Manajemen proyek adalah serangkaian proses dari perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, pengendalian monitor hingga evaluasi proyek.

Hal ini bertujuan menghasilkan produk, jasa atau hasil tertentu tepat waktu dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

Dalam menjalankan sebuah proyek, seorang project manager memiliki tanggung jawab yang besar dalam memastikan seluruh komponen dan tahapan yang harus dilakukan sudah tepat serta sesuai dengan prosedur.

Agar proyek yang dijalankan optimal dan sesuai dengan yang direncanakan, apa saja komponen dan tahapan dalam project management yang harus perusahaan perhatikan dengan baik?

Untuk menjawab pertanyaan diatas, baca penjelasan lengkapnya yang terangkum pada artikel di bawah ini!

Proses Project Management

Aspek Proyek yang Perlu Diperhatikan

Project management merupakan metode yang dilakukan untuk melancarkan sebuah proyek sehingga terdapat 10 komponen yang wajib diperhatikan dalam mendukung keberhasilan proyek.

1. Integrasi (Integration), adanya integrasi antara berbagai proses dan metodologi manajemen proyek  akan mendorong kerja sama tim yang lebih baik & adanya sinkronisasi pada setiap informasi yang diterima
2. Waktu (Time), mencakup deadline, waktu jatuh tempo, jadwal atau termin lainnya yang digunakan untuk menentukan batasan periode tertentu yang realistis dalam mencapai hasil akhir proyek
3. Ruang lingkup (Scope), mengacu pada keseluruhan tugas dalam mencapai hasil proyek yang diinginkan, mulai dari biaya, jadwal, alur kerja, dll sehingga pekerjaan yang dilakukan tim sesuai lingkup yang sudah ditentukan
4. Biaya (Cost), jumlah anggaran harus ditentukan sejak awal dengan tujuan agar dapat dikelola dan dipantau guna memastikan penggunaannya tidak melebihi jumlah yang sudah dianggarkan
5. Kualitas (Quality), menjadi parameter dalam memantau setiap proses yang berhubungan dengan proyek agar hasilnya memenuhi kualitas yang diinginkan dan menjadi acuan apabila ada kesalahan yang harus dikoreksi
6. Sumber Daya (Resource), mencakup dari sisi pekerja, bahan serta alat yang dibutuhkan agar dapat dialokasikan sesuai ketentuan dalam mencapai efisiensi dan efektivitas
7. Komunikasi (Communication), bertujuan agar pesan dan informasi yang disampaikan dapat diterima dengan jelas serta tidak adanya miskomunikasi
8. Risiko (Risk), meliputi proses identifikasi risiko, menganalisa hingga melakukan pencegahan apabila terjadi permasalahan sebelum semakin membesar
9. Pengadaan (Procurement), berkaitan dengan memaksimalkan anggaran untuk membeli dan menyewa barang, jasa atau sumber daya lain yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
10. Pemangku kepentingan (Stakeholder), menjaga hubungan yang baik dan terorganisir antara perusahaan dengan stakeholder, mulai dari mengkomunikasikan hambatan, anggaran hingga update proses pengerjaan, akan mendorong keberhasilan proyek

Triple Constraint dalam Manajemen Proyek

Konsep Triple Constraint dalam manajemen proyek memberikan gambaran antara hubungan waktu, biaya dan ruang lingkup dalam sebuah proyek.

Ketika salah satu komponen berubah, maka kedua komponen yang lain juga akan berubah, sehingga penting untuk menjaga keseimbangan antara ketiga komponen ini.

Seorang project manager harus memahami dengan benar konsep triple constraint agar memastikan jika proyek selesai tepat waktu, sesuai dengan anggaran dan ruang lingkup yang sudah ditentukan.

• Ruang Lingkup

Mencakup hal apa saja yang dijadikan ruang lingkup dalam manajemen proyek dan dipengaruhi oleh biaya dan waktu.

