Jika Anda adalah seorang project manager dalam perusahaan dan ingin mengetahui cara menjalankan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien, mungkin jawabannya ada pada penggunaan aplikasi manajemen proyek.
Namun, bagaimana menemukan aplikasi project management terbaik? Gunakan tips dalam artikel ini sebagai panduan.
Software Manajemen Proyek

Teknologi sudah banyak digunakan untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Sama halnya dengan manajemen proyek.
Saat ini, ada berbagai aplikasi berbasis internet yang dibangun untuk membantu mengerjakan suatu proyek dalam berbagai skala.
Fungsi Aplikasi untuk Manajemen Project
Tergantung kepada tingkat teknologinya, aplikasi untuk manajemen proyek bisa memberikan berbagai fungsi penting untuk mengerjakan proyek.
Aplikasi sederhana biasanya memiliki tampilan menyerupai spreadsheet di excel. Bedanya terletak pada fitur atau shortcut untuk mempermudah operasi yang dilakukan manual di excel.
Aplikasi yang lebih kompleks bisa memiliki tampilan yang kompleks juga. Fitur-fiturnya juga lebih lengkap.
Bagi orang-orang yang sudah terbiasa dengan teknologi, hal ini akan sangat menarik. Tetapi jika Anda tidak terbiasa, Anda mungkin akan kewalahan.
Akibatnya, Anda justru akan menghabiskan waktu untuk mengatur atau menyusun perencanaan di aplikasi, dan bukannya mengerjakan pekerjaan atau proyek Anda.
Beragam Project Management Software
Saat ini sudah ada banyak sekali contoh project management software yang beredar. Sebagian berbayar, sebagian lagi gratis.
Sebagian bersifat offline, sementara sebagian besar bersifat online atau berbasis web. Fitur-fitur yang ditawarkan juga sangat beragam.
Dalam memilih aplikasi terbaik, Anda mungkin dihadapkan dengan sangat banyak pilihan dan pertimbangan.
Mulai dari tampilan, harga, fitur, tingkat kemutakhiran teknologi, keamanan, tingkat kepercayaan, dan lain sebagainya.
Wajar jika seseorang yang belum pernah menggunakan aplikasi manajemen proyek kemudian merasa kewalahan.
Tips Memilih Aplikasi Manajemen Proyek

Pada dasarnya, aplikasi project management terbaik adalah yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan perusahaan. Setiap tim atau perusahaan akan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda.
Ini ditentukan oleh sifat dan skala dari proyek yang dikerjakan. Walau demikian, ada beberapa tips umum yang bisa dipertimbangkan dalam memilih aplikasi kolaborasi untuk manajemen proyek.
Pada dasarnya, aplikasi project management terbaik adalah yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan perusahaan.
Tampilan yang Mudah Dipahami (User Friendly)
Bagi Anda yang terbiasa menggunakan spreadsheet atau excel, aplikasi yang terlalu kompleks mungkin akan membingungkan.
Beberapa aplikasi memiliki tampilan sangat sederhana dan mirip dengan spreadsheet.
Jika Anda merasa nyaman dengan aplikasi yang familiar, maka aplikasi-aplikasi sederhana tersebut bisa menjadi pertimbangan.
Walau demikian, jika Anda dan perusahaan bisa mengalokasikan waktu untuk mempelajari aplikasi dengan tampilan berbeda, maka ini juga bisa menjadi pertimbangan.
Terutama jika fitur-fitur yang ada pada aplikasi tersebut memang sesuai dengan kebutuhan Anda dan perusahaan.
Terlepas dari kedua pilihan tersebut, kemudahan untuk memahami fitur yang ada menjadi salah satu faktor pertimbangan dalam memilih aplikasi.
Semakin mudah suatu aplikasi dipahami, semakin sedikit waktu yang harus diinvestasikan untuk mempelajari aplikasi tersebut.
Apalagi jika perusahaan atau tim yang akan menggunakan aplikasi terdiri dari banyak orang. Kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan teknologi juga tentu sangat berbeda-beda.
Integrasi Berbagai Fungsi
Semakin kompleks suatu proyek, semakin banyak fungsi-fungsi yang harus dijadikan perhatian.
Tidak terbatas pada penjadwalan (scheduling) dan daftar pekerjaan (to do list) saja, melainkan juga pendanaan (finance), sumber daya (termasuk di dalamnya HR), komunikasi dan conference, penyimpanan data yang besar, dan berbagai fungsi lainnya.
Semakin kompleks proyek yang Anda kerjakan di perusahaan, maka semakin banyak pula fungsi yang perlu Anda miliki dalam aplikasi.
