Pada umumnya perusahaan memulai aktivitas kerja berdasarkan pada jam kerja standar. Namun, tidak semua perusahaan dapat beroperasi hanya pada jam kerja standar. Beberapa industri seperti manufaktur, rumah sakit, call center, dan ritel membutuhkan tenaga kerja yang siap bekerja sepanjang waktu agar operasional tetap berjalan lancar. Untuk mengatasi hal ini, banyak perusahaan menerapkan sistem kerja shifting atau kerja bergilir.
Sistem kerja shifting memungkinkan pembagian jam kerja karyawan menjadi beberapa periode atau “shift” berbeda, sehingga kegiatan operasional dapat berlangsung 24 jam tanpa melanggar ketentuan waktu kerja yang diatur pemerintah. Namun, penerapan sistem ini juga harus memperhatikan aspek hukum, hak karyawan, dan efisiensi kerja agar tidak menimbulkan kelelahan berlebih maupun ketidakseimbangan produktivitas.
Dalam artikel ini, akan membahas pengertian sistem kerja shifting, regulasi yang mengatur pelaksanaannya di Indonesia, serta contoh pembagian shift yang umum digunakan perusahaan.
Apa itu Sistem Kerja Shifting?
Sistem kerja shifting adalah pengaturan waktu kerja di mana karyawan bekerja secara bergantian dalam beberapa periode (shift) yang telah ditentukan oleh perusahaan. Tujuannya adalah agar kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan selama 24 jam atau menyesuaikan kebutuhan perusahaan yang tidak bisa berhenti pada jam kerja normal.
Dalam rentang waktu tersebut, shift dapat terjadi pada waktu-waktu tertentu seperti shift malam, pagi atau dalam pola bergilir. Penerapan sistem pembagian kerja ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Tentu saja, penerapan sistem shifting ini bervariasi, tergantung pada kebutuhan dan jenis usaha yang dilakukan. Namun, perusahaan juga tetap harus memperhatikan keamanan dan keselamatan dari karyawan dalam melakukan pembagian shift kerja.
Umumnya, perusahaan yang menerapkan sistem kerja shifting ini adalah perusahaan yang harus beroperasi melebihi 8 jam kerja atau hingga 24 jam seperti bidang kesehatan, perhotelan,retail, manufaktur, pelayanan transportasi, keamanan, usaha swalayan dan lain-lain.
Jenis-jenis Shift Kerja
Ketentuan shift kerja di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya pada pasal 77 hingga 85. Undang-undang ini mengatur jam kerja, waktu istirahat, dan lembur untuk melindungi hak pekerja. Berikut jenis shift kerja:
Shift pagi dan siang
Shift pagi dan siang adalah jenis shift kerja yang paling umum. Biasanya, shift ini dimulai dari pukul 8 pagi hingga 3 sore atau 5 sore. Shift ini dapat berlaku selama seminggu penuh, dari hari senin hingga jumat atau dari hari senin hingga sabtu.
Shift malam
Shift malam diberlakukan bagi perusahaan yang beroperasi selama 24 jam. Biasanya berlangsung dari pukul 8 malam hingga 3 pagi atau dari jam 11 malam hingga 7 pagi. Perusahaan seperti rumah sakit, media massa, dan beberapa manufaktur sering menerapkan sistem shift malam.
Long shift
Long shift adalah perpanjangan waktu kerja dari shift biasa, biasanya untuk mengejar target jangka panjang. Berbeda dengan lembur yang sifatnya sementara, long shift adalah penambahan waktu kerja yang terstruktur. Upah long shift dihitung sama dengan upah lembur, yaitu tambahan upah untuk setiap jam kerja tambahan. Long shift membantu perusahaan mencapai target lebih cepat, namun dapat menyebabkan kelelahan berlebih pada karyawan.
