Ketika sudah memutuskan untuk resign dari pekerjaan, mencari contoh surat pengunduran diri yang tepat adalah langkah penting. Ini bukan sekadar formalitas, tetapi cara untuk menunjukkan profesionalitas hingga hari terakhir bekerja.
Mengundurkan diri bukan keputusan yang mudah. Baik karena alasan keluarga, kesehatan, ingin mengejar peluang baru, atau merasa tidak lagi cocok dengan lingkungan kerja, surat resign yang ditulis dengan baik bisa membantu menjaga hubungan baik dengan perusahaan dan tidak meninggalkan kesan buruk. Hal ini sangat penting untuk reputasi profesional, referensi kerja, maupun peluang networking ke depannya.
Selain itu, tidak semua perusahaan menyediakan format resmi untuk surat pengunduran diri. Memahami struktur dan cara penulisan yang tepat akan sangat membantu agar proses transisi berjalan lebih lancar.
Oleh karena itu, di artikel ini Anda akan menemukan lebih dari 16 contoh surat pengunduran diri kerja untuk berbagai situasi dan alasan. Mulai dari resign karena alasan keluarga hingga pindah domisili, lengkap dengan panduan menulis surat yang sopan, ringkas, dan profesional. Yuk, simak panduan lengkapnya.
Pengertian dan Tujuan Surat Pengunduran Diri Kerja
Surat pengunduran diri kerja adalah dokumen resmi yang dikirimkan karyawan kepada perusahaan sebagai pernyataan bahwa mereka akan berhenti dari jabatannya. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan formal yang mencakup tanggal efektif pengunduran diri, alasan singkat resign, dan biasanya diserahkan minimal satu bulan sebelum tanggal terakhir bekerja (one month notice).
Sebagai dokumen resmi, surat pengunduran diri memiliki beberapa tujuan penting dalam konteks profesional. Mulai dari aspek administratif hingga menjaga hubungan baik, berikut adalah fungsi-fungsi utama yang perlu Anda ketahui.
Menunjukkan Profesionalitas dan Etika
Menulis surat pengunduran diri yang baik adalah cerminan dari etika profesional dan sikap dewasa dalam menghadapi perubahan karier. Ini menunjukkan bahwa Anda menghormati prosedur perusahaan dan tidak meninggalkan pekerjaan secara mendadak tanpa pemberitahuan yang layak.
Profesionalitas dalam resign juga berarti memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk melakukan penyesuaian. Dengan menyerahkan surat pengunduran diri sesuai ketentuan (biasanya one month notice), Anda membantu perusahaan mempersiapkan transisi dengan baik tanpa mengganggu operasional yang sedang berjalan.
Selain itu, menunjukkan profesionalitas juga dapat diwujudkan dengan menawarkan bantuan selama masa transisi. Misalnya, Anda bisa menyelesaikan proyek yang sedang berjalan, mendokumentasikan proses kerja, atau merekomendasikan pengganti yang sesuai. Langkah ini menunjukkan kepedulian Anda terhadap keberlangsungan tim yang ditinggalkan.
Surat resign yang sopan dan terstruktur akan meninggalkan kesan positif di mata atasan dan rekan kerja. Hal ini penting karena reputasi profesional yang baik akan mengikuti Anda sepanjang karier, bahkan setelah pindah ke tempat kerja yang baru.
Memberi Informasi yang Jelas tentang Status Karyawan
Surat pengunduran diri berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang memberikan informasi jelas tentang perubahan status karyawan. Dokumen ini mencatat tanggal efektif pengunduran diri, sehingga HR dan manajemen dapat mempersiapkan proses transisi dengan baik.
Informasi yang jelas dalam surat ini membantu perusahaan mengatur hal-hal administratif seperti penggajian terakhir, tunjangan, dan proses serah terima pekerjaan. Tanpa surat formal, bisa terjadi kebingungan mengenai kapan tepatnya hubungan kerja berakhir, yang dapat memengaruhi aspek legal atau keuangan.
Selain untuk keperluan internal perusahaan, surat pengunduran diri juga dapat berguna sebagai dokumen pendukung di masa depan, seperti saat mengurus klaim ketenagakerjaan, melamar kerja di tempat baru, atau menyusun riwayat pekerjaan yang lengkap. Oleh karena itu, surat ini tidak hanya penting untuk saat ini, tetapi juga berfungsi sebagai arsip profesional Anda dalam jangka panjang.
Menjaga Hubungan Baik dengan Perusahaan
Tujuan utama lainnya adalah mempertahankan hubungan baik dengan perusahaan dan rekan kerja. Surat pengunduran diri yang ditulis dengan nada positif dan berisi ucapan terima kasih akan meninggalkan kesan yang baik.
Hubungan baik ini sangat berharga untuk masa depan karier Anda. Perusahaan lama bisa menjadi referensi untuk pekerjaan baru, memberikan rekomendasi, atau bahkan membuka peluang kerja sama di kemudian hari. Jangan pernah membakar jembatan dengan cara resign yang tidak profesional.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Mengajukan Surat Pengunduran Diri
Menulis surat pengunduran diri bukan hanya soal teknis administratif, tapi juga langkah strategis yang bisa berdampak besar pada karier dan reputasi profesional Anda ke depan. Banyak karyawan yang terburu-buru mengajukan resign tanpa pertimbangan matang, dan akhirnya menyesali keputusan tersebut.
