Manfaat penerapan sistem ERP pada perusahaan logistik cukup signifikan. Sistem ini terbukti bisa mengurangi 60-80% biaya human resource. ERP juga dilaporkan sangat membantu proses bisnis perusahaan logistik di sektor transportasi, penghitungan, sorting, dan distribusi.
Tips Penerapan Sistem ERP di Perusahaan Logistik
Perusahaan logistik adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi. Tergantung kepada skala dan jenisnya, perusahaan logistik bisa menawarkan jasa mulai dari transportasi sederhana, customs clearance, storage atau penyimpanan, packaging, manajemen stok, layanan pelanggan, hingga layanan-layanan khusus lainnya.
Apa Itu ERP dalam Logistik?
Enterprise Resource Planning atau ERP adalah suatu sistem yang dapat diimplementasikan untuk memperlancar proses bisnis dalam perusahaan.
Integrasi dan otomatisasi antara alur barang dan aspek finansial adalah salah satu contoh penerapan aplikasi ERP pada perusahaan logistik.
Dengan ERP, sumber daya, aset, dan proses bisnis terintegrasi dalam satu kumpulan data yang bisa diakses dari berbagai level dan divisi.
Mengapa perusahaan logistik butuh sistem berbasis software?
Sistem ERP dapat mencegah terjadinya duplikasi data dan memastikan informasi bersifat real-time, sehingga keputusan bisa diambil dengan cepat berdasarkan data yang tepat.
Secara singkat, ERP system dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, mengeksekusi, dan mengendalikan sumber serta proses logistik secara efektif dan efisien.
Hasil akhir yang diharapkan dari efektivitas ini adalah penurunan biaya, pemanfaatan aset secara maksimal, dan peluang untuk meningkatkan profit.
ERP system dapat membantu perusahaan dalam merencanakan, mengeksekusi, dan mengendalikan sumber serta proses logistik secara efektif dan efisien
Tips Penerapan Sistem ERP di Perusahaan Logistik

Sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan ERP, Anda mungkin memiliki berbagai pertanyaan terkait proses implementasi tersebut.
Hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelum mengimplementasikan ERP di perusahaan? Bagaimana cara memastikan proses implementasi berjalan dengan lancar? Berapa lama proses implementasi dari awal sampai selesai?
Jawaban atas berbagai pertanyaan tersebut berbeda-beda, tergantung kepada karakteristik masing-masing perusahaan. Walau demikian, ada tips yang dapat dijadikan panduan umum dalam proses implementasi sistem ERP.
Tips #1 Bentuk Tim Khusus
Transisi dari penggunaan sistem yang lama kepada sistem yang baru bukanlah hal mudah.
Perusahaan harus melakukan riset terkait dampak transisi ini terhadap aktivitas sehari-hari, memprediksi berbagai risiko, menyiapkan strategi untuk mengatasi risiko-risiko tersebut, dan memonitor serta mengevaluasi proses transisi secara berkelanjutan sampai sistem berjalan dengan baik.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat diserahkan hanya pada satu bagian atau divisi saja.
Pembentukan tim secara resmi perlu dilakukan agar perusahaan dan manajemen memberikan struktur dan dukungan yang jelas terhadap proses implementasi.
Tugas dan peran Tim Implementasi ERP
Tim khusus yang dibentuk sebaiknya memiliki anggota yang tersebar secara vertikal maupun horizontal.
Artinya, ada perwakilan setiap divisi, dan ada manajer level menengah sekaligus karyawan yang paham teknis kerja sehari-hari. Secara garis besar, tim yang dibentuk memiliki tugas dan peran sebagai berikut:
- Melakukan riset awal tentang ERP dan vendor-vendor yang ada
- Menjembatani komunikasi di dalam perusahaan, baik secara vertikal (top management ke pelaksana teknis) maupun horizontal (antar bagian atau divisi)
- Menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan vendor (perusahaan IT)
- Memfasilitasi pemetaan ulang proses bisnis yang ada
- Mengevaluasi hasil implementasi sesuai dengan tujuan awal
Tips #2 Persiapkan Seluruh Unsur Perusahaan untuk Menerima Perubahan
Salah satu kesalahan yang bisa terjadi dalam implementasi ERP adalah memindahkan seutuhnya proses bisnis yang dilaksanakan secara manual atau pada sistem yang lama kepada perangkat yang baru.