Rostering shift
Rostering shift adalah pengaturan jadwal shift kerja secara bergiliran. Beberapa bentuk pengaturan shift yang umum adalah 4 grup 3 shift, 3 grup 3 shift, dan 3 grup 2 shift. Pengaturan ini disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan dan jenis pekerjaan.
Shift flexible (flexitime)
Shift flexible memungkinkan karyawan untuk mengatur jam kerja mereka sendiri. Karyawan dapat memilih untuk mulai bekerja lebih awal atau lebih lambat, asalkan memenuhi jumlah jam kerja yang ditentukan per hari atau per minggu. Shift flexible memberikan karyawan kebebasan dan fleksibilitas tinggi, namun memerlukan disiplin diri yang kuat untuk memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.
Ketentuan shift kerja untuk karyawan
Shift kerja secara umum merujuk pada serangkaian jam kerja yang ditentukan oleh perusahaan, yang mencakup waktu awal shift, waktu istirahat, dan waktu akhir shift. Meskipun shift adalah sistem operasional yang mengoptimalkan penggunaan aset perusahaan, perusahaan dilarang memaksakan beban kerja yang berlebihan pada karyawan.
Terkait dengan jam kerja individu, perusahaan harus mematuhi ketentuan Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 77 hingga 85 tentang Ketenagakerjaan, yang menentukan:
- 7 jam dalam sehari atau 40 jam untuk 6 hari kerja dalam seminggu dan istirahat 1 hari.
- 8 jam dalam sehari atau 40 jam untuk 5 hari kerja dalam seminggu dan istirahat 2 hari.
Selain itu, pemerintah hanya mengizinkan penerapan jam kerja shift untuk beberapa industri tertentu, seperti tenaga medis, petugas pemadam kebakaran, customer service, pelayanan di industri perhotelan, dan pelayanan publik seperti polisi dan tentara. Jika perusahaan menggunakan sistem kerja shifting, pembagian waktu biasanya dilakukan dengan 8 jam per hari yang dibagi menjadi 3 shift kerja. Apabila ada karyawan yang harus melebihi batas waktu tersebut, maka akan dianggap lembur dan berhak menerima upah tambahan.
Cara membuat jadwal shift kerja
Saat menyusun jadwal shift kerja, terutama beberapa industri tertentu ditemukan sejumlah kendala dalam menentukan jumlah karyawan yang pas dalam pembagian jam shift, menentukan waktu shift yang proporsional dan menentukan waktu libur dan cuti. Berikut merupakan cara dalam membuat jadwal shift kerja:
- Ketahui jam sibuk
Identifikasi waktu atau jam paling sibuk dalam operasional perusahaan. Dengan mengetahui kapan volume pekerjaan meningkat, perusahaan dapat menempatkan lebih banyak tenaga kerja di waktu tersebut agar produktivitas tetap terjaga.
- Aturlah jadwal shift dengan adil
Pastikan pembagian jadwal shift dilakukan secara adil dan merata agar tidak ada karyawan yang terus menerus mendapatkan shift malam atau jadwal tidak nyaman. Rotasi shift secara berkala membantu menjaga keseimbangan jam kerja dan waktu istirahat. Misalnya jika seseorang sudah mendapatkan shift malam, keesokan harinya sebaiknya mendapatkan shift pagi.
- Atur berdasarkan keterampilan karyawan
Dalam setiap shift, pastikan ada kombinasi karyawan dengan berbagai tingkat keterampilan atau pengalaman. Tujuannya agar operasional tetap berjalan lancar meskipun sebagian staf sedang tidak bertugas.
- Siapkan backup schedule
Buat jadwal cadangan untuk mengantisipasi jika ada karyawan yang berhalangan, misalnya karena sakit atau izin mendadak. Dengan begitu, perusahaan tetap bisa menjaga kelancaran operasional tanpa kekurangan tenaga kerja.
- Gunakan HRIS untuk mempermudah
Manfaatkan sistem HRIS (Human Resource Information System) untuk mengatur jadwal shift secara otomatis dan terintegrasi. HRIS membantu HR dalam mengatur rotasi pembagian shift, menghitung jam kerja, serta memantau kehadiran dengan lebih efisien dan minim kesalahan.
