Mengapa dark purchasing tidak baik bagi performa bisnis perusahaan?
Proses pembelian adalah salah satu kegiatan dalam proses procurement yang pasti dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
Proses ini penting karena akan mempengaruhi segala proses setelahnya, bahkan hingga tahap penjualan nantinya.
Transaksi pembelian yang tidak dikelola dengan baik, apalagi jika pencatatan dan pemantauannya masih dilakukan secara manual, dapat meningkatkan resiko terjadinya kesalahan yang akan membawa kerugian. Salah satunya dark purchasing.
Dark purchasing adalah proses pengadaan barang atau jasa yang terjadi diluar proses procurement resmi perusahaan.
Mulai dari transaksi pembelian yang tidak terdeteksi, adanya pembelian ganda hingga pembelian tidak terlacak yang dilakukan oleh departemen-departemen dalam perusahaan.
Penjelasan Terkait Dark Purchasing
Ciri-ciri Dark Purchasing
Dana yang seharusnya dapat dialokasikan dengan lebih efisien terhambat karena adanya dark purchasing.
Hal ini dapat terjadi pada berbagai kegiatan, mulai dari pembelian hal kecil seperti inventaris kantor hingga perjalanan bisnis yang jumlah dananya besar.
Berikut ciri-ciri terjadinya dark purchasing dalam perusahaan:
- Ketidakmampuan dalam melacak transaksi pengeluaran perusahaan
- Keseluruhan proses transaksi tidak sepenuhnya transparan
- Tidak ada perjanjian atau kontrak saat distribusi pembelian
- Pengeluaran perusahaan sulit dilacak
- Strategi kegiatan procurement tidak jelas
- Pembelian barang yang sama oleh departemen yang berbeda pada satu vendor yang sama
Penyebab Dark Purchasing

Berikut 4 alasan mengapa dark purchasing dapat terjadi dalam perusahaan:
Proses purchasing tanpa standar yang jelas
Tanpa sistem yang dapat mengontrol pengeluaran bisnis akan mengakibatkan pembeliaan barang yang sama dari beberapa pemasok.
Hal ini menyebabkan perusahaan terpaksa membayar lebih banyak untuk barang yang sudah dibeli.
Tidak hanya itu, tanpa standar yang jelas akan memberikan ruang bagi karyawan nakal untuk bertindak curang melalui melakukan pembelian palsu. Jika terjadi terus menerus, perusahaan akan mengalami kerugian besar.
Masih melakukan proses manual
Transaksi pembelian akan terasa sulit tanpa adanya standar SOP yang jelas untuk melacak proses transaksi dan pembayarannya.
Selain itu, jika masih dilakukan secara manual dapat meningkatkan potensi terjadinya manipulasi pembelian oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
Proses manual akan meningkatkan resiko terjadinya kesalahan, dari pencatatan pemasukan & pengeluaran, pengarsipan, perhitungan hingga pembuatan laporan keuangan.
Kesalahan pada sistem
Hal ini kerap terjadi jika perusahaan menggunakan sistem untuk purchasing yang tidak jelas, sulit dikontrol dan tidak terpusat dalam satu database perusahaan.
Sistem yang tidak terintegrasi menyebabkan pembeliaan di perusahaan sulit dikendalikan karena tidak dapat memberikan data pembelian secara tepat & aktual.
Kesalahan manusia
Kesalahan akibat human error sering dialami perusahaan karena ketidaktelitian dan kelalaian SDM, indikasi melakukan kecurangan, hingga ketidaktahuan dalam mengoperasikan sistem purchasing yang ada.
Dampak Buruk Dark Purchasing

