Bagi karyawan yang telah menyelesaikan masa kerja atau mengundurkan diri dari perusahaan, ada satu dokumen resmi yang sebaiknya tidak dilewatkan—surat paklaring. Surat ini umum disebut juga sebagai surat keterangan kerja dan berperan sebagai bukti bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan dalam periode tertentu.
Meskipun sering dibutuhkan dalam berbagai urusan administratif, seperti melamar pekerjaan baru, mencairkan BPJS Ketenagakerjaan, hingga mengajukan kredit atau beasiswa, tidak semua orang memahami bagaimana cara mendapatkan atau menulis surat ini dengan benar. Padahal, keberadaan paklaring bisa menjadi penentu kelancaran proses tersebut.
Melalui artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mulai dari fungsi, struktur, hingga berbagai contoh surat paklaring kerja, termasuk format untuk kebutuhan BPJS, resign, hingga pengajuan visa atau beasiswa. Jika kamu sedang bersiap menyelesaikan masa kerja atau membutuhkan surat ini untuk keperluan lain, panduan ini akan membantu kamu memahami segala hal yang perlu disiapkan.
Apa Itu Surat Paklaring dan Mengapa Penting?
Surat paklaring adalah dokumen resmi dari perusahaan yang menyatakan bahwa seorang karyawan pernah bekerja di sana selama periode tertentu. Biasanya diberikan setelah masa kerja berakhir—baik karena resign, habis kontrak, maupun pensiun.
Berbeda dengan surat pengunduran diri atau surat keputusan (SK), paklaring memuat lebih dari sekadar tanggal masuk dan keluar. Dokumen ini juga mencantumkan informasi seperti jabatan terakhir, kinerja umum, hingga alasan berakhirnya hubungan kerja. Karena itulah, paklaring menjadi syarat penting dalam berbagai proses administratif yang memerlukan verifikasi pengalaman kerja.
Masih banyak orang yang mengira bahwa paklaring sama dengan surat pengalaman kerja atau referensi. Padahal, paklaring umumnya lebih lengkap—mencakup masa kerja, posisi awal hingga akhir, dan bahkan bisa menyebutkan prestasi atau nama atasan langsung. Inilah yang menjadikannya dokumen pendukung yang sangat bernilai dalam berbagai kebutuhan profesional.
Namun, perlu dicatat bahwa tidak semua karyawan secara otomatis akan menerima surat ini. Umumnya, perusahaan hanya akan mengeluarkan paklaring bagi karyawan yang telah bekerja dalam jangka waktu tertentu, mengundurkan diri dengan prosedur yang benar, serta menyelesaikan tanggung jawab kerjanya dengan baik. Jika masih memiliki sengketa atau masalah internal, perusahaan berhak menunda atau menolak pemberian dokumen ini.
Fungsinya pun tidak terbatas pada satu keperluan saja. Di bagian selanjutnya, kita akan membahas bagaimana surat paklaring digunakan dalam berbagai konteks, mulai dari melamar kerja hingga mengurus hak ketenagakerjaan.
Fungsi dan Manfaat Surat Paklaring
Di dunia kerja, surat paklaring sering kali menjadi syarat administratif dalam berbagai proses penting. Misalnya saat melamar pekerjaan, mencairkan BPJS Ketenagakerjaan, atau mengajukan kredit dan beasiswa. Dokumen ini menjadi alat verifikasi formal yang menunjukkan riwayat dan status kerja seseorang secara sah.
Selain digunakan oleh individu, perusahaan juga diuntungkan melalui penerbitan paklaring sebagai bagian dari proses offboarding yang profesional. Surat ini membantu menjaga reputasi perusahaan sekaligus memperkuat relasi jangka panjang dengan mantan karyawan.
Berikut ini adalah beberapa fungsi utama surat paklaring yang perlu dipahami dalam berbagai konteks profesional dan administratif.
Dokumen Pendukung untuk Melamar Kerja
Salah satu fungsi paling umum dari surat paklaring adalah sebagai dokumen pendukung saat melamar pekerjaan baru. Banyak perusahaan mewajibkan calon karyawan untuk menyertakan bukti pengalaman kerja sebelumnya, terutama untuk posisi yang memerlukan tingkat tanggung jawab tertentu atau keahlian khusus.
Dengan adanya paklaring, perusahaan baru bisa memverifikasi posisi terakhir, lama bekerja, serta informasi umum tentang performa karyawan. Ini membuat proses rekrutmen menjadi lebih kredibel, baik dari sisi pelamar maupun perekrut.
