Penggajian (payroll) adalah bagian yang vital dalam setiap organisasi. Karena, selain bekerja sebagai sarana aktualisasi diri, drive utama tenaga kerja umumnya adalah kompensasi atau gaji.

Oleh sebab itu, pemilihan sistem penggajian atau aplikasi payroll harus bisa mengakomodir kebutuhan strategis ini demi optimalnya kinerja organisasi.

Tentang hal ini, setidaknya terdapat 5 tantangan terbesar dalam memilih software payroll Indonesia. Yuk, pelajari bersama!

5 Tantangan Utama Memilih Aplikasi Payroll

Tantangan #1 – Kebutuhan akan Fleksibilitas Payroll

Tantangan pertama adalah kebutuhan akan aplikasi dengan fleksibilitas yang tinggi. Hal ini penting, karena setidaknya organisasi di Indonesia mesti berhadapan dengan beberapa hal berikut ini.

Menganut Sistem Penggajian Skala Ganda atau Campuran

Di Indonesia terdapat 3 sistem penggajian, yaitu skala tunggal, skala ganda, dan sistem campuran. Pada skala tunggal, karyawan dengan pangkat dan jabatan yang sama akan menerima gaji yang relatif sama. Contoh yang menganut sistem seperti ini adalah PNS.

Sedangkan pada sistem penggajian skala ganda, karyawan menerima kompensasi berdasarkan tanggung jawab dan prestasi.

Di sisi lain, sistem penggajian campuran adalah penggabungan dari skala tunggal dan ganda, yaitu terdapat komponen yang tetap dan tidak tetap. Sistem penggajian campuran ini adalah yang paling banyak digunakan oleh organisasi kerja di Indonesia.

Pada prakteknya, rincian gaji terdiri dari gaji pokok yang selalu tetap dan berbagai tunjangan yang dapat berbeda tiap bulannya.

Jika sebuah organisasi menganut sistem penggajian skala ganda atau campuran, maka dipastikan organisasi tersebut perlu mengadopsi aplikasi payroll dengan tingkat fleksibilitas yang tinggi.

Perubahan Peraturan Pemerintah

Kebutuhan akan software penggajian yang fleksibel juga disebabkan oleh peraturan pemerintah di Indonesia yang tergolong dinamis.

Apabila diingat kembali, pada tahun 2021 lalu, Pemerintah mengubah besaran Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) dari Rp 48 juta ke Rp 54 juta. Perubahan ini tentu mengubah Pajak Penghasilan yang harus organisasi potong dari kompensasi yang diterima karyawan.

Situasi seperti ini menuntut praktisi HR (Human Resource) untuk selalu siap sedia mengikuti perubahan. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi yang juga ramah terhadap perubahan.

Sebagai gambaran kedepan, saat ini pemerintah sedang dalam proses meniadakan kelas BPJS Kesehatan. Kebijakan ini tentu akan mengubah nominal iuran BPJS, baik dari sisi organisasi maupun karyawan, sehingga berpengaruh pada gaji.

Tantangan #2 – Proses Payroll yang Memakan Waktu

Tantangan berikutnya dalam memilih software payroll Indonesia adalah proses perhitungan kompensasi yang umumnya memakan waktu sehingga sistem penggajian yang dipilih harus mampu mengefisiensi waktu.

Proses perhitungan kompensasi umumnya memakan waktu sehingga sistem penggajian yang dipilih harus mampu mengefisiensi waktu

Salah satu contohnya adalah penginputan dan validasi data presensi yang ditarik dari mesin. Kemungkinan terjadinya ketidaktepatan data, seperti finger print tidak terbaca, menjadi alasan bagi staf HR untuk melakukan validasi sebelum memproses gaji bulanan.

Hal ini biasanya dilakukan secara manual, yaitu dengan mencetak dan mengedarkan jurnal presensi ke tiap unit kerja untuk diperiksa oleh karyawan dan disetujui oleh setiap pimpinan unit kerja. Setelah itu, staf HR perlu menginput kembali hasil koreksi secara manual ke sistem.

