Dalam dunia bisnis yang terus bergerak cepat, perusahaan dituntut untuk memiliki sistem kerja yang rapi, terstruktur, dan efisien. Salah satu komponen penting dalam operasional modern adalah internal ticketing system — sebuah sistem yang mampu mengorganisasi, memantau, dan menyelesaikan berbagai tugas internal antar tim, departemen, maupun divisi.
BEST HR menghadirkan Internal Ticketing System sebagai solusi manajemen tiket tugas internal yang efektif, efisien, dan terintegrasi. Sistem ticketing internal ini membantu mengorganisasi tugas, memantau progres pekerjaan, serta menjembatani komunikasi lintas divisi dalam Artikel ini akan mengulas lengkap tentang fungsi, fitur, manfaat, serta alasan mengapa perusahaan sebaiknya beralih ke Internal Ticketing System milik BEST HR – satu platform terpusat. Dengan workflow management yang terintegrasi, tidak ada tugas yang terlewat, dan semua pekerjaan terdokumentasi secara lengkap.
Mengapa Internal Ticketing System Menjadi Kebutuhan Perusahaan Saat Ini
Dalam bisnis, volume pekerjaan yang terus meningkat dan tuntutan kolaborasi antar tim membuat pengelolaan tugas secara manual tidak lagi cukup. Tanpa sistem ticketing internal yang terorganisasi, perusahaan berisiko menghadapi masalah seperti keterlambatan penyelesaian tugas, miskomunikasi, serta laporan kerja yang tidak terdokumentasi.
Internal Ticketing System hadir untuk menjawab kebutuhan tersebut dengan menyediakan sistem manajemen tugas yang sistematis. Dengan software HR berbasis tiket, perusahaan dapat mengatur workflow pekerjaan, memonitor progres real-time, dan memperkuat kolaborasi lintas divisi secara efektif.
Apa Itu Internal Ticketing System BEST HR?
Internal Ticketing System BEST HR adalah fitur manajemen tugas internal yang memungkinkan perusahaan mengelola pekerjaan secara terstruktur, memonitor status tugas, serta menjembatani komunikasi antar divisi dalam satu platform terintegrasi.
Setiap tiket tugas dapat diklasifikasikan, dipantau statusnya, didokumentasikan dengan lengkap, dan diproses dengan jelas siapa yang bertanggung jawab (Person in Charge/PIC). Sistem ini memastikan pekerjaan berjalan lebih transparan, terkontrol, dan minim risiko miskomunikasi.
Fungsi Internal Ticketing System BEST HR
Internal Ticketing System dalam BEST HR memiliki beberapa fungsi strategis yang sangat bermanfaat bagi perusahaan, di antaranya:
- Mengorganisasi Sistem Manajemen Pekerjaan
Sistem ini memastikan setiap pekerjaan internal tercatat rapi dalam satu platform digital. Tidak ada lagi tugas yang terlupa atau tidak terdokumentasi. Semua pekerjaan dari berbagai departemen tercatat jelas, lengkap dengan informasi dan penanggung jawabnya. - Mengumpulkan, Melacak, dan Memonitor Pekerjaan Secara Digital
Setiap ticket yang dibuat dapat dipantau statusnya secara real-time. Mulai dari siapa yang membuat, siapa yang menangani, sampai sejauh mana progres pekerjaan tersebut. - Mengintegrasikan Berbagai Informasi Internal Perusahaan
BEST HR Internal Ticketing System menghubungkan berbagai informasi pekerjaan internal dalam satu sistem terpusat. Tidak perlu lagi bertukar email atau chat terpisah, karena semua informasi dan file pendukung dapat diunggah dan dilampirkan langsung di ticket terkait. - Menjembatani Interaksi Antar Tim, Departemen, dan Divisi
Dengan adanya sistem ticketing, komunikasi pekerjaan menjadi lebih efektif. Setiap tim atau departemen yang terlibat bisa melakukan diskusi langsung di dalam ticket, melakukan revisi, hingga menyelesaikan pekerjaan bersama secara digital tanpa harus meeting offline berulang kali.