Dalam praktiknya, HR perusahaan akan melihat apakah karyawan pernah berhenti secara baik-baik, apakah posisinya relevan dengan pekerjaan yang dilamar, dan apakah durasi kerjanya menunjukkan loyalitas dan stabilitas karier.
Syarat Pencairan BPJS Ketenagakerjaan
Bagi karyawan yang mengundurkan diri atau sudah tidak bekerja, surat paklaring sering menjadi salah satu dokumen wajib saat ingin mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) dari BPJS Ketenagakerjaan. Dokumen ini dibutuhkan sebagai bukti sah bahwa hubungan kerja dengan perusahaan sebelumnya telah berakhir.
BPJS akan mencocokkan data pada paklaring—seperti nama perusahaan, masa kerja, dan status pekerjaan terakhir—dengan data mereka untuk memastikan klaim dilakukan secara valid. Tanpa dokumen ini, proses pencairan bisa terhambat atau bahkan ditolak.
Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk segera mengurus surat paklaring setelah resign agar proses administratif seperti pencairan BPJS tidak tertunda.
Pengajuan Kredit, Visa, atau Beasiswa
Saat mengajukan kredit ke bank, membuat visa kerja, atau melamar beasiswa, surat paklaring kerap diminta sebagai dokumen pelengkap. Ketiga proses ini biasanya memerlukan verifikasi riwayat kerja untuk menilai stabilitas dan kredibilitas pemohon.
Bagi lembaga keuangan, paklaring menunjukkan bahwa pemohon memiliki penghasilan tetap di masa lalu—faktor penting dalam kelayakan pinjaman. Untuk pembuatan visa, terutama ke negara dengan sistem ketenagakerjaan yang ketat, surat ini memperkuat bukti keterikatan hukum dan profesional di Indonesia.
Sementara dalam konteks beasiswa, terutama yang ditujukan bagi tenaga kerja aktif, dokumen ini membantu pemberi beasiswa memahami latar belakang karier pemohon, serta kesesuaian antara pengalaman kerja dan bidang studi yang dipilih.
Dalam konteks perbankan, baik untuk pinjaman usaha maupun pengajuan kartu kredit, paklaring memberikan gambaran riwayat kerja dan kestabilan penghasilan sebelumnya—yang akan memengaruhi persetujuan pihak pemberi kredit.
Referensi Profesional dan Administrasi Lainnya
Fungsi lain dari surat paklaring adalah sebagai bentuk referensi profesional resmi dari perusahaan sebelumnya. Walaupun tidak secara eksplisit menilai kepribadian atau performa detail, dokumen ini tetap memberikan kesan bahwa karyawan pernah bekerja dalam posisi tertentu dan keluar dengan status baik-baik.
Dalam proses administratif lain, seperti pendaftaran organisasi profesional, pengajuan bantuan, atau keperluan hukum tertentu, paklaring dapat menjadi bukti legal yang memperkuat identitas dan status profesional seseorang.
Beberapa perusahaan juga menggunakan surat ini sebagai pertimbangan tambahan dalam proses promosi atau mutasi, terutama ketika karyawan melamar posisi yang lebih tinggi di perusahaan lain yang memiliki sistem rujukan internal.
Struktur dan Komponen Wajib dalam Surat Paklaring
Agar surat paklaring dapat diterima sebagai dokumen resmi dan valid secara administratif, penyusunannya harus mengikuti format yang tepat dan memuat komponen-komponen tertentu. Struktur yang rapi dan isi yang lengkap akan memudahkan HRD perusahaan, lembaga pendidikan, atau instansi keuangan dalam melakukan verifikasi.
Untuk itu, mari kita bahas elemen-elemen penting yang wajib dicantumkan dalam surat paklaring agar dokumen ini dapat menjalankan fungsinya secara maksimal.
Kop dan Nomor Surat
Setiap surat paklaring yang dikeluarkan perusahaan harus menggunakan kop surat resmi. Bagian ini mencantumkan logo perusahaan, nama lengkap perusahaan, alamat kantor, serta kontak yang dapat dihubungi. Kop surat menunjukkan bahwa dokumen tersebut sah secara administratif dan berasal dari institusi resmi.
Di bawah kop surat, biasanya disertakan judul dokumen seperti “SURAT KETERANGAN KERJA” atau “PAKLARING”, yang ditulis rata tengah dengan huruf kapital sebagai penanda jenis dokumen. Setelah itu, nomor surat dicantumkan untuk keperluan pengarsipan dan pelacakan, mengikuti format internal perusahaan. Penomoran ini mempermudah HRD jika dokumen perlu dirujuk kembali di masa mendatang.