Karena itu, kemampuan aplikasi untuk berintegrasi dengan aplikasi lainnya menjadi sangat penting.Untuk komunikasi, misalnya.
Beberapa aplikasi menyediakan fitur chatting internal, namun aplikasi lainnya membuka peluang untuk integrasi dengan email pribadi yang sudah Anda miliki.
Terhubung dengan Berbagai Platform
Masih berkaitan dengan integrasi, kemampuan aplikasi untuk terhubung dengan platform lain juga menjadi penting. Ini tentunya disesuaikan dengan sifat pekerjaan atau proyek yang Anda miliki.
Jika proyek tersebut berhubungan dengan publikasi, maka integrasi dengan media sosial mungkin penting bagi Anda. Jika berhubungan dengan seni, maka integrasi dengan aplikasi untuk editing maupun display bisa jadi merupakan prioritas.
Ada banyak contoh aplikasi manajemen proyek yang memiliki kemampuan integrasi yang tinggi.
Aplikasi-aplikasi tersebut bisa dihubungkan dengan berbagai aplikasi lain yang sudah sangat umum dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya seperti dengan Facebook, Instagram, Tiktok, Pinterest, dan lain sebagainya.
Dapat Dipercaya
Saat memilih aplikasi, Anda juga perlu mengetahui sejarah singkat aplikasi tersebut. Anda tidak perlu mengetahui secara mendetail, cukup hal-hal penting terkait aplikasi yang akan Anda gunakan.
Misalnya, siapa pengembangnya, sudah berapa lama aplikasi beredar, dan siapa saja yang sudah menggunakannya.
Biasanya, semakin tinggi usia sebuah aplikasi, semakin aplikasi tersebut bisa dipercaya. Artinya ia sudah berhasil bertahan dan berkembang dalam waktu yang lama.
Tentunya para pengembang tersebut telah belajar banyak dari berbagai kesalahan di masa lalu.
Mengetahui secara singkat tentang siapa yang mengembangkan aplikasi juga bisa membantu memberikan gambaran akan tingkat kepercayaan terhadap aplikasi.
Pengembang aplikasi yang sudah berpengalaman memahami pentingnya memberikan layanan terbaik pada customer, yaitu Anda.
Harga Aplikasi
Saat ini ada banyak aplikasi manajemen proyek berbasis web yang bisa digunakan secara cuma-cuma. Walau demikian, belum tentu aplikasi-aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda dan perusahaan.
Manajemen proyek software yang efektif dan efisien tidak selalu yang gratis. Investasi berupa biaya pembelian aplikasi yang sepadan mungkin merupakan langkah penghematan dan efisiensi dalam bentuk yang berbeda.
Terlepas dari itu, ada baiknya Anda memperhatikan kesesuaian antara harga aplikasi dengan perusahaan atau tim Anda.
Beberapa aplikasi menerapkan harga pemakaian per bulan yang flat, tanpa menghitung berapa banyak orang dalam tim atau perusahaan. Aplikasi lainnya akan memberikan harga per akun atau per paket.
Jika perusahaan Anda membutuhkan banyak akun, maka harga flat akan lebih ekonomis. Namun sebaliknya jika perusahaan atau tim yang Anda pimpin hanya dalam skala kecil.
Customizable
Berbagai aplikasi membuka peluang untuk dilakukan perubahan atau penyesuaian sesuai dengan kebutuhan proyek yang ada di perusahaan Anda.
Pengembang juga terkadang menyambut masukan dari klien dengan tangan terbuka.
Fleksibilitas suatu aplikasi dan pengembang untuk melakukan penyesuaian bisa menjadi salah satu kunci paling penting dalam memilih aplikasi.
Dengan kemampuan ini, saat Anda sudah melakukan implementasi dan menyadari bahwa Anda membutuhkan suatu fitur tambahan, maka perubahan tersebut masih dapat dilakukan.
Memilih Project Management Tools yang Sesuai
Faktor harga, penampilan, fitur, kemampuan integrasi, tingkat kepercayaan, dan customizable merupakan bahan pertimbangan utama dalam memilih aplikasi manajemen proyek.
Walau demikian, jangan lupa untuk menyesuaikan berbagai faktor tersebut dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Faktor harga, penampilan, fitur, kemampuan integrasi, tingkat kepercayaan, dan customizable merupakan bahan pertimbangan utama dalam memilih aplikasi manajemen proyek.
Jika Anda tertarik untuk tahu lebih mendetail, berkomunikasilah dengan vendor dan minta mereka untuk menjelaskan produk yang mereka miliki.
Kuncinya adalah Anda paham apa yang Anda butuhkan dan Anda tahu apa yang akan Anda beli.