Cara Kerja Internal Ticketing System BEST HR
Agar lebih jelas, berikut gambaran alur kerja Internal Ticketing System BEST HR:
1. Pembuatan Tiket
Ketika ada permintaan, laporan, atau pekerjaan baru, karyawan atau divisi terkait bisa membuat tiket di sistem. Di sini, mereka akan mengisi subject, deskripsi pekerjaan, jenis tiket, dan deadline pekerjaan.
2. Klasifikasi Tiket
Tiket dikelompokkan berdasarkan tipe: Request, Daily Activity, Laporan, Budget, dan lainnya. Fitur ini memastikan semua tiket bisa disortir dan dicari dengan mudah sesuai kategori tugas.
3. Alokasi ke Person in Charge (PIC)
Setiap tiket bisa langsung dialokasikan ke satu atau beberapa PIC yang bertanggung jawab. Sistem ini mendukung kerja kolaboratif karena memungkinkan beberapa PIC terlibat dalam satu tiket.
4. Update Status Secara Real-Time
PIC dapat memperbarui status tiket, mulai dari Open, In Progress, Reviewed, hingga Done dan Closed. Semua progres tercatat otomatis dan bisa dipantau oleh seluruh tim terkait.
5. Attachment dan Reference
Jika pekerjaan memerlukan dokumen pendukung, pengguna dapat melampirkan file langsung di dalam tiket. Semua file tersimpan aman dan bisa diakses kapan saja.
6. Review, Approve, dan Close
Saat pekerjaan selesai, tiket akan direview, disetujui, lalu ditandai Closed. Seluruh riwayat aktivitas tetap tersimpan di sistem untuk kebutuhan laporan dan audit. Dengan alur yang rapi seperti ini, pekerjaan di perusahaan berjalan lebih terstruktur, progres terpantau real-time, dan risiko miskomunikasi antar tim bisa diminimalisir.
Fitur-Fitur Internal Ticketing System BEST HR
BEST HR Internal Ticketing System hadir dengan berbagai fitur unggulan, di antaranya:
Ticket Type
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menentukan jenis-jenis ticket sesuai kebutuhan operasional. Menariknya, di BEST HR Ticket Type ini bersifat customizable. Artinya, perusahaan dapat membuat kategori ticket sesuai jenis pekerjaan yang dikelola. Beberapa contohnya:
- Request Pengadaan Barang
- Laporan Kerusakan
- Budget Approval
- Daily Activity
- IT Request
- Permintaan Data Karyawan
Dengan kategori ticket yang bisa disesuaikan ini, perusahaan dapat mengatur workflow pekerjaan dengan lebih spesifik dan jelas sesuai kebutuhan tiap divisi.
Group Type
Group Type berfungsi untuk mengelompokkan ticket berdasarkan kategori atau jenis aktivitas tertentu. Misalnya:
- To Do List
- Urgent Request
- Maintenance
- Project Internal
Sama seperti Ticket Type, Group Type di BEST HR juga bisa di-custom sesuai dengan struktur pekerjaan di perusahaan.
Ticket Information
Dalam setiap ticket, informasi yang tercatat meliputi:
- Subject: Judul atau nama pekerjaan.
- Description: Deskripsi detail mengenai pekerjaan atau permintaan.
- Created Date & Due Date: Tanggal ticket dibuat dan tenggat waktu penyelesaiannya.
- Created By: Nama pembuat ticket.
Informasi ini menjadi dasar utama untuk memonitor setiap pekerjaan yang masuk ke sistem.
Ticket Detail
Menyediakan ruang penjelasan tujuan dan konteks pekerjaan secara rinci, sehingga PIC memahami ekspektasi yang diinginkan.
Person in Charge
Setiap ticket dapat langsung ditujukan ke PIC atau beberapa PIC sekaligus. Ini membuat penugasan menjadi jelas dan pekerjaan lebih terarah. Pihak-pihak yang ditunjuk dapat memantau, memberikan update, atau menyelesaikan tugas sesuai perannya.