Identitas Karyawan dan Perusahaan
Bagian ini memuat informasi lengkap mengenai karyawan yang bersangkutan, termasuk:
- Nama lengkap sesuai identitas resmi
- Nomor induk karyawan (jika ada)
- Posisi atau jabatan terakhir yang dipegang
- Departemen atau divisi tempat bekerja
Selain data karyawan, informasi tentang perusahaan juga perlu dicantumkan secara ringkas untuk memperkuat keabsahan, terutama jika surat digunakan lintas instansi atau negara. Misalnya, nama perusahaan dalam bahasa Inggris jika dibutuhkan, dan NPWP perusahaan untuk keperluan formal seperti pengajuan visa atau kredit.
Periode Bekerja dan Jabatan
Salah satu komponen krusial dalam surat paklaring adalah informasi mengenai masa kerja karyawan. Ini mencakup tanggal mulai bekerja dan tanggal berakhirnya hubungan kerja. Penulisan harus jelas, misalnya: “01 Januari 2020 hingga 31 Desember 2023.” Hindari penulisan yang terlalu umum seperti “selama tiga tahun” karena bisa menimbulkan interpretasi berbeda.
Selain periode kerja, jabatan yang pernah dipegang juga harus disebutkan secara spesifik. Jika karyawan pernah mengalami promosi atau mutasi jabatan selama masa kerja, sebaiknya dicantumkan pula untuk menunjukkan perkembangan karier yang bersangkutan di perusahaan.
Pernyataan Telah Bekerja dan Alasan Keluar
Surat paklaring harus memuat pernyataan tegas bahwa karyawan pernah bekerja di perusahaan, termasuk bentuk apresiasi atau catatan umum mengenai kontribusi dan kinerjanya. Ini bisa ditulis dalam satu atau dua kalimat resmi, seperti:
“Yang bersangkutan telah bekerja dengan baik dan menunjukkan dedikasi selama berada di perusahaan kami.”
Jika dianggap perlu, bagian ini juga dapat menyebutkan alasan berakhirnya hubungan kerja, seperti pengunduran diri, habis masa kontrak, pensiun, atau restrukturisasi. Namun, penulisan alasan ini harus tetap netral dan tidak mencantumkan hal-hal yang dapat merugikan reputasi karyawan.
Tanda Tangan HRD dan Stempel Resmi
Sebagai dokumen resmi, surat paklaring harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang—biasanya manajer HRD, supervisor langsung, atau pimpinan perusahaan. Tanda tangan ini menjadi bukti bahwa isi surat telah diverifikasi dan disahkan oleh otoritas internal.
Selain itu, stempel resmi perusahaan wajib dicantumkan untuk memperkuat keabsahan surat. Tanpa stempel, dokumen bisa dianggap tidak sah dalam berbagai keperluan administratif, seperti pencairan BPJS atau pengajuan kredit.
Penempatan tanda tangan dan stempel biasanya ada di bagian bawah surat, sejajar dengan nama terang dan jabatan pihak yang mengesahkan. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama dan jabatan karena ini mencerminkan profesionalisme perusahaan.
Cara Membuat Surat Paklaring yang Baik dan Benar
Surat paklaring yang disusun dengan rapi dan sesuai standar akan jauh lebih mudah diterima dalam berbagai proses administratif. Karena itu, penting bagi perusahaan—khususnya tim HR—untuk memahami kaidah penulisannya secara menyeluruh.
Mulai dari penggunaan bahasa yang formal, struktur isi yang konsisten, hingga penyertaan informasi yang lengkap tentang karyawan, semuanya perlu diperhatikan agar surat paklaring benar-benar mencerminkan profesionalitas dan kredibilitas perusahaan. Di bawah ini, kita bahas panduan penulisannya secara lengkap.
Gunakan Bahasa Resmi dan Jelas
Surat paklaring termasuk dokumen resmi, sehingga gaya bahasa yang digunakan harus formal dan lugas. Hindari penggunaan frasa ambigu, bahasa yang terlalu kasual, atau ungkapan emosional yang bersifat pribadi.
Kalimat-kalimat sebaiknya disusun secara ringkas dan padat, dengan struktur yang logis serta mudah dipahami oleh pihak eksternal. Tujuannya adalah agar informasi inti—seperti masa kerja, posisi, dan kinerja karyawan—bisa tersampaikan tanpa menimbulkan interpretasi ganda.
Sertakan Informasi Karyawan Secara Lengkap
Meskipun informasi dasar karyawan seperti nama dan jabatan sudah menjadi bagian dari struktur surat, penting untuk memastikan seluruh detail yang dibutuhkan dituliskan secara akurat dan konsisten.
