Di era digital seperti sekarang, transformasi teknologi sudah menjangkau berbagai bidang, khususnya di bidang Human Resource (HR). Salah satu inovasi yang sangat membantu operasional SDM perusahaan adalah HRIS atau HCIS. Sebagian besar perusahaan masih membatasi pemanfaatan sistem ini sebagai sarana input dan penyimpanan data, sementara nilai tambahnya dalam mendukung strategi pengelolaan SDM belum sepenuhnya dioptimalkan.
Melalui artikel ini, Anda akan mendapatkan pemahaman lebih mendalam tentang HRIS/HCIS, mulai dari definisi, peran pentingnya dalam manajemen SDM, hingga manfaat nyata bagi perusahaan. Temukan berbagai informasi menarik yang bisa menjadi referensi bagi pengembangan sistem HR di organisasi Anda.
Apa Itu HRIS/HCIS?
Human Resource Information System (HRIS) atau Human Capital Information System (HCIS) adalah sebuah sistem berbasis teknologi informasi yang dirancang untuk mengelola seluruh proses terkait data karyawan dan administrasi HR perusahaan. Mulai dari rekrutmen, absensi, payroll, pengembangan karyawan, termination, hingga analisis data SDM dapat dilakukan melalui platform ini.
Bedanya dengan software data biasa, HRIS/HCIS bukan hanya berfungsi untuk menyimpan informasi, tapi juga membantu proses pengambilan keputusan strategis berbasis data SDM yang akurat dan real-time. Sistem ini mampu mengintegrasikan berbagai aktivitas HR secara terstruktur, sehingga memudahkan HR Department dalam mengelola, memonitor, hingga menganalisis performa tenaga kerja/talent.
Kenapa Masih Banyak yang Mengira HRIS/HCIS Hanya Input Data?
Banyak perusahaan, terutama yang baru mengenal digitalisasi HR, HRIS/HCIS sering disalahartikan hanya sebagai database karyawan. Persepsi ini muncul karena:
- Kurangnya edukasi tentang fitur dan manfaat HRIS/HCIS secara menyeluruh
- Sistem HRIS/HCIS yang digunakan belum optimal atau hanya memanfaatkan fitur dasarnya saja
- Minimnya keterlibatan manajemen dalam memanfaatkan data HRIS untuk strategi bisnis
- Belum adanya integrasi HRIS dengan kebutuhan strategis perusahaan
Padahal jika dieksplorasi lebih dalam, fungsi HRIS bukan hanya menyimpan data, tapi menjadi tools yang bisa mendukung pertumbuhan bisnis melalui pengelolaan SDM yang efektif dan berbasis data.
Peran Strategis HRIS/HCIS dalam Manajemen SDM
Berikut beberapa peran penting HRIS/HCIS yang sering diabaikan:
- Pengambilan Keputusan Berbasis Data (Data-Driven Decision Making)
HRIS menyajikan laporan real-time tentang kondisi karyawan mulai dari absensi, performa, turnover rate, hingga produktivitas. Data ini bisa digunakan manajemen untuk:
- Menentukan strategi rekrutmen yang lebih efektif
- Merancang program training yang sesuai kebutuhan skill gap
- Memantau produktivitas tim secara berkala
- Menyusun strategi retention karyawan
Dengan begitu, keputusan Human Resources (HR) tak lagi berdasarkan asumsi, melainkan didukung data valid.
- Efisiensi Proses Administrasi HR
HRIS membantu proses administrasi yang sebelumnya manual menjadi otomatis. Mulai dari penghitungan payroll, reimbursement, cuti, hingga pembuatan kontrak karyawan bisa dilakukan cepat dan akurat.
BEST HR, misalnya, sudah dilengkapi fitur Salary Base Schedule, Reimbursement Online, dan Employee Self Service (ESS) yang memungkinkan karyawan melakukan request mandiri tanpa harus ke bagian HR. Lihat detailnya di sini: www.bestcloud.co.id
- Manajemen Payroll dan Pajak yang Tertib
Payroll dan pengelolaan pajak karyawan sering jadi isu rumit di perusahaan. HRIS modern memungkinkan proses payroll otomatis lengkap dengan perhitungan PPh 21 hingga BPJS, sehingga mengurangi risiko human error.