Selain data presensi, validasi komponen gaji lainnya juga membutuhkan waktu yang tidak sedikit dalam periode payroll setiap bulannya.

Menjawab tantangan ini, setidaknya ada 2 solusi yang dapat diterapkan. 

Pertama, organisasi perlu memilih software payroll yang terintegrasi dengan semua komponen penyusun gaji. Antara lain, mesin presensi, potongan pajak, iuran BPJS, hingga pinjaman karyawan. Dengan cara ini, staf HR tidak perlu melakukan penginputan manual sehingga menghemat waktu dan meminimalkan terjadinya human error.

Kedua, mengadopsi software payroll yang telah dilengkapi dengan fitur self-service bagi tiap karyawan. Dengan demikian, setiap karyawan dapat melakukan pengecekan mandiri secara digital untuk kemudian disetujui oleh atasan tiap unit kerja secara digital pula.

Tantangan #3 – Kemudahan dalam Pengoperasian Payroll

Tantangan berikutnya dalam memilih sistem penggajian adalah kemudahan dalam pengoperasian antarmuka (interface). Hal ini penting karena secanggih apapun sistem akan menjadi hambatan jika sulit untuk dioperasikan.

Untuk itu, organisasi perlu melakukan pengujian antarmuka sebelum benar-benar mengadopsi sebuah sistem.

Hikmah, et al (2020) menjelaskan bahwa setidaknya terdapat 7 hal yang perlu diperhatikan dalam pengujian antarmuka sebuah sistem penggajian, yaitu sebagai berikut:

Tampilan yang Menarik

Hal yang pertama ini mungkin memang tidak terlalu mendesak. Namun, sistem dengan tampilan yang menarik akan berdampak positif pada motivasi kerja.

Perlu diingat bahwapenghitungan gaji adalah bidang kerja yang monoton dan menuntut ketelitian tingkat tinggi. Terkait hal tersebut, tampilan sistem yang menarik dapat berperan sebagai pereda ketegangan kerja.

Oleh karena itu, tidak ada salahnya organisasi mempertimbangkan hal ini ketika memilih sistem penggajian.

Mudah untuk Digunakan

Organisasi dapat mempertimbangkan sebuah sistem penggajian berdasarkan kemudahan dalam penggunaannya Misalnya dengan melihat jumlah langkah yang diperlukan untuk membuka menu tertentu.

Contohnya, saat akan membuka jurnal gaji karyawan tertentu. Perhatikan jumlah klik yang diperlukan hingga data dapat tampil di layar. Selain itu, kemudahan untuk menemukan setiap menu juga perlu menjadi bahan pertimbangan.

Bahasa mudah Dipahami

Sistem dengan bahasa yang sulit dipahami akan menyulitkan bagi staf HR maupun karyawan lainnya. Target untuk efisiensi waktu dengan sistem justru tidak tercapai. Jadi, memilih sistem penggajian dengan bahasa yang mudah dipahami adalah hal penting.

Organisasi dapat melibatkan beberapa karyawan dalam pengujian antarmuka untuk mengetahui apakah bahasa pada aplikasi sudah cukup mudah untuk dipahami.

Selain itu, jika sistem telah memiliki fitur self-service bagi semua karyawan, organisasi dapat melibatkan beberapa karyawan unit kerja yang berbeda.

Waktu Pemuatan Data

Sebuah sistem biasanya membutuhkan waktu untuk memuat data, terlebih jika data yang ingin diakses berjumlah banyak.

Oleh karena itu, jumlah waktu yang dibutuhkan sistem untuk memuat data selayaknya menjadi pertimbangan dalam memilih sistem penggajian yang baik.

Keberfungsian Semua Menu

Organisasi perlu mengecek keberfungsian semua menu yang ada pada sistem. Semua menu harus berfungsi sebagaimana yang tertulis dalam kontrak antara organisasi dengan penyedia sistem.

Menampilkan Peringatan Ketika User Melakukan Kesalahan

Hal ini sangat penting untuk memastikan keakuratan data. Organisasi perlu memilih aplikasi payroll yang akan menampilkan peringatan jika ada data yang tidak sesuai.

