audit dengan mudah. Sementara bagi karyawan, transparansi data dan persetujuan digital memastikan hak lembur mereka dihitung secara adil dan pembayaran dilakukan tepat waktu, sehingga proses lembur menjadi efisien, akurat, dan bebas kesalahan.
Kesimpulan
Mengelola sistem lembur di era hybrid dan WFH bukanlah hal yang sederhana. Perusahaan menghadapi berbagai tantangan, mulai dari kesulitan memverifikasi jam kerja, pencatatan manual yang rawan kesalahan, persetujuan lembur yang tidak terstruktur, hingga risiko perselisihan antara HR, perusahaan, dan karyawan. Semua ini membuat pengelolaan lembur menjadi lebih kompleks dibandingkan dengan pola kerja konvensional di kantor. Untuk memastikan proses lembur tetap sesuai regulasi, perusahaan perlu memiliki bukti lembur yang sah, persetujuan yang jelas, dan perhitungan upah yang akurat.
BEST HR hadir sebagai solusi modern yang mampu menjawab tantangan tersebut. Dengan fitur pencatatan jam kerja dan lembur secara digital, alur persetujuan otomatis, perhitungan upah lembur sesuai regulasi, serta dashboard real-time untuk monitoring, HR dapat mengelola lembur dengan lebih efisien dan transparan. Karyawan pun mendapatkan kepastian bahwa hak lembur mereka dihitung secara adil dan pembayaran dilakukan tepat waktu. Selain itu, dokumentasi yang lengkap memudahkan perusahaan dalam melakukan audit dan laporan internal, sehingga seluruh proses lembur menjadi lebih profesional, efektif, dan bebas risiko kesalahan atau sengketa.
Dengan penerapan sistem seperti BEST HR, perusahaan dapat menjaga produktivitas sekaligus memastikan kepatuhan terhadap ketentuan ketenagakerjaan, bahkan di era kerja yang semakin fleksibel seperti sekarang. Kelola lembur hybrid dan WFH tanpa kesulitan. Coba BEST HR sekarang dan buat proses lembur jadi cepat, akurat, dan transparan! #BESTHRinAction #BESTwaytoGROW