Selain nama lengkap dan posisi terakhir, cantumkan juga masa kerja secara spesifik (tanggal mulai dan berakhir), unit/divisi tempat bekerja, serta tanggung jawab utama yang pernah diemban. Jika diperlukan, surat juga bisa memuat catatan singkat mengenai kontribusi atau prestasi karyawan sebagai nilai tambah.
Dengan informasi yang lengkap dan relevan, surat paklaring akan memiliki kekuatan yang lebih besar dalam mendukung keperluan administratif maupun profesional penerimanya.
Gunakan Format yang Diakui dan Konsisten
Selain isi dan bahasa, format surat paklaring juga harus memperhatikan kaidah standar surat resmi yang berlaku umum. Pastikan semua elemen seperti kop surat, nomor surat, paragraf pembuka, isi utama, dan penutup tersusun secara rapi dan konsisten.
Gunakan font profesional (seperti Arial atau Times New Roman), ukuran font yang terbaca dengan baik (11–12 pt), serta margin dan spasi yang proporsional agar surat tampak formal dan mudah dibaca. Format yang konsisten tidak hanya memberi kesan profesional, tapi juga memudahkan proses validasi oleh pihak eksternal seperti HR perusahaan baru atau lembaga pemerintahan.
Jika perusahaan Anda memiliki template resmi, sebaiknya gunakan format tersebut agar identitas dan tata kelola administratif tetap terjaga.
Hindari Kesalahan Umum dalam Penulisan
Kesalahan sekecil apapun dalam surat paklaring dapat mempengaruhi persepsi penerima dokumen. Oleh karena itu, pastikan tidak ada kesalahan ejaan, tanggal yang keliru, atau informasi yang tidak sesuai dengan catatan HR.
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menuliskan masa kerja atau jabatan yang tidak akurat, baik karena kekeliruan penulisan atau data yang belum diperbarui. Hal ini bisa menimbulkan keraguan di pihak penerima surat dan berdampak negatif bagi mantan karyawan.
Lakukan pengecekan menyeluruh sebelum surat dicetak dan ditandatangani, serta pastikan sudah melalui persetujuan pihak berwenang dalam struktur organisasi.
Contoh Surat Paklaring Kerja Berdasarkan Kebutuhan
Surat paklaring tidak selalu berbentuk satu format tunggal. Tergantung tujuan penggunaannya, dokumen ini bisa mengalami variasi dalam isi, bahasa, maupun detail informasi yang disampaikan. Misalnya, surat paklaring untuk klaim BPJS tentu berbeda penekanannya dibanding surat paklaring untuk keperluan pengajuan visa atau beasiswa.
Di bagian ini, kita akan membahas berbagai contoh surat paklaring kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan umum karyawan—mulai dari yang bersifat umum hingga permintaan administratif yang lebih spesifik. Setiap contoh mencerminkan bagaimana struktur, bahasa, dan isi surat bisa disesuaikan agar tetap sah, relevan, dan memenuhi persyaratan lembaga yang dituju.
Kesimpulan
Surat paklaring adalah dokumen penting yang sering dibutuhkan setelah seseorang berhenti bekerja—baik untuk melamar pekerjaan baru, mencairkan BPJS Ketenagakerjaan, mengajukan beasiswa, visa, maupun keperluan administratif lainnya.
Artikel ini telah membahas secara lengkap mulai dari pengertian dan fungsi surat paklaring, syarat yang harus dipenuhi, hingga struktur dan komponen penting yang perlu dicantumkan. Kami juga menyertakan berbagai contoh surat paklaring berdasarkan kebutuhan agar Anda bisa langsung menyesuaikan dan menggunakannya.
Pastikan Anda mulai mengurus surat paklaring sejak proses resign dimulai. Lengkapi semua tanggung jawab, jaga hubungan baik dengan HR, dan siapkan dokumen pendukung lain jika diperlukan. Format surat dapat disesuaikan, namun tetap jaga akurasi dan kejelasan untuk memperlancar proses verifikasi ke depannya.
Untuk mempermudah pengelolaan dokumen seperti paklaring, perusahaan dapat memanfaatkan solusi digital seperti BEST HR Cloud—platform HRIS berbasis cloud yang mendukung proses administrasi HR, termasuk dokumentasi ketenagakerjaan, secara lebih cepat dan terintegrasi. Dikembangkan oleh Pro-Int, sistem ini dirancang untuk menjawab kebutuhan perusahaan di Indonesia secara efisien dan profesional.
Dengan surat paklaring yang tersusun rapi dan sistem HR yang tertata baik, Anda akan lebih siap menghadapi peluang karier atau kebutuhan administratif berikutnya dengan percaya diri. #pakeBESTHR