Di BEST HR, fitur payroll sudah dilengkapi upload data pajak langsung menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER) tanpa konversi file ke XML. Proses yang tadinya butuh waktu berjam-jam bisa selesai dalam hitungan menit.
- Monitoring Absensi Real-Time dan Anti Manipulasi
HRIS modern dilengkapi teknologi Geo-Tagging, Face Recognition, hingga BLE (Bluetooth Low Energy) yang mampu meminimalisir fake GPS saat absensi online. Ini membantu HR memastikan kehadiran karyawan benar-benar valid sesuai lokasi yang diizinkan.
Baca juga: Absensi Online Anti Fake GPS: Fitur Canggih BEST HR
- Manajemen Training dan Pengembangan SDM
HRIS bisa mencatat aktivitas pelatihan internal maupun eksternal, sertifikat, jadwal, hingga evaluasi peserta. Data ini berguna untuk monitoring pengembangan kompetensi karyawan sekaligus merancang program training berbasis kebutuhan aktual.
- Job Grading dan Struktur Organisasi yang Rapi
Dengan HRIS, perusahaan bisa membuat job grading sistematis, menyusun struktur organisasi digital, dan mengatur level benefit berdasarkan posisi jabatan. Ini mendorong transparansi dalam jenjang karier dan penggajian.
- Pengelolaan Employee Experience (EX)
HRIS bukan hanya tentang data, tapi juga pengalaman karyawan. Mulai dari onboarding, career development, hingga exit management bisa dibuat seamless, sehingga meningkatkan kepuasan karyawan dan menekan turnover.
Dampak Nyata Penggunaan HRIS/HCIS yang Optimal
Perusahaan yang memanfaatkan HRIS/HCIS secara strategis akan merasakan:
- Peningkatan efisiensi kerja HR hingga 60%
- Pengurangan human error dalam administrasi hingga 70%
- Keputusan bisnis berbasis data SDM yang akurat
- Produktivitas tim meningkat karena proses HR lebih cepat dan transparan
- Peningkatan employee engagement karena akses layanan HR lebih mudah
Kenapa HRIS/HCIS Sekarang Jadi Kebutuhan Wajib?
HRIS/HCIS bukan lagi pilihan, tapi kebutuhan utama bagi perusahaan yang ingin bertahan di era digital. Dengan SDM sebagai aset terbesar, perusahaan harus bisa mengelola tenaga kerjanya secara sistematis, real-time, dan data-driven.
Selain itu, regulasi ketenagakerjaan di Indonesia yang terus berkembang juga mengharuskan perusahaan tertib administrasi, terutama soal payroll dan pajak karyawan. HRIS membantu perusahaan tetap comply tanpa membebani tim HR.
Kesimpulan
HRIS/HCIS bukan sekadar sistem input data karyawan. Lebih dari itu, perannya strategis dalam mendukung pengelolaan SDM yang efektif, efisien, serta berbasis data. Sistem ini mampu mengotomasi berbagai proses administratif, menyajikan laporan real-time, hingga menjadi alat bantu pengambilan keputusan bisnis.
Perusahaan yang memanfaatkan HRIS/HCIS secara optimal akan merasakan efisiensi operasional, peningkatan produktivitas SDM, hingga kemudahan comply dengan regulasi.
BEST HR – Satu solusi untuk keseluruh kerjaan HR dengan efektif dan efisien
Semua urusan end-to-end HR bisa diselesaikan dengan efektif dan efisien, yang bisa tingkatkan produktivitas hanya dengan satu solusi yaitu BEST HR.
BEST HR hadir dengan fitur lengkap mulai dari payroll, absensi online, appraisal, job grading, reimbursement, training management hingga self-service karyawan.
Kunjungi www.bestcloud.co.id sekarang dan jadikan proses HR perusahaan Anda lebih modern, akurat, dan produktif.