Dalam banyak kegiatan operasional perusahaan, ada kondisi ketika perusahaan membutuhkan karyawan untuk bekerja melewati jam kerja normal, atau setidaknya tetap standby apabila muncul situasi mendesak dan dibutuhkan. Dua bentuk kebijakkan yang sering digunakan untuk mengakomodasi kebutuhan ini adalah Lembur dan On-call.
Walaupun sama-sama diberikan saat ada kebutuhan kerja di luar jam biasa, keduanya sebenarnya memiliki konsep yang berbeda. Lembur dilakukan ketika karyawan melewati jam kerja reguler, sementara on-call dilakukan saat karyawan hanya diminta untuk siap siaga meskipun belum tentu bekerja. Perbedaan ini penting dipahami agar perusahaan dapat menerapkan kebijakan yang adil, akurat, serta sejalan dengan praktik ketenagakerjaan yang baik.
Artikel ini akan membantu HR memahami definisi, perbedaan, tantangan, dan praktik terbaik dalam mengelola lembur dan on-call di perusahaan.
Pengertian Lembur
Lembur adalah waktu kerja tambahan yang dilakukan karyawan di luar jam kerja reguler yang telah ditetapkan perusahaan, dan karyawan berhak mendapatkan kompensasi sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Di Indonesia, kebijakan lembur diatur secara jelas dalam Pasal 1 angka 8 Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 yang menetapkan batasan maksimum jam lembur, persyaratan persetujuan, serta rumus perhitungannya.
Lembur umumnya terjadi dalam situasi seperti:
- Karyawan bekerja melebihi jam kerja reguler yang ditetapkan perusahaan yaitu umumnya 8 jam per hari untuk pola 5 hari kerja atau 7 jam per hari untuk pola 6 hari kerja.
- Karyawan bekerja pada hari libur resmi atau hari istirahat mingguan.
- Jam kerja shift diperpanjang karena kebutuhan operasional mendesak.
Dengan Jenis lembur yang umumnya dilakukan oleh perusahaan:
- Lembur di hari kerja
- Lembur di hari libur resmi
Karyawan dikategorikan melakukan lembur apabila:
- Ada perintah lembur dari atasan,
- Ada persetujuan dari karyawan, dan
- Karyawan benar-benar menjalankan pekerjaan di luar jam normal.
Dengan kata lain, lembur adalah kompensasi atas aktivitas kerja nyata, bukan sekadar kesiapan atau standby.
Pengertian On-call
On-call adalah waktu dimana karyawan diwajibkan oleh perusahaan untuk tetap standby di luar jam kerja dengan kemungkinan dipanggil kapan saja jika terjadi kebutuhan operasional mendesak.
Dalam kondisi on-call, karyawan belum tentu bekerja, tetapi mereka harus tetap siap merespons dengan batasan jarak waktu seperti 30-60 menit, dan sering kali harus berada dalam kondisi yang memungkinkan untuk segera kembali bekerja. On-call biasanya diterapkan pada karyawan dengan posisi yang membutuhkan respons cepat, seperti:
- IT support
- Tenaga Kerja Kesehatan
- Maintenance/engineering
- Customer support level tertentu
- Karyawan operasional yang mengelola insiden (incident response)
Tergantung kebijakan perusahaan, on-call compensation dapat berupa:
- Fixed on-call fee (bayaran tetap per hari/minggu)
- Hourly on-call rate (bayaran per jam standby)
- Kombinasi on-call fee + overtime saat dipanggil bekerja
Perbedaan Lembur dan On-call
Lembur dan On-Call sering dianggap sama padahal keduanya merupakan hal yang berbeda. Berikut merupakan tabel perbandingan antara Lembur dan On-Call:
Rekomendasi HR untuk Kebijakan Lembur dan On-call
Agar operasional tetap berjalan lancar tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan, HR perlu memastikan bahwa kebijakan lembur dan on-call disusun secara adil, transparan, dan sesuai regulasi. Berikut rekomendasi yang dapat dijadikan acuan dalam membuat kebijakan:
- Pastikan Kebijakan Tertulis dan Transparan
Semua aturan terkait lembur dan on-call harus terdokumentasi dengan jelas dalam Employee Handbook atau SOP internal. Kebijakan yang tertulis mengurangi potensi salah paham antara karyawan dan perusahaan, serta memudahkan proses pembayaran kompensasi dan audit internal.