Misalnya, seorang karyawan baru saja mendapat promosi sehingga dilakukan perubahan pangkat jabatan pada sistem, namun staf HR terlewat untuk melakukan perubahan pada kelas asuransi kesehatan.

Sistem yang baik akan dapat menampilkan informasi bahwa terjadi kesalahan kelas asuransi untuk pangkat jabatan karyawan tersebut. Sistem dengan kemampuan seperti ini tentu akan sangat membantu proses penggajian yang akurat.

Menampilkan Informasi untuk Proses yang Sukses

Terakhir adalah informasi untuk proses yang sudah selesai dengan sukses. Fungsi ini penting agar staf payroll tahu pasti proses yang sedang dijalankan sehingga dapat melakukan kontrol dengan baik.

Sebagai contoh, staf payroll sedang memproses pembuatan slip gaji karyawan unit tertentu. Informasi apakah proses ini sudah selesai atau belum akan menjadi petunjuk kapan waktunya melanjutkan ke proses berikutnya.

Selain itu, jika sistem memiliki fungsi ini, informasi yang tidak tampil setelah proses selesai dapat menjadi peringatan bahwa ada kendala pada sistem yang harus segera diatasi.

Tantangan #4 – Tenaga Profesional Payroll

Meskipun sistem penggajian akan menggantikan sebagian pekerjaan staf payroll, kebutuhan akan tenaga kerja yang profesional tetap tidak dapat dikesampingkan.

Sistem akan berperan besar dalam memastikan keakuratan data dan efisiensi waktu. Walau demikian, sistem tidak benar-benar meniadakan fungsi manusia. Penempatan tenaga yang profesional sebagai user sistem tetap menjadi hal yang mendesak bagi setiap organisasi.

Beberapa kriteria kapasitas tenaga profesional yang dibutuhkan antara lain adalah ketelitian, tanggap dan cepat merespon situasi, serta memahami peraturan pemerintah dan mampu mengikuti perubahannya secara dinamis.

Kriteria kapasitas tenaga profesional yang dibutuhkan antara lain adalah ketelitian, tanggap dan cepat merespon situasi, serta memahami peraturan pemerintah dan mampu mengikuti perubahannya secara dinamis.

Tantangan #5 – Kejahatan Dunia Maya

Sistem penggajian tertentu berbasis cloud memanfaatkan internet dengan berbagai kelebihannya. Antara lain kemudahan untuk diakses dimanapun hingga data yang tersedia selalu bersifat real time.

Namun, sistem canggih yang banyak diadopsi organisasi kerja di Indonesia ini memang menghadapi tantangan besar berupa kejahatan dunia maya, mulai dari virus, malware, hacking, hingga scamming.

Tantangan besar ini memang tidak hanya mengancam aplikasi payroll, melainkan semua sistem kerja yang terhubung dengan jaringan internet.

Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh organisasi adalah sebagai berikut:

• Meminta jaminan keamanan dari penyedia sistem
• Merekrut tim IT Security
• Melakukan backup data secara berkala

Penutup: Tantangan dalam Memilih Aplikasi Payroll

Bidang HR, terkhusus payroll, memang banyak menuai kemudahan dengan munculnya berbagai pilihan sistem penggajian. Namun, memilih software / aplikasi payroll yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik organisasi juga bukan tanpa tantangan.

Penjelasan 5 tantangan di atas adalah gambaran bagi organisasi untuk memilih software payroll Indonesia terbaik yang mampu mengakomodasi peran strategis proses penggajian dalam sebuah organisasi.

Best menyediakan sistem aplikasi payroll, yaitu ERP yang terintegrasi, dapat mengurus sistem payroll perusahaan memiliki pengaturan yang fleksibel, dan dapat membantu pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan tepat melalui data yang akurat yang didapatkan dari aplikasi payroll Indonesia.

Ingin performa bisnis Anda lebih terbantu dengan aplikasi payroll Best? Cari tahu dan diskusikan kebutuhan Anda di sini.