Beberapa hal yang perlu dipikirkan antara lain: kesiapan mental dan finansial, alasan utama di balik keputusan resign, serta kesiapan untuk menjalani transisi tanpa menimbulkan beban bagi tim. Selain itu, memahami kebijakan perusahaan, berkomunikasi secara profesional, dan memastikan penyelesaian tugas sebelum hari terakhir juga menjadi faktor penting yang tidak boleh diabaikan.
Agar proses ini berjalan lancar dan tetap profesional, mari bahas lebih lanjut empat pertimbangan utama sebelum mengajukan surat pengunduran diri.
Alasan Pengunduran Diri yang Umum dan Wajar
Sebelum mengajukan surat pengunduran diri, tanyakan pada diri sendiri: apakah alasan Anda untuk resign benar-benar rasional dan sudah dipikirkan matang? Banyak orang terburu-buru mengundurkan diri karena merasa tidak cocok, terlalu stres, atau kecewa pada situasi tertentu di tempat kerja. Jika keputusan diambil dalam kondisi emosional atau karena tekanan sesaat, besar kemungkinan Anda akan menyesalinya di kemudian hari.
Beberapa orang, misalnya, memutuskan resign karena konflik kecil dengan rekan kerja atau ketidakcocokan sementara dengan manajer. Namun, setelah mundur, mereka menyadari bahwa masalah tersebut sebenarnya bisa diselesaikan secara internal, seperti melalui diskusi dengan atasan, negosiasi beban kerja, atau permintaan pindah divisi. Penting untuk membedakan antara masalah yang bisa diatasi dan alasan yang memang valid untuk mencari lingkungan kerja baru.
Dengan mempertimbangkan alasan secara rasional, Anda juga bisa menyusun surat pengunduran diri yang terdengar logis dan profesional jika nantinya perlu mencantumkan alasan secara singkat di dalamnya.
Memahami Aturan dan Prosedur Resign di Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki prosedur resign yang berbeda. Sebelum menulis surat pengunduran diri, pastikan Anda memahami aturan internal perusahaan terkait pengajuan resign. Umumnya, karyawan diwajibkan memberikan pemberitahuan minimal satu bulan sebelumnya (one month notice), namun ada juga perusahaan yang menetapkan dua minggu atau bahkan lebih lama, tergantung perjanjian kerja.
Selain memahami aturan umum, penting juga untuk:
- Meninjau kembali kontrak kerja, terutama bila terdapat klausul penalti, perjanjian non-kompetisi, atau ketentuan tentang pemberhentian secara sepihak.
- Memastikan pengembalian semua aset milik perusahaan seperti laptop, ID card, dokumen, atau akses sistem agar tidak menjadi masalah administratif di kemudian hari.
- Menyelesaikan semua kewajiban administratif dan pekerjaan yang masih tertunda agar proses transisi berjalan lancar.
Mematuhi prosedur formal ini bukan hanya soal etika, tapi juga langkah penting agar proses resign Anda sah secara hukum dan tidak menimbulkan konflik atau hambatan di masa depan, termasuk saat meminta referensi atau mengurus dokumen pengalaman kerja.
Komunikasi yang Efektif dengan Atasan
Sebelum menyerahkan surat pengunduran diri, pastikan Anda melakukan komunikasi langsung dengan atasan. Jangan biarkan surat menjadi kejutan—berbicaralah terlebih dahulu secara empat mata untuk menyampaikan niat resign dan alasannya secara singkat namun sopan.
Komunikasi yang terbuka dan jujur akan membantu menjaga hubungan baik dan menunjukkan bahwa Anda menghargai peran atasan dalam perjalanan karier Anda. Ini juga memberi kesempatan bagi atasan untuk merencanakan transisi, termasuk menentukan waktu pengunduran diri yang ideal dan rencana serah terima tugas.
Setelah pembicaraan selesai, barulah Anda menindaklanjutinya dengan surat resmi sebagai dokumentasi tertulis. Pendekatan ini tidak hanya profesional, tapi juga memperlihatkan empati terhadap situasi tim dan perusahaan.
Selesaikan Tugas dan Persiapkan Handover
Setelah mengajukan surat pengunduran diri, tanggung jawab Anda belum selesai sampai hari terakhir bekerja. Menyelesaikan semua tugas yang masih berjalan adalah bentuk komitmen profesional yang menunjukkan bahwa Anda tidak meninggalkan beban bagi tim. Hindari meninggalkan pekerjaan yang belum rampung atau proyek yang belum didokumentasikan dengan baik.
Selain itu, siapkan dokumen handover atau serah terima pekerjaan yang jelas. Ini bisa berupa catatan tugas harian, status proyek, daftar kontak internal/eksternal, hingga instruksi penting yang perlu diketahui oleh pengganti Anda. Jika memungkinkan, bantu proses onboarding karyawan baru atau rekan yang akan mengambil alih tanggung jawab Anda.
Sikap proaktif seperti ini tidak hanya membantu perusahaan, tetapi juga akan meninggalkan kesan positif tentang etika kerja dan rasa tanggung jawab Anda. Hal ini bisa sangat berguna saat Anda membutuhkan referensi di masa depan atau ingin tetap menjaga relasi profesional yang sehat.