Attachment
Pengguna dapat melampirkan file-file pendukung seperti dokumen, gambar, atau spreadsheet langsung ke dalam ticket. Ini memudahkan crosscheck dan mempercepat proses pekerjaan karena informasi pendukung berada di satu tempat.
Discussion
Setiap ticket menyediakan fitur diskusi, sehingga pihak terkait bisa berkomunikasi langsung di dalam ticket. Selain teks, pengguna juga bisa melampirkan file dalam diskusi ini. Tidak perlu lagi email-email terpisah atau chat group yang tercecer.
Reference
Menyimpan referensi tambahan yang berkaitan dengan tugas.
Status Management
BEST HR menyediakan opsi status yang lengkap dan bisa diatur sesuai kebutuhan workflow perusahaan, di antaranya:
- Open
Status awal saat tiket baru dibuat dan didaftarkan ke dalam sistem. Artinya, tiket tersebut sudah tercatat namun belum ada aktivitas atau proses lebih lanjut. Semua stakeholder bisa melihat tiket ini sebagai daftar pekerjaan baru yang perlu segera ditindaklanjuti.
Contoh: Seorang staf HR membuat tiket permintaan approval anggaran training karyawan, dan statusnya otomatis menjadi Open. - In Progress
Ketika pekerjaan pada tiket tersebut mulai dikerjakan oleh PIC atau tim yang ditunjuk, statusnya diubah menjadi In Progress. Status ini membantu semua pihak mengetahui bahwa tugas tersebut sudah berjalan dan tidak lagi menunggu tindakan.
Manfaat: Meminimalisir miskomunikasi antar divisi karena semua bisa memonitor progres real-time. - Reviewed
Status ini digunakan ketika tiket sudah selesai dikerjakan dan sedang dalam proses review oleh atasan atau pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan kualitas, kelengkapan data, atau validitas pekerjaan sebelum disetujui atau dilanjutkan.
Contoh: Laporan sudah selesai dibuat oleh staf, kemudian atasan melakukan pengecekan sebelum disetujui. - Finish Update
Digunakan ketika PIC sudah menyelesaikan semua update yang diminta pada tiket tersebut, dan siap ditinjau kembali atau dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Kelebihan: Mencegah informasi tercecer karena setiap update tercatat rapi sesuai status. - Done
Status ini menunjukkan bahwa semua pekerjaan terkait tiket tersebut telah selesai, tidak ada catatan tambahan, dan seluruh pihak terkait telah menyetujui hasil akhirnya.
Contoh: Permintaan perbaikan jaringan internet kantor yang sebelumnya In Progress sudah selesai dikerjakan, dicek, dan disetujui. - Approved
Status ini diberikan setelah tiket mendapat persetujuan formal dari pihak berwenang. Biasanya digunakan untuk tiket yang memerlukan otorisasi tertentu, seperti pengajuan budget, pembelian barang, atau permintaan kebijakan.
Keunggulan: Memastikan seluruh approval tercatat resmi dan terdokumentasi di sistem. - Need Review
Menandakan bahwa tiket memerlukan perhatian ulang atau pengecekan tambahan sebelum dapat dilanjutkan atau disetujui.
Fungsi: Mempercepat proses feedback antar tim dan menghindari pekerjaan yang keliru atau belum lengkap. - Hold
Status sementara saat tiket harus ditunda karena alasan tertentu, seperti menunggu konfirmasi pihak ketiga, dokumen tambahan, atau persetujuan manajemen.
Manfaat: Menghindari tiket menjadi outstanding tanpa alasan jelas, karena semua proses pending memiliki keterangan status. - Rejected
Tiket ditolak karena alasan yang sudah ditentukan, misalnya pengajuan tidak memenuhi syarat, data tidak valid, atau tidak sesuai prosedur.
Penting: Meningkatkan akuntabilitas karena setiap keputusan penolakan memiliki rekam jejak yang bisa dilacak. - Ready to Update
Tiket yang sudah melewati proses review dan perlu diperbarui atau ditindaklanjuti sesuai arahan reviewer atau atasan.