- Lembur Harus disetujui Atasan dan Sesuai Regulasi Perhitungan Tarif
HR perlu memastikan bahwa lembur hanya dilakukan berdasarkan persetujuan atasan langsung dan dihitung menggunakan formula yang sesuai regulasi (PP 35/2021). Hal ini membantu mengontrol beban biaya tenaga kerja sekaligus menjaga kepatuhan hukum.
- Tetapkan Kebijakan On-call yang Jelas
Jika perusahaan menerapkan on-call, HR harus menentukan:
- Siapa saja yang bertugas melaksanakan on-call
- Besaran kompensasi dari setiap on-call
- Waktu siaga seperti di luar jam kerja atau akhir pekan
- Kapan on-call berubah menjadi lembur (untuk pekerjaan aktif)
Karena on-call belum memiliki regulasi khusus di Indonesia, penetapan internal harus ekstra jelas untuk meminimalkan sengketa.
- Tetapkan Mekanisme Pelaporan yang Tercatat
Baik lembur maupun on-call wajib tercatat dalam sistem idealnya menggunakan HRIS. Log aktivitas yang akurat membantu menghitung kompensasi secara objektif dan menghindari underpayment.
- Review Secara Berkala
HR perlu melakukan evaluasi kebijakan secara berkala, misalnya setiap 6–12 bulan, mencakup:
- Kesesuaian beban kerja tim
- Kewajaran biaya lembur
- Efektivitas jadwal on-call
- Feedback dari karyawan dan atasan
Review ini memastikan kebijakan tetap relevan, adil, dan efisien mengikuti perkembangan bisnis.
Baca Juga: Kelola Overtime (Lembur) Lebih Mudah dan Efisien
BEST HR: Solusi Pengelolaan Lembur dan On-call Secara Akurat dan Efisien
Mengatur lembur, dan on-call sering menjadi tantangan besar bagi HR, terutama jika struktur kerja perusahaan melibatkan banyak pola kerja yang berbeda. Dengan HRIS dari BEST HR, HRIS berbasis cloud yang membantu seluruh proses pencatatan, perhitungan kompensasi lembur dan on-call dapat berlangsung otomatis, akurat, dan sesuai kebijakan perusahaan. BEST HR hadir dengan Fitur Time Management yang dapat membantu:
- Proses lembur terhubung otomatis dengan absensi, pencatatan jadwal dan payroll. Dilengkapi pengajuan via mobile, notifikasi real-time, dan approval bertingkat.
- Sistem siaga untuk on-call. Panggilan mendadak tidak menjadi beban, semua jam kerja tetap tercatat dan mendapatkan kompensasi.
- Bayaran untuk lembur dan on-call terbayar sesuai kontribusi dan kebijakan. Semua jam lembur tercatat rapi dan otomatis dihitung sesuai kebijakan yang berlaku, tidak ada yang terlewat, tidak ada yang salah hitung.
- Tetapkan bobot lembur dan on-call berdasarkan jam kerja, hari libur, atau jenis tugas yang langsung diproses oleh payroll dan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakkan perusahaan.
Kesimpulan
Mengelola lembur dan on-call bukan hanya soal memastikan kompensasi dibayarkan dengan benar, tetapi juga memastikan keadilan, transparansi, serta efisiensi operasional perusahaan. Kebijakan yang jelas, proses pencatatan yang akurat, dan mekanisme approval yang tertata akan membantu HR meminimalkan kesalahan, menghilangkan bias, dan meningkatkan kepuasan karyawan.
Dengan dukungan sistem seperti HRIS dari BEST HR, seluruh proses ini bisa berjalan jauh lebih mudah mulai dari pencatatan waktu, penjadwalan kerja, perhitungan lembur dan on-call, hingga pembayaran kompensasi. Hasilnya, HR dapat fokus pada perencanaan strategis, sementara proses administratif berjalan otomatis dan akurat.
Perusahaan yang memiliki kebijakan lembur dan on-call yang sehat tidak hanya menjaga kepatuhan regulasi, tetapi juga membangun budaya kerja yang profesional, adil, dan berkelanjutan. Semakin baik pengelolaannya, semakin produktif timnya. Coba demo GRATIS dan lihat bagaimana BEST HR menyederhanakan pekerjaan HR Anda. #BESTHRinAction #BESTwaytoGROW