Format dan Struktur Umum Surat Pengunduran Diri
Setelah mempertimbangkan keputusan untuk resign secara matang, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa surat pengunduran diri yang Anda buat tersusun dengan baik. Meski terkesan sederhana, format surat ini berperan penting dalam menyampaikan keputusan Anda secara profesional dan jelas.
Surat pengunduran diri yang baik tidak harus panjang. Yang terpenting adalah strukturnya ringkas, padat, dan memuat elemen-elemen penting seperti identitas, maksud pengunduran diri, tanggal efektif, serta ucapan terima kasih kepada perusahaan. Format yang tepat akan mempermudah HR dalam memproses pengunduran diri Anda secara administratif dan memperlihatkan sikap yang profesional sampai akhir masa kerja.
Mari bahas satu per satu struktur dasar surat pengunduran diri yang umum digunakan.
Kepala dan Salam Pembuka
Bagian kepala surat berfungsi sebagai pembuka resmi dan harus ditulis dengan format yang rapi. Meskipun terlihat sederhana, detail pada bagian ini mencerminkan profesionalitas Anda dalam menyampaikan pengunduran diri.
Beberapa elemen yang perlu dicantumkan di bagian ini antara lain:
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nama lengkap penerima surat (misalnya: HR Manager atau atasan langsung)
- Nama perusahaan dan/atau divisi
- Salam pembuka, seperti “Yth. [Nama atau Jabatan]” atau “Kepada [Nama Penerima] di tempat”
Pastikan penulisan salam pembuka tetap sopan dan sesuai dengan budaya perusahaan. Hindari penggunaan bahasa informal atau sapaan yang terlalu pribadi.
Isi Surat dengan Ucapan Terima Kasih dan Penjelasan Singkat
Bagian isi adalah inti dari surat pengunduran diri Anda. Inilah tempat Anda menyampaikan keputusan untuk berhenti bekerja secara langsung namun tetap penuh rasa hormat. Bahasa yang digunakan sebaiknya tetap formal, sopan, dan tidak bertele-tele.
Mulailah dengan menyebutkan identitas singkat Anda dan posisi yang saat ini dijabat. Setelah itu, nyatakan dengan jelas bahwa Anda mengajukan pengunduran diri dan sebutkan tanggal efektifnya. Di bagian yang sama, ungkapkan apresiasi atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama bekerja.
Anda juga dapat menyisipkan permohonan maaf bila selama masa kerja ada kekurangan, serta harapan baik bagi perusahaan ke depannya. Meskipun penjelasan alasan resign tidak wajib ditulis secara rinci, kalimat seperti “karena alasan pribadi dan profesional” sudah cukup mewakili dalam banyak kasus.
Untuk membantu Anda merangkai isi surat dengan tepat, berikut beberapa unsur yang ideal untuk dicantumkan:
- Nama dan posisi jabatan Anda saat ini
- Tanggal efektif pengunduran diri
- Ucapan terima kasih atas pengalaman kerja
- Permohonan maaf jika ada kesalahan selama bekerja
- Harapan baik bagi perusahaan ke depan
Penutup yang Profesional dan Sopan
Penutup surat pengunduran diri merupakan bagian penting untuk mempertegas niat Anda sekaligus menutup komunikasi secara baik-baik. Meskipun terlihat singkat, bagian ini mencerminkan bagaimana Anda ingin diingat oleh perusahaan.
Contoh kalimat penutup yang profesional dan sopan:
“Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan. Saya berharap perusahaan semakin sukses ke depannya.”
“Saya siap membantu proses transisi dan menyelesaikan tanggung jawab yang masih ada hingga hari terakhir saya bekerja.”
Dua hal utama yang sebaiknya Anda sampaikan dalam penutup:
- Komitmen untuk menyelesaikan pekerjaan yang tersisa atau membantu transisi
- Ucapan terima kasih disertai harapan positif terhadap perusahaan
Setelah paragraf penutup, jangan lupa tambahkan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Salam hormat”, lalu diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap Anda.
Kumpulan Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja Sesuai Alasan, Format, dan Jabatan
Tidak semua surat pengunduran diri ditulis dengan alasan yang sama. Ada yang resign karena alasan pribadi, ada pula yang pindah ke perusahaan lain, atau bahkan ingin fokus pada keluarga. Selain itu, gaya penulisan surat juga bisa berbeda tergantung dari posisi jabatan dan budaya perusahaan.
Di bagian ini, kami menyajikan berbagai contoh surat pengunduran diri kerja yang bisa Anda jadikan referensi. Setiap contoh disesuaikan dengan:
- Alasan pengunduran diri: mulai dari alasan pribadi, kesehatan, hingga pindah ke tempat kerja baru.
- Format penulisan: termasuk versi sederhana, resmi, hingga versi tulis tangan.
- Jabatan atau posisi: mencakup karyawan, supervisor, hingga level manajerial.
Dengan referensi yang sesuai konteks, Anda bisa menyusun surat pengunduran diri yang tepat, sopan, dan tetap menjaga profesionalitas. Silakan pilih contoh yang paling relevan dengan situasi Anda.
