Peran Aplikasi dalam Proses Penilaian Kinerja Karyawan

Peran Aplikasi dalam Proses Penilaian Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja karyawan atau performance appraisal merupakan aktivitas dalam organisasi yang menggunakan kriteria tertentu sebagai bahan penilaian selama proses evaluasi, diikuti dengan konsekuensi atas hasil penilaian tersebut.

Proses penilaian kinerja yang benar dapat meningkatkan kualitas aktivitas performance appraisal secara umum dan pada akhirnya berkontribusi terhadap produktivitas perusahaan.

Dalam pelaksanaannya, proses penilaian tersebut dapat dibantu dengan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan.

Proses Penilaian Kinerja Karyawan

Apa itu proses penilaian kinerja? Kata ‘proses’ berarti melibatkan sekelompok langkah atau tahap yang membentuk suatu aktivitas mulai dari awal sampai dengan didapatkannya hasil. 

Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa proses penilaian kinerja adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan mulai dari awal hingga didapatkannya hasil dalam rangka penilaian kinerja karyawan.

Proses pengukuran itu sendiri, jika merujuk kembali kepada definisi dari performance appraisal, harus menggunakan kriteria yang jelas.

Langkah Langkah dalam Melakukan Penilaian Kinerja

aplikasi penilaian kinerja karyawan

Berbagai ahli mengemukakan berbagai langkah proses penilaian kinerja yang berbeda-beda namun memiliki berbagai kesamaan.

Secara umum, langkah-langkah penilaian kinerja dapat dirangkum menjadi 4 tahap, yaitu penetapan tujuan, proses pengukuran, pemberian umpan balik, dan diteruskan dengan konsekuensi.

Secara umum, langkah-langkah penilaian kinerja dapat dirangkum menjadi 4 tahap, yaitu penetapan tujuan, proses pengukuran, pemberian umpan balik, dan diteruskan dengan konsekuensi.

Penetapan Tujuan

Tahapan ini menjadi dasar pelaksanaan proses pengukuran. Pada tahap ini perusahaan, bisa dengan melalui perembukan dengan karyawan, menetapkan tujuan yang akan dicapai sekaligus kriteria penilaian. 

Misalnya, perusahaan akan menetapkan penjualan 100 unit sebagai tujuan akhir tahun dan salah satu kriteria yang akan dihitung atau diukur adalah unit penjualan.

Tahap ini juga bisa berisi tujuan jangka panjang dari penilaian. Misalnya sasaran jangka panjangnya adalah peningkatan kualitas karyawan, pengetahuan, keterampilan, dan lain sebagainya.

Proses Pengukuran

Tahapan ini berisi pengumpulan data terkait objek yang akan diukur dan evaluasi atau penilaian terkait data tersebut. Pada tahap ini, data harus dikumpulkan secara akurat, sesuai dengan kriteria penilaian yang sudah ditetapkan. 

Kesalahan pada tahap pengumpulan data akan menimbulkan kesalahan pada saat evaluasi dilakukan. Tergantung kepada kebijakan masing-masing perusahaan, maka evaluasi bisa dilakukan setiap minggu, setiap dua minggu, atau setiap bulan.

Pemberian Umpan Balik

Umpan balik atau hasil penilaian merupakan sarana bagi organisasi untuk mengkomunikasikan kepada karyawan tentang posisi mereka terkait performa.

Biasanya perusahaan memiliki suatu format tertentu dalam menyampaikan hasil pengukuran atau penilaian tersebut. 

Umpan balik berisi hasil atau keputusan terkait penilaian kinerja karyawan yang sudah dilaksanakan. Di tahap ini karyawan akan mendapatkan informasi tentang kinerja mereka menurut perusahaan atau organisasi.

Konsekuensi

Keputusan penilaian kinerja karyawan harus diteruskan dengan konsekuensi berupa sanksi atau penghargaan. Tahap terakhir inilah yang memberi kekuatan bagi aktivitas performance appraisal untuk mendorong produktivitas karyawan.

Jika seorang karyawan yang mendapatkan penilaian buruk tidak diberi peringatan misalnya, ada peluang besar ia akan mengulangi performa yang buruk tersebut. 

Sebaliknya, jika seorang karyawan yang berprestasi tidak diberikan penghargaan, kecil kemungkinannya ia akan meningkatkan performa atau menunjukkan performa yang sama.

Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

Saat ini sudah banyak aplikasi yang dibuat untuk membantu berbagai aktivitas dalam fungsi manajemen sumber daya manusia (SDM), termasuk untuk performance appraisal.

Berbagai perusahaan sudah mulai mengadopsi penggunaan aplikasi dalam melaksanakan penilaian kinerja karyawan mereka. Aplikasi memang terbukti membantu pelaksanaan pekerjaan, termasuk aktivitas penilaian kinerja karyawan.

Apa Itu Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan?