Perusahaan mungkin terlalu nyaman dengan proses bisnis yang ada sehingga tetap mempertahankan proses tersebut. Sebagai hasilnya, ERP yang diimplementasikan tidak memberikan manfaat maksimal seperti yang dijanjikan.
Berikan Pemahaman Dari Atas ke Bawah
Saat memutuskan akan memakai ERP system, seluruh unsur yang ada pada perusahaan harus diberi pemahaman bahwa akan terjadi perubahan dalam perusahaan.
Ini harus disampaikan dari atas ke bawah. Kemauan level managerial untuk berubah akan sangat mempengaruhi kepercayaan di level bawah atas kemampuan mereka untuk mengikuti perubahan tersebut.
Pemetaan Ulang
Jika dilaksanakan dengan benar, implementasi ERP system dapat membantu memangkas tahapan yang tidak penting dalam alur kerja perusahaan.
Dengan berbagai otomatisasi yang dibawanya, ERP system menuntut restrukturisasi proses bisnis dengan cara memotong rantai kerja yang tidak efektif, membuang tahapan yang tidak krusial, dan meningkatkan efektivitas kerja.
Karena itu, sebelum melibatkan teknologi, perusahaan harus terlebih dahulu memahami proses bisnis yang ada. Ini bisa dilakukan dengan memetakan kembali peran setiap divisi, bagian, atau fungsi.
Pertanyakan kembali tujuan dari setiap proses atau tahapan yang ada, lalu eliminasi hal-hal yang tidak berkontribusi pada produktivitas perusahaan.
Tips #3 Investasikan Waktu untuk Memilih Vendor yang Tepat
Tidak ada patokan terkait sistem ERP terbaik untuk industri logistik. Pemilihan produk atau sistem ERP sangat ditentukan oleh proses bisnis masing-masing perusahaan.
Apalagi, berbagai perusahaan IT saat ini memiliki kemampuan teknis untuk menyesuaikan fitur-fitur yang ada dengan kebutuhan proses bisnis Anda.
Walau demikian, menemukan vendor yang tepat sangat krusial dalam implementasi sistem ERP.
Vendor yang tepat tidak hanya menawarkan produk yang sesuai untuk perusahaan Anda, tetapi juga mempermudah transisi dan proses implementasi.
Kenali Pilihan Anda
Karena pemilihan vendor sangat penting, investasikan waktu yang memadai untuk melakukan riset sederhana terkait vendor yang ada.
Buka komunikasi dengan berbagai perusahaan IT. Ajukan pertanyaan terkait paket atau produk yang mereka tawarkan. Jangan ragu untuk meminta penjelasan jika ada hal yang tidak dipahami.
Pertimbangan Dalam Memilih Vendor
Terkait pemilihan vendor, beberapa hal yang bisa diperhatikan dan dijadikan panduan antara lain adalah:
Usia vendor
Walaupun usia perusahaan bukan jaminan mutlak atas mutu, fakta bahwa sebuah perusahaan IT bisa bertahan lama juga tidak bisa disepelekan.
Keuntungan memilih perusahaan yang sudah berusia matang adalah mereka sudah berpengalaman menghadapi berbagai permasalahan dan sudah mengenal seluk-beluk masalah yang akan muncul dalam mengimplementasikan ERP.
Profil klien yang memakai jasa vendor tersebut
Intip juga siapa saja klien yang memakai jasa vendor yang sedang Anda jajaki. Jika klien-klien tersebut memiliki reputasi kerja yang baik dan memuaskan, bisa dipastikan ERP system yang mereka pakai ikut berkontribusi pada keberhasilan tersebut.
