Mengatur jalannya sebuah perusahaan tentu bukan perkara mudah. Dalam hal ini, level kerumitan juga bergantung pada skala organisasi itu sendiri. Di sisi lain, pembahasan tentang operasional organisasi tidak akan lepas dari pengertian manajemen proyek serta beberapa hal pokok di dalamnya.
Artikel ini akan fokus membahas tentang hal tersebut. Mulai dari pengertian, batasan pokok atau triple constraint, dan framework.
Ulasan singkat ini diharapkan dapat memberikan wawasan bagi pembaca untuk menerapkannya dengan optimal. Tujuannya adalah agar proyek kerja dalam operasi organisasi selesai sesuai syarat.
Apa itu Manajemen Proyek?

Pengertian Manajemen Proyek
Pada sebuah organisasi, proyek adalah hal biasa. Meski demikian, penting untuk membedakanya dengan pekerjaan rutin sehari-hari.
Kegiatan yang termasuk dalam proyek adalah yang sementara atau berlangsung dalam jangka waktu terbatas (Soeharto, 1999).
Sebagai contoh misalnya perusahaan yang bergerak pada bidang ekspedisi. Pekerjaan rutin sehari-hari dimulai dari menerima barang hingga melakukan pengiriman.
Sedangkan kegiatan proyek misalnya ketika mengadakan kerjasama dengan UMKM dalam jangka waktu tertentu.
Lebih lanjut, Hyttinen (2017) menitikberatkan project management sebagai sebuah kompetensi utama yang sangat dekat dengan fungsi manajerial.
Sebab hal ini menyangkut semua hal yang berperan dalam sukses maupun gagalnya sebuah proyek.
Sumber lain, Heagney (2012) dan Watt (2014) menjelaskan bahwa project management adalah aplikasi dari pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik.
Semua hal tersebut dikoordinasikan dalam kegiatan proyek untuk mencapai batasan atau syarat keberhasilan yang ditentukan.
Project management adalah aplikasi dari pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik
Triple Constraint dalam Manajemen Proyek
Secara garis besar, terdapat 3 batasan pokok untuk mencapai keberhasilan proyek dalam sebuah perusahaan dengan kualitas yang baik.
Namun uniknya, batasan pokok ini juga dikenal sebagai kendala dalam menjalankan proyek.
Berikut ini adalah penjelasan dari tiap batasan dan relasi di antara ketiganya (Watt, 2014):
#1 Cakupan
Batasan pertama adalah cakupan. Dalam pengertian manajemen proyek, cakupan menjadi batasan tentang hal-hal apa saja yang menjadi ruang lingkup sebuah proyek.
Pihak manajerial perlu membuat batasan tegas agar kegiatan proyek tidak melebar dan kualitas kerja dapat mencapai batasan minimal yang dibutuhkan.
Sebagai kendala, kualitas cakupan sangat dipengaruhi oleh biaya dan jadwal. Contohnya, keterbatasan biaya akan mendorong manajer proyek untuk mengambil tindakan tertentu. Misalnya seperti menurunkan kualitas cakupan atau memperpanjang jadwal.
#2 Biaya
Batasan kedua adalah biaya untuk menjalankan proyek dari awal hingga akhir. Kompetensi dalam menyusun anggaran membutuhkan pengetahuan dan pengalaman.
Batasan biaya akan menentukan apakah sebuah proyek akan disebut berhasil dan menguntungkan bagi perusahaan, atau justru sebaliknya.
Di sisi lain, relasi biaya dengan cakupan dan jadwal menjadi kendala tersendiri dalam menjalankan sebuah proyek.
Contohnya ketika manajer proyek menerima permintaan perluasan cakupan. Akibatnya perlu diputuskan untuk memotong anggaran biaya tertentu atau mengubah jadwal.
#3 Jadwal
Batasan ketiga dalam pengertian manajemen proyek adalah waktu pelaksanaan atau jadwal. Bagian ini sama pentingnya dengan yang lain.
Dalam hal ini, Watt (2014) menekankan tentang pentingnya keterlibatan pelaksana proyek dalam menyusun perencanaan. Jadi, penjadwalan tidak hanya menjadi tugas manajer proyek.
Pelaksana proyek dapat memberi masukan atau pertimbangan sehingga proyek dapat tercapai sesuai dengan batasan waktu tersebut.
Kemudian pada pelaksanaannya, jadwal juga memiliki kaitan erat dengan cakupan dan biaya. Misalnya jika jadwal dipersingkat. Akan muncul kendala kebutuhan untuk meningkatkan anggaran atau menurunkan cakupan proyek.