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja karena Alasan Keluarga
Bandung, 11 Juni 2025
Kepada Yth.
HRD Manager
PT Nusantara Jaya
Jl. Merdeka No. 123
Bandung
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Rina Kusuma
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Operasional
bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari PT Nusantara Jaya terhitung mulai tanggal 11 Juli 2025.
Keputusan ini saya ambil dengan pertimbangan keluarga yang membutuhkan perhatian dan waktu lebih dari saya dalam jangka panjang. Oleh karena itu, saya merasa tidak dapat menjalankan tugas secara maksimal jika tetap berada di posisi saat ini.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan untuk belajar dan berkembang selama bergabung dengan perusahaan ini. Tak lupa saya juga mohon maaf apabila terdapat kesalahan atau kekurangan selama masa kerja saya.
Saya berkomitmen untuk membantu proses transisi sebaik mungkin hingga hari terakhir bekerja agar tidak mengganggu jalannya operasional tim.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Rina Kusuma
Contoh Surat Pengunduran Diri karena Alasan Pribadi
Yogyakarta, 11 Juni 2025
Kepada Yth.
HRD PT Sumber Energi Nusantara
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Content Specialist di PT Sumber Energi Nusantara, terhitung sejak tanggal 30 Juni 2025.
Keputusan ini saya ambil setelah melalui pertimbangan panjang terkait arah dan prioritas pribadi yang ingin saya jalani ke depan. Selama bekerja di perusahaan ini, saya banyak belajar dan tumbuh, baik secara profesional maupun personal. Namun, saat ini saya merasa perlu memberi ruang untuk mengeksplorasi hal-hal yang selama ini tertunda.
Saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya atas kesempatan, dukungan, dan kerja sama yang telah saya terima selama ini. Semoga hubungan baik yang telah terjalin dapat terus terjaga, dan saya berharap PT Sumber Energi Nusantara semakin maju dan sukses di masa mendatang.
Demikian surat ini saya sampaikan. Saya siap membantu proses transisi agar pekerjaan dapat dilanjutkan dengan lancar oleh rekan yang akan menggantikan saya.
Hormat saya,
Angga Wiratama
Contoh Surat Pengunduran Diri karena Pindah Domisili
Yth. HRD Manager
PT Sumber Mandiri Sejahtera
Jakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya, Aditya Ramadhan, ingin mengajukan pengunduran diri dari posisi Staff Administrasi di PT Sumber Mandiri Sejahtera, terhitung mulai tanggal 30 Juni 2025.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan rencana kepindahan domisili keluarga saya ke Yogyakarta dalam waktu dekat. Situasi ini membuat saya tidak dapat lagi melaksanakan tanggung jawab pekerjaan secara optimal dari lokasi saat ini.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan selama saya bekerja di perusahaan ini. Lingkungan kerja yang suportif serta pengalaman yang saya peroleh menjadi bekal berharga dalam perjalanan karier saya ke depan.
Saya akan memastikan semua pekerjaan terselesaikan sebelum hari terakhir, serta bersedia membantu proses transisi kepada rekan yang akan menggantikan posisi saya.
Demikian surat ini saya sampaikan. Semoga PT Sumber Mandiri Sejahtera terus berkembang dan sukses.
Hormat saya,
Aditya Ramadhan
Contoh Surat Pengunduran Diri karena Ingin Buka Usaha Sendiri
Yth. Pimpinan
CV Bintang Jaya
Bandung
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Intan Permatasari
Jabatan: Supervisor Operasional
Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari CV Bintang Jaya terhitung tanggal 15 Juli 2025.
Keputusan ini tidak saya buat dengan tergesa, melainkan setelah melalui banyak pertimbangan. Selama beberapa tahun terakhir, saya mulai mengembangkan minat di bidang usaha makanan rumahan. Kini, saya memutuskan untuk fokus menjalani usaha tersebut secara penuh sebagai bentuk pengembangan diri dan tantangan baru dalam karier saya.
Saya sangat menghargai segala kesempatan, pelajaran, dan dukungan yang telah saya dapatkan selama bekerja di CV Bintang Jaya. Terima kasih atas bimbingan yang telah diberikan kepada saya oleh rekan dan atasan, yang telah membentuk saya menjadi pribadi yang lebih profesional.
Saya berkomitmen menyelesaikan semua tanggung jawab sebelum masa kerja berakhir serta mendukung proses serah terima dengan pihak yang ditunjuk.
Demikian surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Semoga perusahaan terus maju dan semakin sukses ke depannya.
Hormat saya,
Intan Permatasari
Contoh Surat Pengunduran Diri karena Mendapat Beasiswa
Yth. Kepala Departemen SDM
PT Nusantara Solusi Digital
Surabaya
Dengan hormat,
Saya, Raka Prasetyo, yang saat ini menjabat sebagai Junior Data Analyst di PT Nusantara Solusi Digital, dengan ini mengajukan pengunduran diri efektif per tanggal 1 Agustus 2025.