Kemampuan infrastruktur
Jika perusahaan Anda ingin menggunakan sistem ERP cloud dan bukan on-premise, infrastruktur yang vendor miliki menjadi faktor pertimbangan yang sangat penting.
Kelancaran komunikasi
Cermati seberapa responsif perusahaan IT yang sedang Anda jajaki selama proses pengumpulan informasi.
- Apakah mereka cepat merespon pertanyaan?
- Bersediakan mereka mengalokasikan waktu untuk memastikan Anda puas dengan jawaban dan penjelasan mereka?
- Apakah mereka terbuka dengan kelebihan dan kekurangan berbagai paket yang mereka tawarkan?
- Komunikasi yang lancar di awal bisa menjadi indikasi positif untuk komunikasi ke depannya.
Tips #4 Siapkan Data Anda
Proses implementasi bisa memakan waktu lebih lama dari seharusnya jika perusahaan tidak mampu menyiapkan data awal sebelum bermigrasi ke sistem ERP.
Terkadang perusahaan tidak menyadari ada data tertentu yang seharusnya mereka miliki sebagai bagian dari proses bisnis yang baru.
Atau divisi tertentu mungkin memiliki data yang selama ini dikumpulkan tetapi tidak berkontribusi atau tidak memiliki tujuan tertentu.
Selama proses implementasi, tim dari vendor akan membantu dan memandu Anda dan perusahaan untuk dapat memilah dan mengumpulkan data yang ada. Walau demikian, persiapan data dapat dilakukan sejak dini.
Jika disadari ada data yang tidak lengkap, waktu yang digunakan untuk melengkapi data tersebut tidak akan mengganggu jadwal implementasi.
Tips #5 Mitigasi Berbagai Risiko
Terlepas dari berbagai persiapan yang sudah dilakukan dan proses yang sudah dijalankan, risiko munculnya masalah akan selalu ada. Saat perusahaan mempersiapkan diri dengan kemungkinan munculnya permasalahan, maka perusahaan tidak akan panik saat masalah tersebut terjadi.
Beberapa Masalah yang Dapat Terjadi
Beberapa risiko dapat diprediksi sebelumnya sehingga solusinya bisa dipikirkan sejak awal. Berbagai risiko tersebut bisa berupa biaya yang melebihi anggaran, penundaan jadwal, sistem yang tidak stabil, kesulitan adaptasi para staf, dan termasuk juga masalah data.
Bekerja Sama dengan Vendor
Komunikasi yang baik dengan vendor akan sangat menentukan kelancaran proses implementasi dan penanggulangan berbagai masalah yang ada.
Kekhawatiran akan risiko juga bisa didiskusikan di awal dan minta saran vendor untuk mencegah berbagai masalah tersebut di awal proyek.
Vendor yang sudah berpengalaman akan memberikan masukan atau pilihan yang realistis, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Kunci Sukses Implementasi ERP pada Perusahaan Logistik

Penelitian menunjukkan bahwa ERP system mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis pada perusahaan logistik.
Untuk memastikan proses implementasi berjalan dengan baik, perusahaan dapat mempersiapkan diri dengan membentuk tim implementasi ERP, mensosialisasikan perubahan pada tiap unsur perusahaan, memilih vendor dengan lebih seksama, mempersiapkan data sejak dini, dan mitigasi berbagai masalah yang mungkin terjadi.
Untuk memastikan proses implementasi berjalan dengan baik, perusahaan dapat mempersiapkan diri dengan membentuk tim implementasi ERP, mensosialisasikan perubahan pada tiap unsur perusahaan, memilih vendor dengan lebih seksama, mempersiapkan data sejak dini, dan mitigasi berbagai masalah yang mungkin terjadi.
Selain itu, kerja sama yang baik antara perusahaan dengan vendor akan sangat menentukan kelancaran proses implementasi ini.