Setelah mengetahui alasan penyebab terjadinya dark purchasing, mari pelajari bahaya apa saja yang akan disebabkan jika dark purchasing tidak ditindaklanjuti.
Pengeluaran perusahaan tidak terlacak
Manajemen anggaran yang tidak terpusat menjadi salah satu penyebab terjadinya dark purchasing sehingga banyaknya pengeluaran sulit dilacak dan tidak tercatat dengan baik.
Proses pembelian yang tidak sesuai dengan sistem perusahaan menyebabkan pemborosan keuangan sehingga perusahaan rentan terhadap kecurangan dan tindakan korupsi.
Membentuk budaya korupsi
Dark purchasing memberikan peluang bagi para oknum yang tidak bertanggung jawab untuk menjalankan praktik korupsi yang tersamarkan.
Berawal dari transaksi pembelian yang tidak terlacak seperti pembelian ganda, pembelian berbeda vendor dengan tujuan memenuhi kebutuhan dan inventaris perusahaan.
Tidak adanya sistem yang tepat dan akurat dalam memantau dan melacak transaksi pembeliaan akan meningkatkan frekuensi terjadinya dark purchasing, dimana kedepannya pembelian menjadi untuk memenuhi kebutuhan pribadi.
Dark purchasing yang telah mengakar akan membentuk budaya korupsi dalam internal perusahaan, sehingga pengeluaran dilakukan secara bebas tanpa pengawasan ketat.
Proses kontrol dan persetujuan semakin diabaikan. Hingga pada akhirnya, perusahaanlah yang akan menanggung semua kerugian ini.
Kerugian berakhir kebangkrutan
Melihat penjelasan di poin pertama, sudah jelas bahwa dark purchasing sangat merugikan perusahaan, terutama dalam hal keuangan.
Pengajuan dan pengawasan kegiatan purchasing yang tidak ketat, pengeluaran budget tidak terkontrol, tidak ada pencatatan data yang akurat hingga tidak adanya integrasi data pengajuan purchasing antar departemen menjadi awal keuangan perusahaan yang tidak sehat.
Apabila tidak ditindaklanjuti dan dibiarkan terus menerus, maka besar kemungkinan perusahaan akan mengalami kebangkrutan.
Cara Mengatasi Dark Purchasing

Pemberian Edukasi
Kurangnya pengetahuan terkait standar proses pengadaan yang ada dalam perusahaan dapat menjadi salah satu faktor terjadinya dark purchasing.
Perusahaan dapat mengambil langkah dengan mengkomunikasikan juga memberi pemahaman kepada karyawannya terkait kebijakan dan standar yang berlaku.
Otomatisasi sistem yang tepat
Penggunaan sistem yang tepat akan memudahkan perusahaan dalam mengatasi masalah dark purchasing.
Pemantauan seluruh proses procurement dapat dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi.
Kegiatan procurement antar departemen pun dapat diawasi dengan lebih baik secara real-time sehingga mencegah kemungkinan karyawan melakukan tindakan korupsi dan manipulasi data proses transaksi.
Proses permintaan hingga pengadaan barang lebih transparan dan terkontrol, alokasi pengeluaran lebih efisien, profit perusahaan pun dapat ditingkatkan.
Manfaatkan sistem yang terpusat
Sistem yang terpusat akan menghubungkan aktivitas pembelian antar departemen dan meningkatkan koordinasi antar anggota tim.
Pengajuan kebutuhan pembelian akan terlebih dahulu disetujui oleh bagian purchasing dan finance dalam mencegah pembelian barang ganda.
Dengan begitu, transaksi pembelian hanya akan dilakukan sekaligus melalui satu pintu dengan vendor terpercaya.
Kemungkinan melakukan transaksi tanpa kontrak atau bukan dengan vendor resmi pun dapat dihindari.
Sosialisasi sistem ke seluruh tim
Setelah menggunakan sistem yang tepat, perusahaan perlu melakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan.
Hal ini bertujuan agar sistem dapat dijalankan dengan baik dan SDM perusahaan tidak kebingungan sehingga bisnis proses tidak terganggu.
Gunakan sistem ERP Online yang tepat

Dark purchasing adalah hal yang sangat merugikan perusahaan, juga merupakan hambatan untuk bisnis proses yang efektif & efisien.
Oleh karena itu, pelaku bisnis tidak boleh menganggap remeh masalah yang seharusnya dianggap serius ini.
Bagaimana cara mengatasinya? Pemilihan sistem ERP yang tepat akan adalah jawabannya karena akan memudahkan perusahaan dalam mengatasi fenomena dark purchasing.
Dengan Best ERP, kontrol biaya procurement lebih efisien & alokasi dana pengeluaran juga dapat lebih dioptimalkan. Seluruh aktivitas bisnis dapat dikelola dalam satu sistem ERP yang terintegrasi.
Pengawasan terhadap transaksi bisnis dapat dengan mudah dilakukan secara aktual, mulai dari pencatatan barang & jasa dari semua unit, pengajuan hingga transaksi pembelian dilakukan.
Penerbitan surat pesanan beserta proses retur juga dapat dikelola dengan cepat melalui satu sistem ERP saja.
Selain memudahkan proses procurement perusahaan, Best ERP juga dilengkapi dengan berbagai fitur-fitur unggulan yang dapat mendukung bisnis proses perusahaan.
Mulai dari fitur finance & accounting, pembelian, penjualan, produksi, logistik sampai pencatatan jurnal.
Tunggu apa lagi? Hubungi sales kami sekarang dan rasakan berbagai manfaat serta keuntungan yang dapat bisnis Anda dapatkan melalui penggunaan Best ERP!