Keputusan ini saya ambil seiring diterimanya saya sebagai penerima beasiswa penuh untuk melanjutkan studi Magister di bidang Data Science di Universitas Gadjah Mada. Melanjutkan pendidikan merupakan langkah penting dalam pengembangan kompetensi saya, yang juga diharapkan akan memberi kontribusi lebih besar bagi dunia kerja ke depan.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan perusahaan kepada saya selama ini. Pengalaman, tantangan, dan pembelajaran yang saya dapatkan di sini akan selalu saya ingat dan jadikan fondasi yang kuat dalam perjalanan akademik saya selanjutnya.
Saya berkomitmen untuk menyelesaikan seluruh tanggung jawab serta membantu proses transisi sebelum masa kerja saya berakhir. Semoga PT Nusantara Solusi Digital terus berkembang dan menjadi pionir di industri digital Indonesia.
Hormat saya,
Raka Prasetyo
Contoh Surat Pengunduran Diri karena Alasan Kesehatan
Kepada Yth.
HRD PT Sejahtera Bersama
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Sinta Dewi
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Keuangan
Mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi saya di PT Sejahtera Bersama, terhitung per tanggal 1 Agustus 2025.
Keputusan ini saya ambil dengan pertimbangan kondisi kesehatan yang akhir-akhir ini menurun dan membutuhkan perhatian serta penanganan lebih intensif. Setelah berkonsultasi dengan dokter dan keluarga, saya menyadari bahwa untuk sementara waktu saya perlu beristirahat dan memfokuskan diri pada proses pemulihan.
Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan, kepercayaan, dan pengalaman berharga yang telah saya dapatkan selama bekerja di perusahaan ini. Saya juga memohon maaf apabila terdapat kekurangan atau kesalahan selama masa kerja saya.
Saya berkomitmen untuk menyelesaikan seluruh tanggung jawab saya dan membantu proses serah terima pekerjaan sebelum tanggal efektif pengunduran diri.
Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas pengertiannya.
Hormat saya,
Sinta Dewi
Contoh Surat Pengunduran Diri karena Menerima Tawaran Kerja Baru
Kepada Yth.
Kepala HRD PT Prima Solusi
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dimas Kurniawan
Jabatan: Marketing Executive
Dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari PT Prima Solusi terhitung mulai tanggal 15 Agustus 2025.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan tawaran pekerjaan lain yang sejalan dengan rencana pengembangan karier saya ke depan. Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan oleh PT Prima Solusi, serta semua pengalaman dan ilmu yang saya peroleh selama bekerja di sini.
Saya mohon maaf apabila terdapat kekurangan selama saya menjalankan tanggung jawab di perusahaan ini, dan saya siap membantu proses transisi serta menyerahkan pekerjaan saya dengan sebaik-baiknya sebelum hari terakhir.
Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Dimas Kurniawan
Contoh Surat Pengunduran Diri Sederhana
Yth. Manajer HRD
CV Karya Abadi
Semarang
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya, Lina Sari, bermaksud mengajukan pengunduran diri dari posisi Customer Service di CV Karya Abadi, terhitung mulai tanggal 20 Juni 2025.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman kerja yang telah saya dapatkan selama bergabung di perusahaan ini. Saya berharap CV Karya Abadi semakin sukses ke depannya.
Demikian surat ini saya sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kekurangan selama saya bekerja, dan saya siap membantu proses transisi sebaik mungkin sebelum resmi mengundurkan diri.
Hormat saya,
Lina Sari
Contoh Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan
Versi Formal (Cocok untuk perusahaan besar)
Bandung, 10 Juni 2025
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD
PT Sentosa Abadi Makmur
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Maria Fransisca Dewanti
Jabatan: Staff Administrasi
NIK: 20220315
Mengajukan pengunduran diri dari PT Sentosa Abadi Makmur terhitung mulai tanggal 10 Juli 2025.
Keputusan ini saya ambil atas pertimbangan pribadi, setelah melalui diskusi dengan keluarga dan pertimbangan karier ke depan.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah saya dapatkan selama bekerja di perusahaan ini. Mohon maaf apabila selama bekerja terdapat kesalahan yang disengaja maupun tidak.
Besar harapan saya agar hubungan baik ini dapat terus terjaga di masa mendatang.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Maria Fransisca Dewanti
Versi Sederhana dan Ringkas (Cocok untuk perusahaan kecil/kasual)
Yogyakarta, 3 Juni 2025
Kepada Yth.
Pimpinan Toko Buku Pelita
Dengan hormat,
Saya, Ahmad Rizky Maulana, bermaksud mengundurkan diri dari pekerjaan saya sebagai kasir, efektif per tanggal 15 Juni 2025.
Saya berterima kasih atas pengalaman dan kesempatan yang diberikan selama bekerja di Toko Buku Pelita. Semoga ke depannya usaha Bapak/Ibu semakin maju.
Mohon maaf apabila selama saya bekerja terdapat kekeliruan yang kurang berkenan.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Ahmad Rizky Maulana
Contoh Surat Pengunduran Diri dalam Format DOC dan PDF
Versi Formal dan Lengkap (Umumnya diketik dan dikirim via email atau cetak)
Jakarta, 12 Juni 2025
Kepada Yth.
Manajer HRD
PT Global Digital Nusantara
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Lina Andriyani Putri
Jabatan: Content Marketing Executive
Dengan ini menyampaikan pengunduran diri saya dari PT Global Digital Nusantara, terhitung mulai tanggal 30 Juni 2025.