Sehingga perusahaan perlu memberikan batasan yang jelas agar progres yang berjalan tidak melebar & memastikan semua tujuan dalam proyek tercapai

• Biaya

Mengacu pada pengelolaan budget proyek dengan memastikan biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek sesuai yang sudah ditetapkan, apakah proyek menguntungkan perusahaan atau justru sebaliknya

• Waktu

Meliputi batasan waktu yang ditetapkan untuk menyelesaikan proyek sehingga tim harus memaksimalkan kinerja mereka agar proyek selesai tepat waktu

Tahapan Project Management

Dalam menjalan proyek, terdapat tahapan proses dalam kerangka kerja manajemen proyek, sebagai berikut:

Initiating

Merupakan fase pertama sebelum perencanaan proyek dimulai, yang diawali dengan:

• Mengusulkan konsep proyek diusulkan
• Menentukan tujuan apa yang ingin dicapai, scope, potensi risiko
• Memilih project manager
• Memperkirakan anggaran dan timeline besar
• Mengembangkan rencana awal proyek

Planning

Fase kedua dalam manajemen proyek adalah planning. Pada tahap ini, project manager merancang keseluruhan proyek mulai dari permulaan hingga akhir dengan lebih rinci, mulai dari:

• Jumlah anggota yang dibutuhkan
• Pihak eksternal (vendor, supplier)
• Perencanaan dana yang lebih detail dan realistis
• Timeline yang spesifik
• List stakeholder
• Strategi komunikasi agar info yang didapat tetap up to date
• Rencana pelaksanaan dan manajemen risiko

Executing

Ketika rincian perencanaan sudah disetujui, maka proyek dapat mulai dilaksanakan.

Fase ketiga merupakan tahap pelaksanaan yang melibatkan koordinasi sumber daya dalam mengerjakan proyek sesuai dengan yang telah direncanakan.

Setiap anggota tim bertanggung jawab melaksanakan tugas berdasarkan alur kerja yang ditentukan.

Dalam fase ini, project manager memiliki tanggung jawab mengawasi kelancaran proses dan kinerja kerja, adanya komunikasi yang baik serta memastikan proyek berjalan sesuai timeline  & anggaran yang ditentukan.

Monitoring & Controlling

Fase berikutnya adalah monitoring & controlling, dimana pada fase ini melibatkan pemantauan kemajuan proyek & pengambilan tindakan korektif apabila terjadi masalah atau penyimpangan dari rencana.

Project manager harus secara teratur mengukur dan memantau kinerja timnya untuk memastikan proyek tetap dijalankan sesuai rencana, juga tidak keluar jalur sehingga dapat selesai tepat waktu.

Cara yang dapat dilakukan adalah dengan membandingkan hasil kerja dari setiap tahap dengan indikator atau parameter yang sudah ditetapkan untuk mengukur kualitasnya.

Closing

Ketika seluruh proses sudah terlaksana dan disetujui oleh pihak pemangku kepentingan, maka proyek dinyatakan selesai.

Fase akhir merupakan proses penutupan setelah proyek selesai dimana project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pemasok, vendor, konsultan, serta pihak ketiga lainnya.

Setelahnya manager proyek juga akan mendokumentasikan seluruh data hasil proyek untuk diarsipkan dan dibentuk sebagai laporan project akhir.

Laporan akhir dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk mengambil pelajaran yang bisa digunakan dalam pelaksanaan proyek yang akan datang.

Mulai dari pengukuran kinerja, analisis anggaran, penilaian kualitas dan kepuasan client.

Best Project Management Tools Terbaik

Mengelola dan memastikan proyek berjalan sesuai yang direncanakan tentu bukan hal yang simple dan mudah dilakukan.

Dalam menjalankan sebuah proyek dibutuhkan pengorganisasian yang matang dalam mengidentifikasi tujuan, sumber daya yang dibutuhkan & jadwal pelaksanaan, memastikan proyek berjalan sesuai rencana hingga tahap evaluasi dan penilaian keberhasilan proyek.

Namun dengan adanya kecanggihan teknologi yang disediakan oleh Best Project Management Software, proses manajemen proyek dengan lebih terstruktur bukan lagi hal yang sulit.

Setiap detail proses manajemen proyek dapat dilakukan dengan lebih fleksibel dan terorganisir.

Mulai dari tahap inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan hingga penutupan dan pembuatan laporan akhir.

Seluruh proses ini dapat dilakukan hanya dalam satu sistem Project Management yang terintegrasi.

Pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, hasil yang didapatkan pun akan lebih optimal dan sesuai dengan apa yang direncanakan.

Bagaikan peta yang memberikan arahan dan menuntun kita saat tersesat, begitu pula Best Project Management Tools yang berperan menuntun proses manajemen proyek perusahaan Anda agar lebih terarah dan sistematis.

Mulailah dengan #workwithbest Aplikasi Project Management dan rasakan sendiri berbagai manfaat yang disediakan. Jika tidak sekarang, kapan lagi?

Bingung apa saja tanda jika perusahaan Anda membutuhkan otomatisasi sistem manajemen proyek? Simak selengkapnya pada artikel ini!