Framework Manajemen Proyek

Selanjutnya adalah fase atau tahapan dalam kerangka kerja manajemen project. Heagney (2012) menjelaskan 5 langkah berikut ini:
#1 Initiating (Memulai)
Tahapan pertama adalah saat menginisiasi sebuah proyek. Pada langkah ini, tim kerja akan menyusun proposal proyek yang berisi ruang lingkup proyek (Hyttinen, 2017)
Ruang lingkup proyek merupakan batasan atau syarat keberhasilan proyek yang diinginkan oleh konsumen atau pelanggan proyek.
Heagney (2012) mengatakan bahwa dokumen ini sangat penting sebagai acuan kerja bagi tim untuk menafsirkan persyaratan tersebut ke dalam kegiatan proyek.
Pada dokumen ini juga akan tercatat dengan rinci mengenai pemilik otorisasi proyek, wewenang dan tanggung jawab setiap jabatan, dan akuntabilitas dari tim proyek.
#2 Planning (Perencanaan)
Tahapan berikutnya adalah mempertajam hal yang telah dimulai pada proses inisiasi. Pada tahapan ini, tim kerja perlu menurunkan tujuan proyek ke dalam paket jadwal pelaksanaan kerja proyek. Dengan demikian, tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang jauh lebih detail dari sebelumnya.
Perencanaan ini kemudian menjadi acuan langkah kerja untuk tahap berikutnya. Selain itu, dokumen yang dihasilkan menjadi dasar untuk tindakan evaluasi bertahap.
Dua hal penting yang kemudian dievaluasi secara berkala adalah risiko yang timbul dan kapasitas sumber daya untuk mencapai keberhasilan proyek sesuai syarat.
#3 Executing (Pelaksana)
Fase berikutnya adalah pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana yang disusun pada tahap kedua. Bentuk kegiatan dalam tahap executing dapat sangat bervariasi.
Kegiatan ini dapat terdiri dari studi pustaka, studi lapangan, pengumpulan data, diskusi, presentasi, hingga menghasilkan produk akhir (Hyttinen, 2017).
Menurut Heagney (2012), kendala yang sering terjadi adalah tim kerja mulai menyimpang dari rencana semula setelah berhadapan dengan kesulitan tertentu.
Untuk mengatasinya, tim kerja perlu segera melakukan tindakan korektif dan kembali pada rencana yang sudah disusun.
#4 Monitoring & Controlling (Pemantauan & Pengendalian)
Heagney (2012) menjelaskan bahwa pemantauan dan kontrol atau kendali adalah dua hal yang terpisah. Walau demikian, keduanya berjalan beriringan dalam proses kerja sebuah proyek.
Kendali berperan untuk memastikan setiap langkah kerja berada pada target waktu dan lokasi yang sesuai dengan rencana. Sedangkan pemantauan berfungsi penting untuk memastikan kualitas hasil kerja.
Caranya adalah dengan membandingkan hasil kerja dari setiap tahap terhadap indikator atau alat ukur kualitas, sesuai dengan bidang bisnis masing-masing.
Kendali berperan untuk memastikan setiap langkah kerja berada pada target waktu dan lokasi yang sesuai dengan rencana. Sedangkan pemantauan berfungsi penting untuk memastikan kualitas hasil kerja.
Hyttinen (2017) dalam bukunya menyebutkan bahwa tahapan ini adalah waktunya untuk melakukan analisis dan adaptasi.
Jika ternyata hasil pemantauan dan pengendalian tidak sesuai target, maka tim kerja harus melakukan analisis untuk menentukan solusi yang adaptif.
#5 Closing (Penutupan)
Fase terakhir adalah penutupan. Heagney (2012) menekankan bahwa tahapan ini sangat penting sebelum proyek dinyatakan selesai. Sebab fase ini adalah kesempatan untuk melakukan tinjauan akhir sebelum hasil proyek diserahkan pada pelanggan.
Tinjauan akhir ini memiliki 2 tujuan. Tujuan pertama adalah melakukan evaluasi untuk tindakan korektif terakhir apabila diperlukan.
Sedangkan tujuan kedua adalah menyusun dokumentasi akhir sebagai rujukan untuk proyek berikutnya. Dokumen ini akan berperan penting apabila di kemudian hari ada proyek yang serupa.
Pentingnya Memahami Manajemen Proyek
Demikianlah pembahasan mengenai pengertian manajemen proyek. Singkatnya, kita dapat memahaminya sebagai kompetensi dalam perencanaan penjadwalan dan pengendalian proyek.
Meskipun Hyttinen (2017) mengatakan bahwa kompetensi ini sangat dekat dengan jabatan manajerial, keterlibatan tim pelaksana juga sangat penting pada tahap perencanaan.
Perusahaan harus memahami pentingnya konsep manajemen proyek karena dokumen yang dihasilkan merupakan acuan dalam menjalankan proyek sesuai dengan syarat.