Pengunduran diri ini saya ajukan atas dasar pertimbangan pribadi terkait rencana pendidikan lanjutan. Saya sangat menghargai semua pengalaman dan pembelajaran yang saya peroleh selama menjadi bagian dari perusahaan ini.
Saya berkomitmen untuk menyelesaikan seluruh tanggung jawab dan membantu proses transisi sebelum tanggal pengunduran diri efektif.
Atas perhatian dan dukungan dari perusahaan selama ini, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Hormat saya,
(tanda tangan jika dicetak)
Lina Andriyani Putri
đź“Ś Catatan: Surat ini biasanya dibuat di Microsoft Word dan disimpan dalam format .doc/.docx atau .pdf sebelum dikirim melalui email atau dicetak untuk diserahkan langsung ke HR.
Contoh Surat Pengunduran Diri dari Perusahaan
Jakarta, 12 Juni 2025
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD
PT Maju Jaya Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Saya, Antonius Rizal Pratama, dengan jabatan sebagai Procurement Officer, bermaksud mengajukan pengunduran diri dari PT Maju Jaya Sejahtera terhitung mulai tanggal 30 Juni 2025.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan secara matang langkah karier ke depan. Selama hampir tiga tahun menjadi bagian dari perusahaan ini, saya memperoleh banyak pengalaman berharga yang akan selalu saya kenang.
Saya berkomitmen menyelesaikan seluruh tanggung jawab dan mendukung proses transisi sebelum hari terakhir saya bekerja. Terima kasih atas kepercayaan dan kesempatan yang telah diberikan. Semoga perusahaan ini terus berkembang dan sukses ke depannya.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Antonius Rizal Pratama
Contoh Surat Pengunduran Diri dari Jabatan Tertentu
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT Garuda Inti Nusantara
Jl. Merpati Raya No. 87, Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Menjalani peran sebagai Kepala Divisi Operasional selama hampir tiga tahun merupakan salah satu fase paling berharga dalam perjalanan profesional saya. Namun, setelah mempertimbangkan berbagai aspek pribadi dan profesional, saya memutuskan untuk mengundurkan diri dari jabatan tersebut, efektif mulai tanggal 5 Agustus 2025.
Keputusan ini tidak saya ambil dengan mudah. Saya merasa sudah saatnya memberi ruang bagi regenerasi tim dan fokus pada kontribusi di bidang lain yang lebih sesuai dengan arah pengembangan karier saya ke depan.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan perusahaan selama ini. Banyak pelajaran dan pengalaman berharga yang saya peroleh selama memegang jabatan tersebut.
Saya akan memastikan proses transisi berjalan dengan lancar, termasuk melakukan handover kepada pihak yang ditunjuk.
Demikian surat ini saya sampaikan. Semoga PT Garuda Inti Nusantara terus berkembang dan mencapai target-target terbaiknya.
Hormat saya,
Rangga Wira Santosa
Contoh Surat Pengunduran Diri saat Masa Probation
Kepada Yth.
HR Department
PT Sumber Mandiri Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya, Rizky Andhika Prasetya, yang saat ini menjalani masa probation sebagai Staff Administrasi, menyampaikan niat untuk mengundurkan diri dari posisi tersebut terhitung sejak tanggal 15 Juli 2025.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan secara matang terkait kecocokan peran dengan latar belakang dan rencana karier saya ke depan. Saya sangat menghargai kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama masa percobaan ini.
Saya juga berkomitmen untuk menyelesaikan tugas yang tersisa dan memastikan proses transisi berjalan dengan baik sebelum hari terakhir saya bekerja.
Demikian surat ini saya buat. Terima kasih atas kesempatan dan kerja samanya selama ini.
Hormat saya,
Rizky Andhika Prasetya
Contoh Surat Pengunduran Diri dari Perusahaan Startup
Kepada Yth.
Tim Manajemen
PT Inovasi Digital Nusantara
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Alfina Rahayu Putri
Jabatan: UI/UX Designer
Dengan ini menyampaikan pengunduran diri saya dari PT Inovasi Digital Nusantara terhitung mulai tanggal 31 Juli 2025.
Bekerja di lingkungan startup yang dinamis dan inovatif telah memberikan saya banyak pengalaman dan pembelajaran. Namun, setelah melalui pertimbangan pribadi, saya merasa perlu mengejar tantangan baru yang lebih selaras dengan pengembangan karier saya.
Saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya atas kesempatan, bimbingan, dan kerja sama yang luar biasa selama saya bergabung di perusahaan ini. Saya juga akan membantu proses transisi dan menyerahkan semua pekerjaan saya sesuai arahan tim.
Demikian surat ini saya sampaikan dengan penuh hormat.
Hormat saya,
Alfina Rahayu Putri
Contoh Surat Pengunduran Diri yang Sopan dan Profesional
Contoh Surat Pengunduran Diri yang Sopan dan Profesional
Jakarta, 8 Juni 2025
Kepada Yth.
HR Department
PT Nusantara Karya Abadi
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya, Muhammad Raditya Prasetyo, bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi Staff Operasional di PT Nusantara Karya Abadi, terhitung mulai tanggal 8 Juli 2025. Keputusan ini saya ambil setelah melalui pertimbangan yang matang mengenai perkembangan karier dan rencana pribadi saya ke depan.
Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh jajaran manajemen serta rekan kerja atas kesempatan, pengalaman, dan pembelajaran yang telah saya dapatkan selama berada di perusahaan ini. Selama masa kerja saya, banyak hal berharga yang memperkaya keterampilan dan pemahaman saya terhadap dunia profesional.
Saya juga menyampaikan permohonan maaf apabila selama menjalankan tugas terdapat kekurangan maupun kesalahan yang kurang berkenan. Saya berkomitmen untuk menyelesaikan tanggung jawab dan melakukan serah terima pekerjaan dengan baik sebelum tanggal pengunduran diri efektif.
Demikian surat ini saya sampaikan dengan itikad baik dan profesional. Besar harapan saya agar PT Nusantara Karya Abadi terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa yang akan datang.
Hormat saya,
(ttd)
Muhammad Raditya Prasetyo
Kesalahan Umum Saat Membuat Surat Pengunduran Diri
Membuat surat pengunduran diri tampaknya sederhana, tapi bukan berarti bisa ditulis sembarangan. Surat ini akan menjadi dokumen terakhir yang Anda tinggalkan di perusahaan, dan akan ikut membentuk kesan akhir terhadap profesionalisme Anda.
Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi, misalnya penggunaan bahasa yang terlalu emosional, menyebutkan alasan yang tidak perlu seperti tempat kerja baru, atau mengeluhkan perusahaan secara langsung. Ketiga hal ini bukan hanya mengurangi kesan profesional, tapi juga bisa mempersulit hubungan Anda dengan pihak HR atau atasan. Mari bahas satu per satu agar Anda bisa menghindarinya saat menyusun surat pengunduran diri.
Menulis Terlalu Panjang atau Terlalu Emosional
Surat pengunduran diri bukan tempat untuk mencurahkan isi hati secara mendalam atau membuat esai panjang lebar tentang perjalanan Anda di perusahaan. Tujuannya adalah untuk menyampaikan keputusan resign secara singkat, sopan, dan profesional.
Menulis terlalu panjang atau memasukkan muatan emosional yang berlebihan bisa membuat surat Anda terkesan dramatis dan kurang profesional. Kalimat seperti “Saya merasa sangat kecewa…” atau “Sudah lama saya menahan beban ini…” sebaiknya dihindari. Sebagai gantinya, cukup sampaikan niat resign dengan ringkas dan beri sentuhan apresiasi secara netral.
Menyebutkan Tempat Kerja Baru atau Gaji Lebih Baik
Meskipun alasan Anda resign adalah karena mendapat tawaran kerja dengan gaji lebih tinggi atau posisi yang lebih bergengsi, Anda tidak perlu mencantumkan informasi tersebut di surat pengunduran diri.
Menyebutkan tempat kerja baru atau menyiratkan bahwa perusahaan lama kalah menarik secara finansial atau jenjang karier dapat dianggap tidak etis dan tidak sensitif, terutama jika dibaca oleh manajer atau rekan kerja yang masih bertahan. Fokuslah pada transisi yang baik, bukan pembandingan yang berpotensi menimbulkan kesan negatif.
Mengeluh atau Menyalahkan Perusahaan
Salah satu kesalahan paling fatal dalam surat pengunduran diri adalah menggunakan nada menyudutkan atau mengkritik perusahaan secara langsung. Kalimat seperti “Saya merasa tidak dihargai” atau “Lingkungan kerja di sini tidak mendukung” bisa merusak hubungan profesional yang sudah terjalin, bahkan jika keluhan Anda memang valid.
Ingat, surat resign bukan forum evaluasi kinerja perusahaan. Jika Anda memiliki kritik, sampaikan secara langsung dalam exit interview dengan cara yang konstruktif. Surat pengunduran diri sebaiknya tetap netral, sopan, dan tidak menyudutkan pihak manapun. Tujuannya adalah menjaga reputasi Anda tetap positif di mata perusahaan dan rekan kerja, serta membuka kemungkinan referensi kerja di masa depan.
Menggunakan Bahasa yang Tidak Profesional atau Terlalu Santai
Surat pengunduran diri tetaplah dokumen formal. Karena itu, penting untuk menjaga penggunaan bahasa yang sopan, profesional, dan sesuai kaidah penulisan resmi. Hindari frasa yang terlalu kasual seperti “Makasih ya semuanya” atau “Gue pamit duluan.” Meskipun kamu merasa akrab dengan lingkungan kantor, surat resmi perlu mencerminkan sikap yang menghargai proses dan institusi.
Selain itu, pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan. Kesalahan kecil seperti ini bisa menimbulkan kesan kurang teliti atau tidak serius terhadap proses pengunduran diri.
Menyebut atau Menyalahkan Rekan Kerja secara Langsung
Meskipun ada konflik internal yang menjadi salah satu alasan kamu resign, surat pengunduran diri bukan tempat yang tepat untuk menyampaikannya. Hindari menyebut nama rekan kerja atau menyampaikan keluhan seperti, “Saya merasa tidak cocok dengan rekan satu tim yang kurang kooperatif.”