Contoh untuk pembagian shift kerja
Setelah memahami tentang sistem kerja shifting, terdapat juga beberapa contoh jadwal kerja shift yang bisa digunakan sebagai acuan. Berikut penjelasannya:
- Contoh jadwal 2 shift untuk 2 orang
Dalam situasi ini, pembagian jadwal kerja cukup sederhana, perusahaan dapat mengatur jadwal 2 orang secara bergantian. Misalnya perusahaan memiliki 2 petugas keamanan yaitu A dan B. lalu, untuk A bekerja dalam shift pagi dari jam 2 siang hingga 10 malam, sedangkan B bekerja dalam shift malam dari jam 10 malam hingga 6 pagi.
- Contoh penerapan jadwal shift di rumah sakit
Rumah sakit merupakan contoh paling umum dari industri yang wajib menggunakan sistem kerja shifting, karena layanan kesehatan harus tersedia 24 jam tanpa henti. Pembagian jadwal shift di rumah sakit umumnya melibatkan tenaga medis (dokter, perawat, dan petugas administrasi) yang bekerja bergantian sesuai kebutuhan pelayanan pasien. Berikut contoh penerapan jadwal shift yang umum digunakan di rumah sakit:
Pola 3 Shift (8 Jam Kerja per Shift)
Pola ini paling sering diterapkan karena menjaga keseimbangan jam kerja dan waktu istirahat.
- Shift Pagi: 07.00 – 15.00
- Shift Siang: 15.00 – 23.00
- Shift Malam: 23.00 – 07.00
Contoh pembagian tenaga per shift (bagian rawat inap):
| Hari | Shift Pagi | Shift Siang | Shift Malam |
| Senin | 5 perawat, 1 dokter jaga | 4 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat |
| Selasa | 5 perawat, 1 dokter jaga | 4 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat |
| Rabu | 5 perawat, 1 dokter jaga | 4 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat |
| Kamis | 5 perawat, 1 dokter jaga | 4 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat |
| Jumat | 5 perawat, 1 dokter jaga | 4 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat |
| Sabtu | 4 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat, 1 dokter jaga | 3 perawat |
| Minggu | 4 perawat | 3 perawat | 3 perawat |
Karyawan yang mendapat shift malam biasanya akan mendapatkan 1 hari istirahat tambahan di hari berikutnya sebelum kembali ke shift pagi atau siang.
Tantangan dan solusi untuk menerapkan sistem shift kerja
Meskipun sistem kerja shifting dapat meningkatkan efisiensi operasional, penerapannya juga memiliki tantangan dan solusi tersendiri yaitu:
- Kelelahan dan gangguan pola tidur pada karyawan
Karyawan yang sering berganti shift dari malam ke pagi, berisiko memiliki gangguan tidur, kelelahan dan penurunan konsentrasi. Solusinya lakukan rotasi shift agar tubuh lebih mudah menyesuaikan. Berikan waktu istirahat yang cukup setelah shift malam dan edukasi karyawan tentang manajemen pola tidur sehat.
- Penurunan produktivitas
Perubahan jadwal kerja yang tidak konsisten dapat menurunkan produktivitas terutama pada shift malam. Solusinya buat jadwal kerja yang stabil dan transparan minimal 2 minggu sebelum diterapkan, agar karyawan bisa menyesuaikan rutinitasnya. Berikan juga tunjangan atau insentif pada shift malam untuk menjaga motivasi kerja.
- Ketidakseimbangan kehidupan kerja dan pribadi
Karyawan yang mendapatkan bekerja pada shift malam atau akhir pekan sering merasa kesulitan membagi waktu untuk keluarga dan aktivitas sosial. Solusinya adalah lakukan rotasi shift yang adil agar semua karyawan mendapatkan kesempatan libur di akhir pekan secara bergantian. Pastikan perusahaan juga memberikan cuti tahunan yang fleksibel untuk menjaga keseimbangan kerja pada karyawan.