Manfaat: Memastikan tidak ada informasi yang terlewat saat proses revisi atau update data. - Outstanding
Status ini menandai tiket yang sudah melewati due date atau waktu penyelesaiannya, namun belum ditindaklanjuti atau diselesaikan. Sistem akan memberikan notifikasi agar PIC atau supervisor segera melakukan tindakan.
Nilai Tambah: Membantu tim monitoring melakukan follow-up dan mencegah tiket terbengkalai. - Close
Tiket yang sudah selesai dikerjakan dan seluruh proses administratif maupun approval telah selesai, akan diberi status Close. Artinya tiket tersebut ditutup secara resmi dan menjadi arsip sistem.
Fungsi: Memudahkan historical tracking bila sewaktu-waktu data tersebut perlu diakses kembali. - Cancelled
Status diberikan apabila tiket dibatalkan oleh pembuat tiket atau supervisor karena alasan tertentu, seperti permintaan sudah tidak relevan atau diganti dengan tiket baru.
Kelebihan: Memastikan daftar pekerjaan tetap bersih dan up to date.
Dengan status ini, manajemen dapat memantau perkembangan tiap pekerjaan secara akurat.
Sort Data
Memudahkan filter dan pencarian tiket berdasarkan kategori tertentu.
Edit Ticketing
Memberikan fleksibilitas untuk mengubah informasi tiket sesuai kebutuhan.
Manfaat Internal Ticketing System BEST HR untuk Perusahaan
Menggunakan Internal Ticketing System BEST HR memberikan dampak strategis bagi perusahaan. Beberapa manfaat utamanya antara lain:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan sistem kerja yang terstruktur, seluruh tugas tercatat rapi. Proses alur pekerjaan menjadi lebih cepat, jelas, dan terdokumentasi.
2. Meningkatkan Kolaborasi Antar Divisi
Sistem memungkinkan koordinasi kerja lintas tim dengan mudah. PIC bisa ditentukan, beberapa orang bisa ditag dalam tiket yang sama, sehingga pekerjaan lebih cepat ditindaklanjuti.
3. Memudahkan Monitoring Progres Kerja
Seluruh progres pekerjaan dapat dipantau real-time. Manajemen bisa mengetahui tugas mana yang masih berjalan, tertunda, atau sudah selesai.
4. Memastikan Akuntabilitas Setiap Pekerjaan
Setiap tiket mencatat siapa yang membuat, siapa yang ditugaskan, hingga riwayat perubahan status. Ini membuat akuntabilitas pekerjaan di perusahaan terjaga.
5. Meningkatkan Transparansi Proses Kerja
Semua tugas dan pekerjaan terdata dalam sistem. Tidak ada pekerjaan yang terlewat atau tertunda tanpa alasan yang jelas.
6. Memudahkan Proses Audit dan Evaluasi
Karena semua pekerjaan terdokumentasi, perusahaan dapat melakukan audit operasional atau evaluasi performa kerja dengan mudah.
Kesimpulan
Internal Ticketing System BEST HR bukan sekadar tools pengingat tugas, melainkan fondasi penting membangun budaya kerja yang transparan, terstruktur, dan kolaboratif. Dengan fitur lengkap dan monitoring real-time, sistem ini meningkatkan produktivitas dan memastikan setiap pekerjaan selesai tepat waktu.
Wujudkan Sistem Kerja Terstruktur di Perusahaan Anda!
Optimalkan pengelolaan tugas dan komunikasi antar tim dengan BEST HR Internal Ticketing System. Manfaatkan fitur penugasan fleksibel, pelacakan status real-time, dan integrasi dokumen untuk kerja yang lebih terorganisir dan fokus.
Jangan biarkan kendala koordinasi menghambat kemajuan bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan HR bersama tim profesional kami dan dapatkan demo gratis BEST HR Internal Ticketing System sekarang juga. Transformasi cara kerja tim Anda dimulai di sini — buat setiap tiket berarti dan pekerjaan selesai tepat waktu. Saatnya #pakeBESTHR agar pekerjaan HR lebih efektif, efisien, dan produktif.
