Waspada! Ini 9 Penyebab Data Karyawan Bocor dan Cara Mencegahnya

Memahami penyebab data karyawan bocor menjadi langkah penting agar perusahaan dapat melindungi aset digitalnya secara optimal sekaligus mengetahui cara mencegah kebocoran data sejak dini. Di era transformasi digital, data karyawan tidak hanya sekadar informasi administratif, tetapi juga mencakup identitas pribadi, nomor rekening bank, riwayat pekerjaan, hingga catatan medis yang terintegrasi dalam berbagai sistem internal. Tanpa perlindungan yang tepat, semua informasi tersebut sangat rentan terhadap ancaman kebocoran.

Namun, ancaman kebocoran data karyawan masih menjadi isu serius di lingkungan bisnis Indonesia. Selain berpotensi merugikan secara operasional, insiden ini juga berdampak terhadap aspek hukum seiring diberlakukannya Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Risikonya pun signifikan. Selain menurunkan reputasi perusahaan di mata publik, kebocoran data dapat mengganggu kepercayaan karyawan, klien, dan mitra bisnis. Bahkan, perusahaan bisa menghadapi sanksi hukum hingga denda administratif yang besar.

Menurut laporan IBM Cost of a Data Breach 2023, rata-rata biaya yang harus ditanggung akibat kebocoran data mencapai USD 4,45 juta per insiden. Kerugian ini mencakup biaya pemulihan sistem, kompensasi kepada pihak terdampak, serta kerugian reputasi jangka panjang.

Mengingat besarnya potensi risiko tersebut, perusahaan perlu memahami berbagai faktor penyebab kebocoran data karyawan dan segera menerapkan langkah pencegahan yang efektif. Berikut ini beberapa penyebab umum kebocoran data karyawan yang perlu diantisipasi, lengkap dengan strategi mitigasinya.

9 Penyebab Data Karyawan Bocor dan Cara Mengatasinya

1. Kesalahan Manusia (Human Error)

Penyebab kebocoran data paling umum disebabkan oleh Human Error.  Insiden seperti pengiriman data ke kontak yang keliru, kehilangan media penyimpanan berisi data karyawan, serta penggunaan password dengan tingkat kompleksitas rendah menjadi celah potensial bagi kebocoran data.

Solusi:

• Berikan pelatihan keamanan siber secara berkala.
• Terapkan prosedur validasi sebelum mengirim data.
• Gunakan password manager dan kebijakan password kuat.

2. Sistem Keamanan yang Tidak Memadai

Sistem penyimpanan data yang tidak dilengkapi enkripsi atau proteksi firewall memudahkan peretas mengakses data secara ilegal.

Solusi:

• Terapkan enkripsi end-to-end pada data karyawan.
• Gunakan firewall dan sistem deteksi intrusi.
• Lakukan audit keamanan TI secara rutin.

3. Penggunaan Software Tidak Resmi

Software HR atau payroll yang bajakan rentan mengandung malware, spyware, atau celah keamanan lain yang bisa dimanfaatkan pihak tidak bertanggung jawab.

Solusi:

• Gunakan software berlisensi resmi dan tersertifikasi.
• Selalu update software untuk menutup celah keamanan.
  

4. Serangan Siber (Hacking)

Phishing, malware, ransomware, dan serangan brute force dapat membobol sistem HR dan mencuri data karyawan.

Solusi:

• Gunakan multi-factor authentication (MFA).
• Pasang anti-malware dan sistem keamanan email yang kuat.
• Edukasi karyawan mengenali tanda serangan phishing.

5. Ancaman dari Dalam (Insider Threat)

Seringkali, kebocoran data datang dari karyawan atau mantan karyawan yang menyalahgunakan akses data perusahaan.

Solusi:

• Batasi akses data sesuai kebutuhan kerja (prinsip least privilege).
• Terapkan monitoring aktivitas pengguna (user activity monitoring).
• Cabut akses segera saat karyawan keluar.
  

6. Koneksi Jaringan yang Tidak Aman

Mengakses data melalui jaringan publik tanpa perlindungan membuat data rentan disadap.

Solusi:

• Gunakan VPN saat mengakses data jarak jauh.
• Batasi akses sistem hanya dari jaringan terpercaya.
  

7. Backup Data yang Tidak Memadai

Kegagalan backup dapat menyebabkan kehilangan data penting saat terjadi insiden, yang akhirnya membuat perusahaan melakukan recovery secara ilegal atau berisiko.

Solusi:

• Lakukan backup data secara rutin dan terenkripsi.
• Miliki rencana disaster recovery yang jelas.

8. Penggunaan Media Penyimpanan Eksternal Tanpa Enkripsi

Menyimpan data di flashdisk atau hard drive eksternal tanpa enkripsi meningkatkan risiko kehilangan data.

Solusi:

• Gunakan media penyimpanan dengan enkripsi hardware.
• Batasi penggunaan media eksternal untuk data sensitif.

9. Kurangnya Kebijakan dan Edukasi Perlindungan Data

Tanpa kebijakan tertulis dan pelatihan yang jelas, karyawan sulit memahami pentingnya menjaga kerahasiaan data.

Solusi:

• Buat dan sosialisasikan SOP keamanan data.
• Adakan pelatihan rutin tentang GDPR dan UU PDP.

Data Karyawan yang Paling Rentan Bocor

Kenapa Perusahaan Perlu Sistem HRIS dengan Keamanan yang Teruji?

Mengelola data karyawan di era digital bukan hanya soal efisiensi, tapi juga soal bagaimana data pribadi, payroll, hingga dokumen penting tetap terlindungi. Faktanya, tidak ada sistem di internet yang benar-benar kebal dari ancaman, tapi yang bisa dilakukan adalah memastikan sistem tersebut dibangun dengan standar keamanan terbaik dan selalu diperbarui.

Seperti di BEST HR, kami menerapkan berbagai langkah keamanan berbasis best practice, di antaranya:

• Data encryption untuk melindungi informasi sensitif saat disimpan dan dikirimkan
• Multi-factor authentication untuk memastikan hanya pihak berwenang yang bisa mengakses sistem
• Absensi dengan Face Recognition & GPS Geo-tagging untuk meminimalkan risiko manipulasi data kehadiran
• Cloud private server bersertifikasi untuk menjaga infrastruktur tetap terlindungi

Dengan pendekatan ini, risiko kebocoran data bisa diminimalkan, dan perusahaan lebih siap menghadapi potensi ancaman di dunia digital.

Kesimpulan

Kebocoran data karyawan bisa berdampak pada banyak hal, dari kerugian finansial, rusaknya reputasi, hingga ancaman sanksi hukum. Penyebabnya bisa berasal dari kelalaian manusia, sistem yang tidak memadai, atau ancaman siber.

Maka itu, perusahaan perlu:

• Menjalankan kebijakan keamanan data secara disiplin
• Menggunakan sistem HRIS yang dibangun dengan praktik keamanan terbaik
• Memberikan edukasi keamanan siber kepada seluruh tim

BEST HR hadir sebagai solusi pengelolaan HR end-to-end berbasis cloud dengan standar keamanan enterprise, audit trail lengkap, dan infrastruktur yang terus dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis saat ini.

Ingin tahu bagaimana sistem kami bisa bantu jaga data karyawan Anda? Yuk, jadwalkan demo GRATIS dan konsultasi bersama tim kami. Karena soal keamanan data, yang terpenting adalah kesiapan, bukan sekadar klaim.