Pada dasarnya, aplikasi adalah program komputer atau perangkat lunak yang dirancang untuk melakukan suatu pekerjaan dengan tujuan tertentu.

Jadi, aplikasi penilaian kinerja karyawan adalah program komputer yang dirancang untuk melaksanakan aktivitas penilaian kinerja karyawan.

Aplikasi penilaian kinerja karyawan akan membantu bagian SDM dalam melaksanakan 4 langkah atau tahap proses penilaian seperti yang sudah disebutkan di atas.

Selain itu, aplikasi ini dirancang dan disesuaikan untuk mengikuti kebutuhan terkait penetapan tujuan, pengumpulan data untuk proses pengukuran, pemberian umpan balik, dan saran terkait konsekuensi.

Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Berbasis Web

Perangkat lunak untuk suatu aplikasi atau program bisa terinstal pada komputer tertentu dan bekerja hanya pada komputer tersebut.

Sedangkan pada aplikasi berbasis web, aplikasi tersebut terhubung dengan jaringan internet yang bisa diakses kapan saja dan dari mana saja. 

Jadi, aplikasi kinerja karyawan berbasis web adalah program komputer yang bekerja dalam jaringan internet dengan tujuan untuk membantu pelaksanaan aktivitas penilaian kinerja karyawan.

Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Terintegrasi

Aplikasi penilaian kinerja karyawan sebaiknya bisa diintegrasikan dengan aplikasi lainnya. Apalagi jika berbagai aktivitas HRM berhubungan dengan penilaian kinerja.

Misalnya, absensi merupakan bagian dari penilaian kinerja, dan penilaian kinerja sendiri ikut menentukan insentif atau bahkan gaji.

Dengan demikian, akan lebih baik jika aplikasi penilaian kinerja tersebut dapat diintegrasikan dengan aplikasi absensi (atau mesin absensi) dan payroll.

Manfaat Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

contoh aplikasi sistem pendukung keputusan penilaian kinerja karyawan

Efisiensi

Penelitian membuktikan bahwa penggunaan teknologi dapat membawa efek positif pada fungsi manajemen SDM.

Secara praktis, ada tiga hal yang mengalami peningkatan akibat implementasi teknologi dalam fungsi SDM, yaitu efisiensi, akurasi, dan transparansi. Tiga hal ini juga mempengaruhi pelaksanaan aktivitas penilaian karyawan.

Proses penilaian karyawan mungkin tidak dilakukan setiap hari, walau demikian, proses pengumpulan datanya bisa memakan waktu.

Misalnya, jika absensi dan keterlambatan merupakan salah satu indikator penilaian, maka data yang akan digunakan adalah data absensi setiap hari kerja. 

Pengumpulan dan pengolahan data harian seperti ini tentunya akan memakan waktu jika dilakukan secara manual. Pada aplikasi, data seperti ini bisa didapatkan dengan mudah dan pembaruannya akan terjadi secara realtime.

Akurasi

Saat ada berbagai kriteria atau faktor yang dijadikan tolak ukur penilaian, maka akurasi penghitungan menjadi sesuatu yang sangat penting.

Jika penghitungan salah, atau bahkan data yang ada tidak akurat, maka salah satu pihak (perusahaan atau karyawan) bisa dirugikan. 

Apalagi jika penilaian tersebut ikut menentukan penghargaan finansial (bonus) atau promosi. Aplikasi yang bekerja dengan sistem komputer akan melakukan berbagai penyimpanan, pengumpulan, dan penghitungan data dengan akurat, bebas dari faktor human error.

Transparansi

Salah satu hal yang sering dikeluhkan tentang penilaian adalah ketidakadilan, favoritism, ketidakjelasan, dan berbagai bias lainnya.

Aplikasi penilaian kinerja karyawan mencegah terjadinya hal tersebut dengan aspek transparansi yang ada.

Aplikasi akan membuka jalur komunikasi sekaligus akses pada berbagai level sesuai dengan kepentingan masing-masing. 

Dengan demikian, saat hasil penilaian keluar karyawan tidak terkejut karena mereka selalu punya akses untuk melihat perkembangan kinerja mereka secara realtime.

Ini bisa meningkatkan kepuasan karyawan dan mereka akan termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya sehingga semakin berkontribusi pada produktivitas perusahaan.

Gunakan Aplikasi untuk Memperlancar Proses Penilaian Kinerja Karyawan

Penggunaan aplikasi penilaian kinerja terbukti meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pelaksanaan penilaian kinerja sehingga mengurangi berbagai bias selama proses penilaian kinerja.

Hal ini terutama akan semakin jelas pada tahap pengumpulan data dan pengukuran kinerja yang kadang memakan waktu dan melibatkan penghitungan yang rumit. 

Selain itu, ketidakpuasan karyawan bisa dihindari karena data dapat diakses setiap saat oleh karyawan. Dalam jangka panjang, investasi berupa penggunaan aplikasi bisa meningkatkan produktivitas perusahaan.

Related Posts