Surat ini sebaiknya hanya fokus pada keputusan pribadi secara profesional, bukan untuk membuka konflik lama atau memperkeruh suasana. Jika memang ada hal yang perlu disampaikan, gunakan jalur diskusi langsung atau sesi exit interview yang lebih tepat dan tertutup.
Cara Mengirimkan Surat Pengunduran Diri Secara Etis
Menulis surat pengunduran diri dengan sopan dan profesional saja belum cukup. Cara penyampaiannya juga memiliki peran penting dalam menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Baik disampaikan secara langsung maupun melalui email, terdapat etika dan waktu yang perlu diperhatikan agar proses pengunduran diri berlangsung lancar dan tetap mencerminkan sikap profesional.
Pada bagian ini, kita akan membahas langkah-langkah penting agar penyampaian surat pengunduran diri dilakukan dengan tepat serta sesuai norma etika kerja.
Pilih Waktu dan Media Pengiriman yang Tepat
Memilih waktu dan cara yang tepat untuk menyampaikan surat pengunduran diri sangat menentukan bagaimana pesan Anda diterima. Idealnya, pengajuan dilakukan setidaknya 30 hari sebelum tanggal terakhir bekerja atau sesuai ketentuan di kontrak kerja (notice period). Hindari mengirimkan surat saat perusahaan sedang menghadapi krisis atau beban kerja tinggi, kecuali keadaan benar-benar mendesak.
Untuk medianya, jika memungkinkan, sampaikan secara langsung kepada atasan atau HR sebagai bentuk penghormatan. Setelah itu, Anda bisa tindak lanjuti dengan mengirim versi digital melalui email agar tercatat secara administratif. Jika hanya memungkinkan melalui email, pastikan subjek dan isi email ditulis dengan sopan, serta lampirkan surat resmi dalam format PDF.
Gunakan Nada Positif dan Sopan
Surat pengunduran diri adalah cerminan karakter profesional seseorang. Maka dari itu, pastikan nada yang digunakan tetap positif, meskipun alasan pengunduran diri berakar dari situasi yang kurang menyenangkan.
Hindari kalimat bernada keluhan atau sindiran. Fokuslah pada rasa terima kasih atas pengalaman yang telah didapat, serta harapan baik terhadap perusahaan ke depannya. Ucapan seperti “Saya menghargai kesempatan dan pembelajaran selama bekerja di sini” jauh lebih bijak daripada menyebutkan kekurangan perusahaan secara tersirat.
Menjaga sopan santun dalam bahasa akan membantu menciptakan kesan yang baik, bahkan hingga setelah Anda tidak lagi bekerja di sana.
Ikuti Prosedur Internal Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda terkait proses resign. Karena itu, sebelum mengirimkan surat, pastikan Anda sudah memahami prosedur internal yang berlaku.
Biasanya, perusahaan akan meminta surat dikirim dalam bentuk cetak dan ditandatangani, meskipun sebelumnya disampaikan via email atau lisan. Ada juga yang mengharuskan menyertakan form resign atau menyerahkan ke bagian HR terlebih dahulu.
Selain itu, penting untuk memastikan bahwa pengajuan pengunduran diri Anda tidak melanggar ketentuan kontrak. Periksa apakah ada masa pemberitahuan wajib (notice period), klausul penalti, atau batas waktu minimum pengajuan resign.
Dengan mengikuti prosedur secara lengkap, Anda menunjukkan sikap kooperatif dan mencegah potensi konflik administratif di kemudian hari.
Kesimpulan
Menulis surat pengunduran diri bukan hanya soal menyampaikan niat untuk berhenti bekerja. Ia juga mencerminkan karakter dan profesionalisme Anda sebagai seorang karyawan. Surat yang ditulis dengan baik, sopan, jelas, dan penuh rasa hormat bisa menjadi penutup yang elegan dari satu fase karier sekaligus pembuka reputasi baik untuk fase berikutnya.
Ingat, dunia profesional itu kecil. Cara Anda pamit hari ini bisa memengaruhi cara Anda dikenang oleh rekan kerja, atasan, bahkan perusahaan di masa depan. Entah Anda keluar karena alasan pribadi, kesempatan baru, atau perubahan hidup, pastikan setiap langkah diakhiri dengan sikap yang dewasa dan bertanggung jawab.
Dengan panduan, format, dan contoh surat yang tepat, Anda bisa mengajukan resign tanpa drama, tanpa konflik, dan tetap menjunjung etika. Pengunduran diri yang dilakukan dengan cara yang benar akan selalu lebih kuat dampaknya daripada yang dilakukan dengan tergesa-gesa atau penuh emosi.
Tetaplah profesional dalam setiap keputusan karier, baik sebagai karyawan yang akan resign maupun sebagai HR yang bertanggung jawab mengelola proses tersebut.
Agar proses pengunduran diri berjalan lancar, terdokumentasi, dan tetap menghargai semua pihak, pertimbangkan untuk menggunakan sistem seperti BEST HR Cloud. Dengan fitur approval otomatis, dokumentasi digital, dan integrasi penuh dengan data kepegawaian, proses resign dan administrasi SDM lainnya bisa dilakukan dengan lebih efisien, transparan, dan minim konflik. Segera Konsultasikan kebutuhan HR Anda dengan Tim profesional BEST HR dan dapatkan DEMO Gratis! #BESTHRinAction #BESTwaytoGROW