- Komunikasi antar shift yang kurang efektif
Pergantian shift terkadang membuat informasi penting tidak tersampaikan dengan baik antar tim. Solusi yang bisa dilakukan perusahaan adalah melakukan briefing setelah dan sebelum shift dimulai. Gunakan juga tools komunikasi internal seperti aplikasi chat atau dashboard HR agar semua shift tetap terhubung.
- Kesalahan penjadwalan dan ketidakhadiran
Tanpa sistem terintegrasi, HR sering kesulitan memantau perubahan jadwal, izin atau kehadiran mendadak. Hal ini bisa mengganggu distribusi tenaga kerja setiap shift. Solusi yang dapat dilakukan adalah gunakan HRIS untuk mengatur jadwal, absensi dan cuti secara otomatis dan dapat dilihat langsung oleh karyawan dengan mengurangi kesalahan yang dibuat dalam menentukan shift.
BEST HR: Kelola sistem kerja shifting dengan mudah
Salah satu jawaban yang membantu perusahaan dan tim HR mengatasi tantangan dalam mengatur sistem kerja shifting adalah menggunakan HRIS dari BEST HR dengan fitur time management yaitu penjadwalan otomatis, rancang shifting sesuai kebutuhan perusahaan, pengelolaan absensi real-time, serta perhitungan lembur dan cuti yang terintegrasi, Atur jadwal shift mudah dengan tambahan fitur shift master
- Atur jadwal shift reguler, fleksibel, rotasi, hingga skema kompleks seperti 4 grup 3 shift, on-call, atau kombinasi lainnya sesuai struktur kerja di perusahaan.
- Lengkap dengan jadwal shift yang tercatat secara otomatis dengan total jam kerja setiap masing-masing karyawan yang langsung terintegrasi ke proses payroll.
- Tercatat secara real-time perhitungan overtime dan breaktime setiap karyawan. sehingga perusahaan dapat memantau performa dan kepatuhan jam kerja dengan lebih transparan.
- Monitoring jadi lebih mudah dengan dashboard interaktif berisi statistik kehadiran yang detail dan siap dianalisis untuk menentukan jadwal shift sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan seluruh fitur tersebut, BEST HR tidak hanya membantu menyederhanakan proses manajemen shift, tetapi juga meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengelolaan tenaga kerja, menjadikan solusi ideal bagi perusahaan modern yang ingin menjalankan sistem kerja shifting dengan mudah dan profesional.
Kesimpulan
Sistem kerja shifting merupakan solusi penting bagi perusahaan yang beroperasi di luar jam kerja normal, seperti rumah sakit, manufaktur, atau layanan pelanggan 24 jam. Dengan pembagian shift yang tepat, perusahaan dapat menjaga efisiensi operasional tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan.
Namun, penerapan sistem ini memerlukan perencanaan yang matang mulai dari menentukan jumlah karyawan per shift, mengatur rotasi dengan adil, hingga memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Tanpa manajemen yang baik, sistem shift justru dapat menimbulkan kelelahan dan menurunkan produktivitas.
Di sinilah BEST HR hadir sebagai solusi bagi perusahaan. Melalui fitur Time Management yaitu penjadwalan otomatis, rancang shifting sesuai kebutuhan perusahaan, pengelolaan absensi real-time, serta perhitungan lembur dan cuti yang terintegrasi, Atur jadwal shift mudah dengan tambahan fitur shift master yang terintegrasi langsung dan otomatis dalam mengatur jadwal shift sesuai kebutuhan perusahaan.
Melalui BEST HR, seluruh proses pengaturan shift menjadi lebih praktis, efisien, dan bebas dari kesalahan manual serta memastikan operasional perusahaan berjalan optimal tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan. Konsultasikan kebutuhan HR Anda sekarang juga! #BESTHRinAction #BESTwaytoGROW